Rekord to dokument lub inna jednostka elektroniczna lub fizyczna w organizacji, która służy jako dowód działania lub transakcji wykonywanej przez organizację i która wymaga przechowywania przez pewien okres. Zarządzanie rekordami to proces, w którym organizacja:
- Określa rodzaje informacji, które należy traktować jako rekordy.
- Określa sposób obsługi aktywnych dokumentów, które staną się rekordami, gdy są używane, oraz określa sposób ich zbierania po zadeklarowaniu ich jako rekordów.
- Określa, w jaki sposób i jak długo każdy typ rekordu powinien być przechowywany w celu spełnienia wymogów prawnych, biznesowych lub regulacyjnych.
- Bada i implementuje rozwiązania technologiczne i procesy biznesowe, aby zapewnić, że organizacja będzie przestrzegać swoich zobowiązań w zakresie zarządzania rekordami w sposób opłacalny i nieinwazyjny.
- Wykonuje zadania związane z rekordami, takie jak usuwanie wygasłych rekordów lub lokalizowanie i ochrona rekordów związanych ze zdarzeniami zewnętrznymi, takimi jak procesy sądowe.
Określenie, które dokumenty i inne elementy fizyczne lub elektroniczne w organizacji są rekordami, spoczywa na korporacyjnych urzędnikach ds. zgodności, kierownikach ds. rekordów i prawnikach. Starannie kategoryzując całą zawartość przedsiębiorstwa w organizacji, te osoby mogą pomóc w zapewnieniu, że dokumenty są przechowywane przez odpowiedni czas. Dobrze zaprojektowany system zarządzania rekordami pomaga chronić organizację zgodnie z prawem, pomaga organizacji wykazać zgodność ze zobowiązaniami prawnymi i zwiększa wydajność organizacji poprzez promowanie usuwania nieaktualnych elementów, które nie są rekordami.
System zarządzania rekordami zawiera następujące elementy:
- Analiza zawartości , która opisuje i kategoryzuje zawartość w przedsiębiorstwie, która może stać się rekordami, udostępnia lokalizacje źródłowe i opisuje sposób przenoszenia zawartości do aplikacji do zarządzania rekordami.
- Plan ewidencji , który wskazuje, dla każdego rodzaju rekordu w przedsiębiorstwie, gdzie powinny one być przechowywane jako rekordy, zasady, które mają do nich zastosowanie, jak długo muszą być przechowywane, jak należy je usunąć i kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi.
- Dokument wymagań dotyczących zgodności definiujący reguły, które muszą być przestrzegane przez systemy informatyczne organizacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami i metod używanych w celu zapewnienia uczestnictwa członków zespołu w przedsiębiorstwie.
- Metoda zbierania rekordów, które nie są już aktywne ze wszystkich źródeł rekordów, takich jak serwery współpracy, serwery plików i systemy poczty e-mail.
- Metoda inspekcji rekordów , gdy są aktywne.
- Metoda przechwytywania metadanych rekordów i historii inspekcji oraz ich konserwacji.
- Proces przechowywania rekordów (zawieszania ich usuwania) w przypadku zdarzeń, takich jak spory sądowe.
- System monitorowania i raportowania postępowania z rejestrami w celu zapewnienia, że pracownicy zgłaszają je, uzyskują do nich dostęp i zarządzają nimi zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami i procesami.
Program SharePoint zawiera funkcje, które mogą ułatwić organizacjom wdrożenie zintegrowanych systemów zarządzania rekordami i procesów.
Omówienie planowania zarządzania rekordami
W tym temacie opisano kroki planowania, które należy podjąć, aby zapewnić, że wdrożony system zarządzania rekordami oparty na programie SharePoint osiągnie cele organizacji dotyczące zarządzania rekordami. Poniżej przedstawiono podgląd procesu planowania zarządzania rekordami:
Identyfikowanie ról zarządzania rekordami Pomyślne zarządzanie rekordami wymaga specjalistycznych ról, takich jak:
- Menedżerowie rekordów i urzędnicy ds. zgodności w celu kategoryzowania rekordów w organizacji i uruchomienia procesu zarządzania rekordami.
- Personel informatyczny do wdrażania systemów, które skutecznie obsługują zarządzanie rekordami.
- Menedżerowie zawartości mogą znaleźć miejsce, w którym są przechowywane informacje organizacyjne, oraz upewnić się, że ich zespoły przestrzegają praktyk zarządzania rekordami.
Analizowanie zawartości organizacji Przed utworzeniem planu ewidencji menedżerowie rekordów i menedżerowie zawartości przeprowadzają ankietę dotyczącą użycia dokumentów w organizacji w celu określenia, które dokumenty i inne elementy mogą stać się rekordami.
Opracowywanie planu ewidencji Po przeanalizowaniu zawartości organizacji i ustaleniu harmonogramów przechowywania wypełnij pozostałą część planu ewidencji. Plany ewidencji różnią się w zależności od organizacji, ale ogólnie opisują rodzaje elementów, które przedsiębiorstwo uznaje za rekordy, wskazują, gdzie są przechowywane, opisują okresy przechowywania i dostarczają innych informacji, na przykład o tym, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi i do której szerszej kategorii rekordów należą.
Opracowywanie harmonogramów przechowywania Dla każdego typu rekordu określ, kiedy nie jest już aktywny (używany), jak długo powinien być przechowywany i jak ostatecznie powinien zostać usunięty.
Ocenianie i ulepszanie praktyk zarządzania dokumentami Upewnij się, że wymagane zasady są stosowane w repozytoriach dokumentów. Na przykład upewnij się, że zawartość jest właściwie kontrolowana, aby odpowiednie inspekcje były przechowywane razem z rekordami.
Projektowanie rozwiązania do zarządzania rekordami Określ, czy chcesz utworzyć archiwum rekordów, zarządzać rekordami w miejscu, czy też użyć kombinacji tych dwóch metod. Na podstawie planu ewidencji zaprojektuj archiwum rekordów lub określ, jak używać istniejących witryn do przechowywania rekordów. Zdefiniuj typy zawartości, biblioteki, zasady, a gdy jest to wymagane, metadane, które określają lokalizację kierowania dokumentu do.
Planowanie sposobu, w jaki zawartość staje się rekordami Jeśli korzystasz z programu SharePoint zarówno do aktywnego zarządzania dokumentami, jak i zarządzania rekordami, możesz utworzyć niestandardowe przepływy pracy, aby przenieść dokumenty do archiwum rekordów. Jeśli korzystasz z programu SharePoint lub zewnętrznego systemu zarządzania dokumentami, możesz zaplanować i opracować interfejsy, które przenoszą zawartość z tych systemów do archiwum rekordów lub deklarują dokument jako rekord, ale nie przenoszą dokumentu. Możesz również utworzyć plan szkoleniowy, aby nauczyć użytkowników, jak tworzyć rekordy i pracować z nimi.
Planowanie integracji poczty e-mail Określ, czy będziesz zarządzać rekordami wiadomości e-mail w programie SharePoint, czy też będziesz zarządzać rekordami wiadomości e-mail w samej aplikacji poczty e-mail.
Planowanie zgodności z przepisami dotyczącymi zawartości społecznościowej Jeśli Twoja organizacja korzysta z mediów społecznościowych, takich jak blogi lub witryny typu wiki, określ, w jaki sposób ta zawartość stanie się rekordami.
Planowanie raportowania zgodności i dokumentacji Aby sprawdzić, czy Twoja organizacja wykonuje wymagane praktyki zarządzania rekordami i komunikować te praktyki, należy udokumentować plany i procesy zarządzania rekordami. Jeśli przedsiębiorstwo angażuje się w spory sądowe związane z rekordami, może być konieczne opracowanie tych wytycznych dotyczących zarządzania rekordami, planów implementacji i metryk skuteczności.