Zarządzanie zajętym kalendarzem może być przytłaczające, szczególnie wtedy, gdy przychodzące nowe zdarzenia powodują konflikt z istniejącymi. Aby ułatwić organizację, Copilot może zmienić terminy osobiste i 1:1 (spotkania z Tobą i inną osobą), gdy wystąpią konflikty, zmniejszając ręczny wysiłek, który należy włożyć, aby harmonogram działał płynnie.
Masz nad tym kontrolę
Daty i godziny, które są dopuszczalne, jeśli copilot musi zmienić harmonogram dla Ciebie, i możesz sprawdzić, co Copilot został przełożony w okienku powiadomień programu Outlook w dowolnym momencie. Email powiadomienia będą dostępne również wkrótce, aby być na bieżąco. I jak zawsze, w dowolnym momencie możesz zmienić datę i godzinę zdarzeń z kalendarza.
Włącz opcję Automatycznie zmieniaj harmonogram za pomocą rozwiązania Copilot
Program Copilot może automatycznie zmieniać harmonogram wydarzeń lub serii podczas korzystania z nowego programu Outlook dla systemu Windows, Outlook w sieci Web lub Calendar platformy Microsoft 365 w usłudze Microsoft Teams.
-
Utwórz nowe zdarzenie lub serię albo otwórz istniejące zdarzenie lub serię.
-
Włącz opcję Jeśli wystąpią konflikty, niech Copilot zmieni termin tego wydarzenia.
-
Wybierz akceptowalne dni i godziny, aby znaleźć najlepsze rozwiązania alternatywne, jeśli copilot musi zmienić harmonogram dla Ciebie (ten krok jest opcjonalny, ale uzyskasz lepsze wyniki, jeśli wybierzesz dni i godziny).
Kilka kwestii, o których warto wiedzieć o automatycznym zmienianiu harmonogramu i serii
Jeśli utworzysz nową serię, a automatyczne zmienianie harmonogramu za pomocą rozwiązania Copilot będzie wyłączone, nie będzie można włączyć jej dla pojedynczego wystąpienia serii później.
Jeśli utworzysz nową serię i włączysz automatyczne zmienianie harmonogramu za pomocą rozwiązania Copilot, opcja ta może zostać później wyłączona dla pojedynczego wystąpienia, ale nie możesz zmienić dopuszczalnych dni i godzin w jednym wystąpieniu.
Copilot zmieni termin tylko wtedy, gdy później pojawią się konflikty
Copilot automatycznie zmieni harmonogram wydarzenia na podstawie dopuszczalnych dni i godzin tylko wtedy, gdy:
-
Akceptujesz nowe zdarzenie, które występuje w tym samym czasie.
-
Zaplanuj lub ponownie zaplanuj nowe zdarzenie w tym samym czasie.
W przeciwnym razie wydarzenie pozostanie na oryginalnych dniach i godzinach.
Uwaga: Podczas oceny konfliktów będą brane pod uwagę tylko zdarzenia o stanie Zajęty lub Poza biurem . Oznacza to, że w przypadku konfliktu w kalendarzu z zdarzeniem, w którym jest włączona opcja Automatyczne zmienianie harmonogramu z użyciem rozwiązania Copilot, ale twój status spotkania powodującego konflikt jest ustawiony na Wstępna akceptacja, program Copilot nie zmieni harmonogramu.
Aby sprawdzić, jakie zmiany zostały przełożone przez copilot, sprawdź okienko powiadomień programu Outlook
Powiadomienia o zmianach w zdarzeniach będą wyświetlane w okienku powiadomień programu Outlook i będą zawierać:
-
Spotkanie zostało pomyślnie przełożone.
-
Nie można zmienić terminów wydarzenia w ramach Twoich preferencji.
-
Zdarzenie zostało zmienione i nie można już automatycznie zmieniać ich terminów (na przykład jeśli później do zdarzenia zostanie dodanych więcej osób).
W przyszłości copilot będzie również wysyłać wiadomości e-mail z ważnymi powiadomieniami.
Preferencjami powiadomień można zarządzać z poziomu ustawień programu Outlook.
Scenariusze wpływające na automatyczne ponowne zmienianie chronoplanu
Porada: We wszystkich tych scenariuszach będziesz wiedzieć, co się dzieje z informacjami w okienku powiadomień programu Outlook.
Jeśli coś się stanie, Copilot nie będzie mógł zmienić harmonogramu dla Ciebie. Jeśli automatyczne ponowne zaplanowanie zostało już włączone, program Copilot powiadomi Cię, że nie zarządza już spotkaniem.
-
Dodano więcej niż jednego uczestnika lub spotkanie zostanie przesłane dalej do dodatkowych uczestników. Pokoje konferencyjne nie są liczone jako uczestnicy.
-
Wydarzenie trwa dłużej niż 5 godzin, w tym wydarzenia całodzienne.
-
Cykl jest planowany z cyklem rzadziej niż co miesiąc (na przykład co 2 miesiące).
-
Seria jest zaplanowana na określoną datę miesiąca (na przykład 3. dnia każdego miesiąca).
-
Zdarzenie lub seria jest zaplanowane w kalendarzu pomocniczym lub udostępnionym.
-
Zdarzenie lub seria jest wyświetlana jako Poza biurem
-
Uczestnik odrzuci Twoje spotkanie 1:1. Copilot nie wie, czy odrzucenie uczestnika wskazuje, że spotkanie powinno zostać anulowane, czy przełożone. W przyszłości Copilot automatycznie zaakceptuje propozycje nowych terminów od uczestników.
-
Zdarzenie lub seria nie są dobrym rozwiązaniem, ponieważ:
-
Nie są dostępne żadne godziny (Copilot próbował 5 razy, aby znaleźć czas i nie mógł).
-
Osiągnięto limit ponownego planowania (zdarzenie zostało już automatycznie przełożone 5 razy, co oznacza, że prawdopodobnie nie jest priorytetem, a dalsze zmienianie harmonogramu może nie być właściwym rozwiązaniem).
-
Często zadawane pytania
Co widzą uczestnicy, gdy copilot automatycznie zmienia terminy?
Obecnie uczestnicy nie będą wiedzieć, że Copilot ponownie przełożył spotkanie. Otrzymują oni regularny komunikat o aktualizacji spotkania, tak jakby zmienił się czas spotkania. Aktywnie myślimy o tym, jak to ulepszyć, więc prześlij sugestie za pośrednictwem pomocy > opinii.
Jak copilot wybrać, kiedy zmienić termin, jeśli istnieje wiele wolnych razy?
Aplikacja Copilot wybierze dostępną godzinę najbliższą oryginalnej godzinie spotkania w dniach i godzinach wskazanych przez Ciebie jako dopuszczalne alternatywy.
Czy jeśli włączę tę opcję dla spotkania, ale nie zmienię niczego innego, uczestnik otrzyma aktualizację?
Jeśli włączysz automatyczne zmienianie terminu w programie Copilot dla istniejącego spotkania i nie wprowadzisz żadnych innych zmian, uczestnik nie otrzyma komunikatu o aktualizacji spotkania. Zaktualizujemy środowisko tak, aby przycisk formularza zdarzenia miał etykietę "Zapisz" w tym scenariuszu, a nie bieżącą etykietę "Wyślij".
