Importowanie lub łączenie danych zawartych w skoroszycie programu Excel

Typowe scenariusze importowania danych Excel do Access

• Od dawna używasz Excel ale w przyszłości chcesz używać Access do pracy z danymi. Chcesz przenieść dane z arkuszy Excel do jednej lub kilku nowych baz danych Access.

• Dział lub grupa robocza używa Access, ale czasami otrzymujesz dane w formacie Excel, które muszą zostać scalone z bazami danych Access. Chcesz zaimportować te arkusze Excel do bazy danych w miarę ich otrzymywania.

• Do zarządzania danymi używasz Access, ale cotygodniowe raporty otrzymywane od pozostałych zespołów są Excel skoroszytami. Chcesz uprościć proces importowania, aby mieć pewność, że dane będą co tydzień o określonej porze importowane do bazy danych.

Jeśli importujesz dane z Excel po raz pierwszy

• Nie można zapisać skoroszytu Excel jako bazy danych Access. Excel nie udostępnia funkcji tworzenia bazy danych Access na podstawie danych Excel.

• Po otwarciu skoroszytu Excel w Access (w oknie dialogowym Otwieranie pliku zmień pole listy Pliki typu na MicrosoftOfficeExcel Pliki i wybierz odpowiedni plik), Access utworzą link do skoroszytu zamiast importować jego dane. Tworzenie łącza do skoroszytu znacznie się różni od importowania arkusza do bazy danych. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat łączenia, zobacz sekcję Łączenie danych programu Excel w dalszej części tego artykułu.

Przygotowywanie arkusza

1. Znajdź plik źródłowy i wybierz arkusz zawierający dane, które chcesz zaimportować do Access. Jeśli trzeba zaimportować tylko fragment arkusza, możesz zdefiniować nazwany zakres obejmujący tylko te komórki, które mają zostać zaimportowane.
   
   Definiowanie nazwanego zakresu (opcjonalnie)   

   1. Przełącz się do Excel i otwórz arkusz zawierający dane, które chcesz zaimportować.

   2. Zaznacz zakres komórek zawierających dane, które chcesz zaimportować.

   3. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obrębie zaznaczonego zakresu, a następnie kliknij polecenie Nazwij zakres lub Definiuj nazwę.

   4. W oknie dialogowym Nowa nazwa w polu Nazwa określ nazwę dla zakresu, a następnie kliknij przycisk OK.

      Należy pamiętać, że można importować tylko pojedyncze arkusze. Aby zaimportować wiele arkuszy, należy powtórzyć operację importowania dla każdego z nich.

2. Przejrzyj dane źródłowe, a następnie wykonaj czynności opisane w poniższej tabeli.

   Element	Opis
   Liczba kolumn	Liczba kolumn źródłowych do zaimportowania nie może przekraczać 255, ponieważ Access nie obsługuje więcej niż 255 pól w tabeli.
   Pomijanie kolumn i wierszy	W źródłowym arkuszu lub nazwanym zakresie warto ująć tylko te wiersze i kolumny, które mają zostać zaimportowane. Wiersze    Nie ma możliwości filtrowania lub pomijania wierszy w trakcie operacji importowania. Kolumny    Jeśli dane są dodawane do istniejącej tabeli, nie ma możliwości pominięcia kolumn w trakcie tej operacji.
   Format tabeli	Upewnij się, że komórki mają format tabeli. Jeśli arkusz lub nazwany zakres obejmuje scalone komórki, zawartość komórki zostanie umieszczona w polu odpowiadającym skrajnej lewej kolumnie, a pozostałe pola pozostaną puste.
   Puste kolumny, wiersze i komórki	Usuń z arkusza lub zakresu wszystkie zbędne puste kolumny i wiersze. Jeśli w arkuszu lub zakresie występują puste komórki, spróbuj dodać brakujące dane. Jeśli rekordy mają zostać dołączone do istniejącej tabeli, upewnij się, że odpowiadające im pola akceptują wartości null (wartości brakujące lub nieznane). Pole akceptuje wartości null, jeżeli jego właściwość Wymagane jest ustawiona na Nie i ustawienie jego właściwości RegułaPoprawności dopuszcza wartości null.
   Wartości błędów	Jeśli jedna lub więcej komórek w arkuszu lub zakresie zawiera błędne wartości, takie jak #LICZBA i #DZIEL, popraw je przed rozpoczęciem operacji importowania. Jeśli arkusz lub zakres źródłowy zawiera wartości błędów, Access umieszcza wartość null w odpowiadających im polach tabeli. Aby uzyskać więcej informacji o sposobach poprawiania tego typu błędów, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami w dalszej części tego artykułu.
   Typ danych	Aby uniknąć błędów podczas importowania, upewnij się, że każda kolumna źródłowa zawiera we wszystkich wierszach dane tego samego typu. Access skanuje osiem pierwszych wierszy źródłowych w celu określenia typu danych pól w tabeli. Zdecydowanie warto zadbać o to, aby nie było kolumn, w których w pierwszych ośmiu wierszach występują wartości o różnych typach danych. W przeciwnym razie Access może nie przypisać poprawnego typu danych do kolumny. Warto również sformatować każdą kolumnę źródłową w Excel i przypisać określony format danych do każdej kolumny przed rozpoczęciem operacji importowania. Formatowanie jest zdecydowanie zalecane, jeśli kolumna zawiera wartości o różnych typach danych. Kolumna NumerLotu w arkuszu może na przykład zawierać wartości liczbowe oraz wartości tekstowe, takie jak 871, AA90 i 171. Aby uniknąć problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami, należy wykonać następujące czynności: Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij polecenie Formatuj komórki. Na karcie Liczby w obszarze Kategoria zaznacz odpowiedni format. Dla kolumny NumerLotu najlepiej będzie wybrać pozycję Tekstowe. Kliknij przycisk OK. Jeśli kolumny źródłowe są sformatowane, ale wciąż zawierają różne wartości w wierszach następujących po pierwszych ośmiu, te wartości mogą zostać pominięte lub przekonwertowane w nieprawidłowy sposób podczas operacji importowania. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat rozwiązywania problemów, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami.
   Pierwszy wiersz	Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub nazwanego zakresu zawiera nazwy kolumn, możesz określić, że Access traktować dane w pierwszym wierszu jako nazwy pól podczas operacji importowania. Jeśli arkusz lub zakres źródłowy nie zawiera nazw, warto je dodać przed rozpoczęciem operacji importowania. Uwaga: Jeśli dane będą dołączane do istniejącej tabeli, upewnij się, że nazwa każdej z kolumn pasuje dokładnie do nazwy odpowiadającego jej pola. Jeśli nazwa kolumny jest inna niż nazwa odpowiadającego jej pola tabeli, operacja importowania nie powiedzie się. Aby wyświetlić nazwy pól, otwórz tabelę w widoku projektu w Access.

3. Zamknij skoroszyt źródłowy, jeżeli jest otwarty. Pozostawienie pliku źródłowego otwartego może spowodować błędy konwersji danych podczas operacji importowania.

Przygotowywanie docelowej bazy danych

1. Otwórz bazę danych Access, w której będą przechowywane zaimportowane dane. Sprawdź, czy baza nie jest tylko do odczytu i czy masz uprawnienia do wprowadzania w niej zmian.

   — lub —

   Jeśli nie chcesz przechowywać danych w żadnej z istniejących baz danych, utwórz pustą bazę. Aby to zrobić:

   Kliknij kartę Plik, kliknij pozycję Nowe, a następnie kliknij pozycję Pusta baza danych.

2. Przed rozpoczęciem operacji importowania zadecyduj, czy dane mają być przechowywane w nowej, czy w już istniejącej tabeli.

   Tworzenie nowej tabeli    Jeśli zdecydujesz się przechowywać dane w nowej tabeli, Access utworze tabelę i doda zaimportowane dane do tej tabeli. Jeśli tabela o określonej nazwie już istnieje, Access zastępuje zawartość tabeli zaimportowanymi danymi.

   Dołączanie danych do istniejącej tabeli    Jeśli dane zostaną dodane do istniejącej tabeli, wiersze w arkuszu Excel zostaną dołączone do określonej tabeli.

   Należy pamiętać, że większość niepowodzeń podczas operacji dołączania jest spowodowanych niezgodnością danych źródłowych ze strukturą i ustawieniami pól tabeli docelowej. Aby tego uniknąć, należy otworzyć tabelę docelową w widoku projektu i sprawdzić następujące elementy:

   • Pierwszy wiersz    Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub nazwanego zakresu źródłowego nie zawiera nagłówków kolumn, należy się upewnić, że pozycja i typ danych każdej kolumny arkusza źródłowego pasuje do odpowiedniego pola tabeli. Jeśli pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, porządek kolumn nie musi pasować do porządku pól, jednak nazwa i typ danych każdej kolumny musi dokładnie pasować do nazwy i typu danych odpowiadającego jej pola.

   • Brakujące lub dodatkowe pola    Jeśli w tabeli docelowej brakuje jednego lub więcej pól arkusza źródłowego, należy je dodać przed rozpoczęciem operacji importowania. Jeśli jednak tabela zawiera pola, które nie istnieją w pliku źródłowym, nie trzeba usuwać tych pól z tabeli, o ile akceptują wartości null.

     Porada: Pole akceptuje wartości null, jeżeli jego właściwość Wymagane jest ustawiona na Nie i ustawienie jego właściwości RegułaPoprawności dopuszcza wartości null.

   • Klucz podstawowy    Jeśli tabela zawiera pole klucza podstawowego, to arkusz lub zakres źródłowy musi zawierać kolumnę z wartościami zgodnymi z tym polem, a importowane wartości muszą być unikatowe. Jeśli importowany rekord zawiera wartość klucza podstawowego, która już istnieje w tabeli docelowej, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie operacji importowania.

   • Pola indeksowane    Jeśli właściwość pola Indeksowane jest ustawiona na Tak (Bez duplikatów), to kolumna w źródłowym arkuszu lub zakresie odpowiadająca temu polu musi zawierać wartości unikatowe.

     Aby uruchomić operację importowania, przejdź do następnych kroków.

Rozpoczynanie operacji importowania

1. Lokalizacja kreatora importu/łączenia różni się nieco w zależności od używanej wersji Access. Wybierz kroki odpowiadające twojej wersji Access:

   • Jeśli korzystasz z najnowszej wersji Microsoft 365, Access 2021 lub Access 2019, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło danych > Z pliku > Excel.

   • Jeśli korzystasz z Access 2016, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Excel.

   Uwaga: Karta Dane zewnętrzne jest niedostępna, jeśli nie jest otwarta żadna baza danych.

2. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych — Excel arkusz kalkulacyjny w polu Nazwa pliku określ nazwę pliku Excel zawierającego dane, które chcesz zaimportować.

   — lub —

   Kliknij przycisk Przeglądaj i za pomocą okna dialogowego Otwieranie pliku zlokalizuj plik, których chcesz zaimportować.

3. Określ sposób przechowywania importowanych danych.

   Aby dane były przechowywane w nowej tabeli, zaznacz opcję Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych. Później zostanie wyświetlony monit o podanie nazwy tabeli.

   Aby dane zostały dołączone do istniejącej tabeli, zaznacz opcję Dołącz kopię rekordów do tabeli i wybierz tabelę z listy rozwijanej. Ta opcja nie jest dostępna, jeśli baza danych nie zawiera żadnych tabel.

   Aby utworzyć link do źródła danych przez utworzenie tabeli połączonej, zobacz sekcję Łączenie danych programu Excel w dalszej części tego artykułu.

4. Kliknij przycisk OK.

   Zostanie uruchomiony Kreator importowania arkuszy, który prowadzi użytkownika przez proces importowania. Przejdź do następnego zestawu kroków.

Używanie Kreatora importowania arkuszy

1. Na pierwszej stronie kreatora zaznacz arkusz zawierający dane, które chcesz zaimportować, a następnie kliknij przycisk Dalej.

2. Na drugiej stronie kreatora kliknij opcję Pokaż arkusze lub opcję Pokaż nazwane zakresy, zaznacz arkusz lub nazwany zakres, który chcesz zaimportować, a następnie kliknij przycisk Dalej.

3. Jeśli pierwszy wiersz arkusza lub zakresu źródłowego zawiera nazwy pól, zaznacz opcję Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn, a następnie kliknij przycisk Dalej.

   Jeśli dane są importowane do nowej tabeli, Access używa tych nagłówków kolumn do nazywania pól w tabeli. Można zmienić te nazwy zarówno podczas operacji importowania, jak i po niej. Jeśli dane są dodawane do istniejącej tabeli, upewnij się, że nagłówki kolumn arkusza źródłowego są zgodne z nazwami pól w tabeli docelowej.

   Jeśli dane są dołączane do istniejącej tabeli, przejdź od razu do kroku 6. Jeżeli dane są dodawane do nowej tabeli, wykonaj pozostałe kroki.

4. Kreator wyświetli monit o przejrzenie właściwości pól. Kliknij kolumnę w dolnej połowie strony, aby wyświetlić właściwości odpowiedniego pola. Opcjonalnie wykonaj dowolne z następujących czynności:

   • Sprawdź i ewentualnie zmień nazwę i typ danych pola docelowego.

     Access sprawdza pierwsze osiem wierszy w każdej kolumnie, aby zasugerować typ danych odpowiadającego mu pola. Jeśli kolumna w arkuszu zawiera w pierwszych ośmiu wierszach wartości różnego typu, na przykład tekstowe i liczbowe, kreator zaproponuje typ danych zgodny ze wszystkimi wartościami w kolumnie — najczęściej jest to typ danych tekstowych. Mimo że można wybrać różne typy danych, należy pamiętać, że wartości niezgodne z wybranym typem danych zostaną w procesie importowania zignorowane lub przekonwertowane nieprawidłowo. Aby uzyskać więcej informacji na temat poprawiania brakujących lub niepoprawnych wartości, zobacz sekcję Rozwiązywanie problemów z brakującymi lub niepoprawnymi wartościami, która znajduje się w dalszej części tego artykułu.

   • Aby utworzyć indeks pola, ustaw właściwość Indeksowane na wartość Tak.

   • Aby zupełnie pominąć kolumnę źródłową, zaznacz opcję Nie importuj pola (pomiń).

     Po wybraniu opcji kliknij przycisk Dalej.

5. Na następnym ekranie określ klucz podstawowy dla tej tabeli. Jeśli wybierzesz pozycję Pozwól Access dodać klucz podstawowy, Access doda pole Autonumerowanie jako pierwsze pole w tabeli docelowej i automatycznie wypełni je unikatowymi wartościami identyfikatora, zaczynając od 1. Kliknij przycisk Dalej.

6. Na ostatnim ekranie kreatora określ nazwę tabeli docelowej. W polu Importuj do tabeli wpisz nazwę tabeli. Jeśli tabela już istnieje, Access wyświetli monit z pytaniem, czy chcesz zastąpić istniejącą zawartość tabeli. Kliknij przycisk Tak, aby kontynuować, lub kliknij przycisk Nie, aby określić inną nazwę docelowej tabeli, a następnie kliknij przycisk Zakończ, aby zaimportować dane.

   Jeśli Access udało się zaimportować niektóre lub wszystkie dane, kreator wyświetli stronę pokazującą stan operacji importowania. Ponadto można zapisać szczegóły operacji jako specyfikację, dzięki czemu będzie można skorzystać z nich w przyszłości. Jeśli operacja nie powiodła się, Access wyświetli komunikat Wystąpił błąd podczas importowania pliku.

7. Kliknij przycisk Tak, aby zapisać szczegóły operacji do użycia w przyszłości. Zapisanie szczegółów umożliwia powtórzenie operacji w przyszłości bez konieczności ponownego wykonywania kroków kreatora.

Zobacz Zapisywanie szczegółów importu lub eksportu jako specyfikacji, aby dowiedzieć się, jak zapisać szczegóły dotyczące specyfikacji.

Zobacz Uruchamianie zapisanej specyfikacji importu lub eksportu, aby dowiedzieć się, jak uruchomić zapisane specyfikacje importowania lub łączenia.

Zobacz Planowanie specyfikacji importu lub eksportu, aby dowiedzieć się, jak zaplanować zadania importowania i łączenia w celu wykonania ich o określonej porze.

Ciągi błędów i wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów

Początek strony

Typowe scenariusze łączenia z arkuszem Excel z poziomu Access

Zazwyczaj łączysz się z arkuszem Excel (zamiast importować) z następujących powodów:

• Chcesz nadal przechowywać dane w Excel arkuszach, ale możesz korzystać z zaawansowanych funkcji zapytań i raportowania Access.

• W dziale lub grupie są używane Access, ale dane ze źródeł zewnętrznych, z których pracujesz, są w Excel arkuszach. Nie chcesz zachowywać kopii danych zewnętrznych, ale chcesz mieć możliwość pracy z nimi w Access.

Jeśli łączysz się z arkuszem Excel po raz pierwszy

• Nie można utworzyć linku do bazy danych Access z poziomu Excel.

• Podczas tworzenia linku do pliku ExcelAccess tworzy nową tabelę, często nazywaną tabelą połączoną. Taka tabela przedstawia dane zawarte w źródłowym arkuszu lub nazwanym zakresie, jednak w rzeczywistości nie przechowuje tych danych w bazie danych.

• Nie można połączyć Excel danych z istniejącą tabelą w bazie danych. Oznacza to, że nie można dołączyć danych do istniejącej tabeli za pomocą operacji łączenia.

• Baza danych może zawierać wiele tabel połączonych.

• Wszelkie zmiany danych wprowadzane w Excel zostaną automatycznie odzwierciedlone w tabeli połączonej. Jednak zawartość i struktura tabeli połączonej w Access są tylko do odczytu.

• Po otwarciu skoroszytu Excel w Access (w oknie dialogowym Otwieranie pliku zmień pole listy Pliki typu na Excel, a następnie wybierz odpowiedni plik), Access utworzą pustą bazę danych i automatycznie uruchomią Kreatora łączenia arkuszy kalkulacyjnych.