Program Microsoft Access Microsoft Excel wiele podobieństw, co może utrudniać podjęcie decyzji o programie, którego należy użyć. W obu programach można na przykład przechowywać duże ilości danych, uruchamiać zaawansowane zapytania i narzędzia analityczne, aby slice and dice tych danych, a także wykonywać zaawansowane obliczenia, które zwracają potrzebne dane.

Jednak każdy program ma jasne zalety, w zależności od typu danych, którym zarządzasz, i tego, co chcesz z nimi zrobić. Jeśli na przykład celem jest zachowanie integralności danych w formacie, do którego może uzyskiwać dostęp wielu użytkowników, najlepszym wyborem jest program Excel, natomiast program Excel lepiej nadaje się do złożonych danych liczbowych, które chcesz szczegółowo przeanalizować.

W wielu przypadkach możesz korzystać z obu programów, wykorzystując każdy z nich do celu, do którego najlepiej nadaje się. Ogólnie rzecz biorąc, program Access lepiej zarządza danymi: ułatwia zachowanie ich organizacji, ułatwia wyszukiwanie i jest dostępny dla wielu użytkowników jednocześnie. Excel jest na ogół lepszym rozwiązaniem w przypadku analizowania danych: wykonywania złożonych obliczeń, eksplorowania możliwych wyników i tworzenia wykresów wysokiej jakości. Jeśli przechowujesz dane w programie Access i Excel je analizować, możesz skorzystać z zalet obu programów.

Przed podjęciem decyzji, którego programu użyć, warto porównać zalety poszczególnych programów, dowiedzieć się, kiedy najlepiej używać jednego lub drugiego programu, oraz dowiedzieć się, jak współpracować z obu programów, aby osiągnąć dokładnie te pożądane wyniki.

Uwaga: Wszystkie Microsoft Office obejmują Excel, ale nie wszystkie zawierają program Access.

Porównywanie korzyści z poszczególnych programów

Wybranie odpowiedniego programu jest bardzo ważne, jeśli chcesz uzyskać dostęp do informacji i zaktualizować je z maksymalną wydajnością i dokładnością. Aby dowiedzieć się, który program najlepiej nadaje się do zadań, które chcesz wykonać, może pomóc porównać korzyści, jakie każdy program ma do zaoferowania w zakresie przechowywania danych, analizy danych, współpracy wielu użytkowników i zabezpieczeń.

Dane płaskie a relacyjne    Aby zdecydować, który program najlepiej jest przechowywać dane, zadaj sobie następujące pytanie: czy dane są relacyjne, czy nie? Dane, które mogą być skutecznie zawarte w jednej tabeli lub arkuszu, to tak zwane dane płaskie lub nierelacyjne. Na przykład jeśli chcesz utworzyć prostą listę klientów z tylko jednym adresem i osobą kontaktową dla każdego klienta, lepszym Excel być może. Jeśli jednak chcesz przechowywać bardziej złożoną listę klientów zawierającą adresy rozliczeniowe i wysyłkowe dla każdego klienta lub wielu osób z listy kontaktów dla każdego klienta, lepszym rozwiązaniem będzie program Access.

W relacyjna baza danych informacje są podzielone na wiele tabel. W dobrze zaprojektowanej relacyjnej bazie danych każda tabela jest płaska i zawiera informacje tylko o jednym typie danych. Jeśli na przykład utworzysz bazę danych klientów, nazwy klientów powinny być przechowywane w jednej tabeli, natomiast adresy do rozliczeń i wysyłki tych klientów powinny być przechowywane w osobnej tabeli. Przechowywanie adresów niezależnie od imion i nazwisk to dobry pomysł, ponieważ każdy klient może mieć więcej niż jeden adres i chcesz mieć możliwość wprowadzania wielu adresów dla każdego klienta bez konieczności ponownego wprowadzania nazwy klienta dla każdego adresu.

Dane lokalne a zewnętrzne    Program Access umożliwia łączenie się z danymi z różnych zewnętrznych źródeł danych, dzięki czemu można je wyświetlać, zapytania i edytować bez konieczności ich importowania. Na przykład program Access udostępnia polecenia służące do łączenia się z istniejącymi danymi w bazie danych programu Microsoft SQL Server, pliku dBASE lub folderze programu Access oraz z wieloma innymi źródłami danych. Za pomocą programu Excel można łączyć się z różnymi źródłami danych, w tym bazami danych programu Access, usług SQL Server i Analysis Services, plikami tekstowym i XML oraz źródłami danych ODBC i OLE DB. Nie można jednak edytować danych w celu zmiany danych źródłowych za pośrednictwem Excel interfejsu użytkownika.

Zarówno program Access, Excel udostępnić polecenia łączenia się z danymi na Windows SharePoint Services listach. Jednak Excel tylko do odczytu z listami SharePoint odczytu. natomiast program Access umożliwia odczytywanie i pisanie danych na SharePoint listach.

Integralność danych a elastyczność    Unikatowe identyfikatory pomagają zachować integralność danych i zapewniają, że dwa wiersze (rekordy) nie zawierają dokładnie tych samych danych. Unikatowe identyfikatory są również najszybszym sposobem pobierania danych podczas wyszukiwania lub sortowania danych. W programie Access można użyć typu danych Autonumeruj w celu automatycznego wygenerowania identyfikator unikatowy poszczególnych rekordów. Za pomocą tych identyfikatorów można następnie powiązać rekordy z jednej lub większej liczby rekordów w innej tabeli.

Struktura stosowana przez program Access do danych pomaga zapewnić integralność danych. Program Access może wymagać, aby nowe rekordy w jednej tabeli miały istniejącą odpowiadającą jej wartość w innej tabeli, aby nie można było tworzyć rekordów "oddzielonych". Na przykład nie chcesz, aby zamówienie zawierało informacje o klientach. Program Access może wymagać, aby każdy nowy rekord w tabeli Zamówienia zawierał odpowiadającą jej wartość klienta w tabeli Klienci. Ta wymagana zgodność wartości jest nazywana więzy integralności.

Można również nałożyć własne ograniczenia i reguły, aby dodatkowo zagwarantować poprawne wprowadzenie danych. Excel umożliwia wprowadzanie danych w bardziej przejrzysty sposób, ale ponieważ Excel nie obsługuje danych relacyjnych, nie obsługuje więzów integralności. Za pomocą polecenia Sprawdzanie poprawności danych można jednak sterować wprowadzaniem danych w Excel.

Wykonywanie zapytań    Jeśli często musisz wyświetlać dane na różne sposoby, w zależności od zmieniających się warunków lub zdarzeń, program Access może być lepszym wyborem do przechowywania danych i pracy z nich. Program Access umożliwia szybkie Structured Query Language (SQL) tylko wierszy i kolumn danych, niezależnie od tego, czy dane znajdują się w jednej tabeli, czy w wielu tabelach. W zapytaniach można również tworzyć pola obliczeniowe za pomocą wyrażeń. Używanie wyrażenia w programie Access przypomina proces używania formuł w Excel do obliczania wartości. Za pomocą zapytań programu Access można również podsumowywane dane i prezentować wartości zagregowane, takie jak sumy, średnie i liczniki.

Modelowanie    W Excel wyniki modelu arkusza można analiza warunkowa narzędzia do prognozowania wyników. Analiza jeżeli umożliwia uruchamianie na danych różnych scenariuszy, takich jak najlepsze i najgorsze scenariusze, a także porównywanie wynikowych danych z kilku scenariuszy w raporcie podsumowującym. Podobne funkcje nie są dostępne w programie Access.

Prze przestawnie i wykresy    W obu programach można tworzyć raporty w formie tabeli przestawnej i wykresy w formie tabeli przestawnej. Jednak Excel oferuje bardziej zaawansowane funkcje raportowania i wykresów w formie tabel przestawnych niż program Access. Jeśli zamierzasz tworzyć rozbudowane raporty w formie tabel przestawnych lub regularnie dostarczać wykresy o profesjonalnym wyglądze, zamiast tych samych funkcji programu Access zamiast tych samych funkcji w programie Excel należy używać funkcji raportowania lub tworzenia wykresów w formie tabeli przestawnej.

Zarówno program Access, jak i program Excel mogą być używane w środowiskach współpracy, takich jak środowisko Windows SharePoint Services i sieciowe udziały plików, ale istnieją różnice w sposobu, w jaki wielu użytkowników może uzyskiwać dostęp do danych.

Dostęp wielu użytkowników do danych    W ramach normalnej operacji program Access umożliwia wielu użytkownikom otwieranie jednej bazy danych jednocześnie. jest to dobre działanie, ponieważ program Access blokuje tylko edytowane dane. w wyniku tego inni użytkownicy mogą edytować różne rekordy bez konfliktów. W Excel możesz udostępnić skoroszyt innym użytkownikom, ale funkcje współpracy wielu użytkowników są najlepsze, gdy użytkownicy pracują nad danymi w tym skoroszycie w różnych momentach, a nie jednocześnie. W efekcie użytkownicy bazy danych programu Access współpracują nad zestawem danych,a użytkownicy skoroszytu programu Excel nad dokumentem.

Współpraca Windows SharePoint Services za pomocą programu Windows SharePoint Services    Oba programy integrują się Microsoft Windows SharePoint Services technologii, takich jak SharePoint list i bibliotek dokumentów.

Program Access udostępnia różne sposoby współpracy z wieloma użytkownikami w SharePoint sieci Web. Można na przykład przekazać pełną bazę danych do biblioteki dokumentów programu Windows SharePoint Services, udostępnić formularze i raporty jako widoki programu Windows SharePoint Services oraz połączyć bazę danych z danymi przechowywanymi na SharePoint listach.

Excel udostępnia tylko jeden sposób współpracy z wieloma użytkownikami w SharePoint Services sieci Web. Skoroszyt można przekazać do bibliotek dokumentów Windows SharePoint Services, w których poszczegom użytkownicy mogą go wyewidencjomnić w celu modyfikowania go, uniemożliwiając innym użytkownikom jego modyfikowanie w tym samym czasie. Użytkownicy mogą edytować skoroszyt bez sprawdzania go w bibliotece dokumentów, w takim przypadku muszą skoordynować go z innymi użytkownikami, aby uniknąć konfliktów danych.

Współpraca przy użyciu folderów sieciowych    Jeśli przechowujesz bazę danych programu Access w udostępnionym folderze sieciowym, wielu użytkowników może otwierać bazę danych i pracować z jej danymi jednocześnie. Poszczególne rekordy są blokowane, gdy użytkownik je edytuje. Jeśli przechowujesz skoroszyt Excel w udostępnionym folderze sieciowym, tylko jeden użytkownik może go edytować jednocześnie. W celu wyświetlenia skoroszyt może otworzyć wielu użytkowników, gdy inny użytkownik go edytuje, ale nie mogą wprowadzać żadnych zmian w danych, dopóki użytkownik edytujący skoroszyt nie go zamknie.

Oba programy zapewniają podobne funkcje — hasła i szyfrowanie — które mogą ułatwić zapobieganie utracie danych i chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem. Istnieją jednak pewne różnice między programem Access Excel w zakresie sposobu działania ochrony danych na poziomie użytkownika.

Ochrona przed utratą danych    W programie Access twoja praca jest stale zapisywana, dzięki czemu w przypadku nieoczekiwanej awarii prawdopodobnie utracisz dużo pracy (jeśli tak się stanie). Program Access zapisuje jednak pracę w sposób ciągły, dlatego możesz również wprowadzić zmiany, które później postanowisz nie chcieć zatwierdzać. Aby mieć pewność, że będzie można przywrócić bazę danych w odpowiedni sposób, należy utworzyć kopię zapasową pliku bazy danych zgodnie z harmonogramem, który najlepiej odpowiada potrzebom użytkownika. Można odzyskać całą bazę danych z kopii zapasowej lub przywrócić tylko tabelę lub inny potrzebny obiekt bazy danych. Jeśli korzystasz z narzędzia do tworzenia kopii zapasowej systemu plików, możesz także użyć kopii bazy danych z kopii zapasowej systemu plików, aby przywrócić dane. W Excel można zapisywać informacje Autoodzysowania w określonych odstępach czasu podczas aktualizowania danych.

Ochrona danych na poziomie użytkownika    W Excel można usuwać krytyczne lub prywatne dane z widoku, ukrywając kolumny i wiersze danych, a następnie chronić cały arkusz w celu kontrolowania dostępu użytkowników do ukrytych danych. Poza ochroną arkusza i jego elementów można także blokować i odblokowywać komórki w arkuszu, aby zapobiec niezamierzonemu modyfikowaniu ważnych danych przez innych użytkowników.

Zabezpieczenia na poziomie pliku    Aby uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom wyświetlanie danych, szyfrowanie w obu programach, można użyć funkcji plików na poziomie pliku. Można także wymagać wprowadzeniu hasło w celu otwarcia pliku bazy danych lub skoroszytu. Ponadto możesz zabezpieczyć plik bazy danych lub skoroszyt, korzystając z pomocy podpis cyfrowy.

Ograniczony dostęp do danych    W Excel możesz określić oparte na użytkowniku uprawnienia dostępu do danych lub ustawić prawa tylko do odczytu, które uniemożliwiają innym użytkownikom wprowadzenie zmian w danych, do których mają dostęp. Program Access nie oferuje funkcji zabezpieczeń na poziomie użytkownika, ale obsługuje model zabezpieczeń użytkowników dowolnego serwera bazy danych, z którym się łączy. Jeśli na przykład łączysz się z listą SharePoint, program Access będzie hejtować uprawnienia użytkowników do tej SharePoint listy. Jeśli chcesz zapobiec dostępowi nieautoryzowanych użytkowników z Twoich danych programu Access, możesz zaszyfrować bazę danych, ustawiając hasło. Użytkownicy muszą wprowadzić hasło, aby odczytać dane z bazy danych, nawet jeśli uzyskają do nich dostęp przy użyciu innego programu, takiego jak Excel.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony danych, zobacz Ustawianie lub zmienianie zabezpieczeń na poziomie użytkownika programu Access 2003 w programie Access 2007 lub wyższym oraz Ochrona i zabezpieczenia w programie Excel.

Kiedy używać programu Access

Bardzo ogólnie rzecz biorąc, program Access jest najlepszym wyborem, gdy trzeba regularnie śledzić i rejestrować dane, a następnie wyświetlać, eksportować lub drukować podzbiory tych danych. Formularze programu Access zapewniają wygodniejszy interfejs niż arkusz Excel do pracy z danymi. Program Access umożliwia automatyzowanie często wykonywanych akcji, a raporty programu Access pozwalają na podsumowywane dane w formie drukowanej lub elektronicznej. Program Access zapewnia większą strukturę danych. Można na przykład kontrolować, jakie typy danych można wprowadzać, jakie wartości można wprowadzać, a także określać, w jaki sposób dane w jednej tabeli są powiązane z danymi w innych tabelach. Pozwala to zagwarantować, że wprowadzono tylko poprawne typy danych.

Program Access przechowuje dane w tabelach, które wyglądają podobnie do arkuszy, ale tabele programu Access są przeznaczone do złożonych zapytań w odniesieniu do danych przechowywanych w innych tabelach.

Program Access umożliwia:

  • Przewiduj do wielu osób pracujących w bazie danych i potrzebujesz niezawodnych opcji, które bezpiecznie obsługują aktualizacje danych, takie jak blokowanie rekordów i rozwiązanie konfliktów.

  • Przewiduje konieczność dodania kolejnych tabel do zestawu danych, który powstał jako tabela płaska lub nierelacja.

  • Chcesz uruchamiać złożone zapytania.

  • Chcesz tworzyć różne raporty lub etykiety wysyłkowe.

  • Zarządzanie kontaktami    Możesz zarządzać kontaktami i adresami wysyłkowych, a następnie tworzyć raporty w programie Access lub scalać dane za pomocą programu Microsoft Office Word, aby drukować listy seryjne, koperty lub etykiety wysyłkowe.

  • Śledzenie zasobów i środków trwałych    Umożliwia utworzenie spisu elementów w domu lub firmie oraz przechowywanie fotografii lub innych powiązanych dokumentów razem z danymi.

  • Śledzenie zamówień    Pozwala wprowadzać informacje dotyczące produktów, klientów i zamówień, a następnie tworzyć raporty przedstawiające dane sprzedaży według pracownika, regionu, przedziału czasu lub innej wartości.

  • Śledzenie zadań    Pozwala śledzić zadania dotyczące grupy osób oraz wprowadzać nowe zadania, gdy inne osoby aktualizują istniejące zadania w tej samej bazie danych.

  • Organizowanie bibliotek wypożyczeń    Za pomocą programu Access możesz przechowywać dane na temat książek i dysków CD, a także śledzić, komu zostały one użytą.

  • Planowanie zdarzeń    Umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących terminów zdarzeń, lokalizacji i uczestników, a następnie drukowanie harmonogramów lub podsumowań zdarzeń.

  • Śledzenie odżywania    Śledź przepisy, rejestruj dietę i ćwiczenia fizyczne.

Kiedy używać funkcji Excel

Jako program arkusza kalkulacyjnego Excel przechowywać duże ilości danych w skoroszytach, które zawierają jeden lub więcej arkuszy. Jednak nie służy on jako system zarządzania bazami danych, taki jak program Access, ale Excel do analizy i obliczania danych. Za pomocą tego elastycznego programu możesz tworzyć modele do analizowania danych, pisać proste i złożone formuły w celu wykonywania obliczeń na tych danych, przestaw dane w dowolny sposób i prezentować dane na różnych wykresach o profesjonalnym wyglądze.

Używaj Excel w przypadku:

  • Wymaganie płaskiego lub nierelacyjnego widoku danych zamiast tabeli relacyjna baza danych która korzysta z wielu tabel, oraz gdy dane mają przeważnie wartości liczbowe.

  • Często uruchamiaj obliczenia i porównania statystyczne danych.

  • Chcesz używać raportów w formie tabeli przestawnej do wyświetlania danych hierarchicznych w kompaktowym i elastycznym układzie.

  • Zaplanuj regularne tworzenie wykresów i chcesz używać nowych formatów wykresów dostępnych w różnych Excel.

  • Chcesz wyróżnić dane przy użyciu ikon formatowania warunkowego, pasków danych i skal kolorów.

  • Chcesz wykonywać zaawansowane operacje analizy danych, takie jak analizy statystyczne, inżynierskie i analizy regresji.

  • Chcesz śledzić elementy na prostej liście do użytku osobistego lub do ograniczonego celów współpracy.

  • Księgowe    Zaawansowanych funkcji obliczeniowych funkcji obliczeniowych można używać Excel wielu sprawozdaniach finansowych — takich jak sprawozdanie o przepływie gotówkowym, sprawozdanie o dochodach lub zestawienie zysków i strat.

  • Budżetowanie    Niezależnie od tego, czy twoje potrzeby mają związek osobisty, czy biznesowy, w programie Excel możesz utworzyć dowolny typ budżetu — na przykład plan budżetu marketingowego, budżet imprezy lub budżet emerytalny.

  • Rozliczenia i sprzedaż    Excel również do zarządzania danymi rozliczeń i sprzedaży, a także łatwo tworzyć potrzebne formularze — na przykład faktury sprzedaży, dokumenty dostawy lub zamówienia zakupu.

  • Raportowanie    W programie Excel można tworzyć różnego typu raporty, które będą odzwierciedlać analizę danych lub podsumowanie danych — na przykład raporty mierzące wydajność projektu, prognozowane dane, podsumowywane dane lub dane obecnych wariancji.

  • Planowanie    Excel to doskonałe narzędzie do tworzenia profesjonalnych planów lub przydatnych terminarzy — na przykład tygodniowy plan zajęć, plan badań marketingowych, tygodniowy plan podatkowy albo tygodniowe terminarze pomocne w planowaniu posiłków, imprez lub urlopów.

  • Śledzenie    Za pomocą Excel można śledzić dane w arkuszu czasu lub na liście — na przykład w arkuszu czasu do śledzenia pracy lub na liście zapasów śledzącym sprzęt.

  • Korzystanie z kalendarzy    Ze względu na swój charakter przypominacy siatkę program Excel nadaje się dobrze do tworzenia dowolnego typu kalendarza — na przykład kalendarza akademickiego do śledzenia działań w roku szkolnym lub kalendarza roku obrachunkowego do śledzenia wydarzeń biznesowych i punktów kontrolnych.

Aby uzyskać Excel szablonów w dowolnej z tych kategorii, zobacz Szablony dla Excel na Microsoft Office online.

Używanie programu Access i Excel siebie

Czasami może być chcieć skorzystać z zalet, które mają do zaoferowania oba programy. Na przykład został utworzony arkusz w programie Excel, w którym można obliczać i analizować dane, ale arkusz stał się zbyt duży i złożony, a wielu innych użytkowników musi mieć dostęp do danych. W tym momencie można zaimportować arkusz lub połączyć go z programem Access i użyć go jako bazy danych, zamiast pracować z nim w Excel. Możesz też mieć dane w bazie danych programu Access, dla których chcesz utworzyć szczegółowe raporty w formie tabeli Excel przestawnej i profesjonalnie wyglądające Excel wykresy.

Niezależnie od tego, z którego programu korzystasz w pierwszej kolejności, zawsze możesz przenieść dane z jednego programu do drugiego, gdzie możesz kontynuować pracę z nim. Za pomocą połączenia danych lub bez połączenia danych można je zaimportować do programu Access Excel (i odwrotnie), kopiując, importując lub eksportując.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wymiany danych między dwoma programami, zobacz Przenoszenie danych z programu Excel do programu Access.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów Microsoft Office

Czy te informacje były pomocne?

Jaka jest jakość języka?
Co wpłynęło na Twoje wrażenia?

Dziękujemy za opinię!

×