Za pomocą szablonu Bazy danych kontaktów programu Access możesz śledzić imiona i nazwiska, adresy, numery telefonów i inne informacje. Ta nowa wersja popularnego szablonu programu Access umożliwia również kategoryzowanie poszczególnych kontaktów, wysyłanie wiadomości e-mail i tworzenie map adresów.
Chcesz watch klip wideo na temat korzystania z tego szablonu? Zobacz ten artykuł Używanie szablonu bazy danych kontaktów.
Uwaga: Szablon bazy danych Kontakty został zaktualizowany w ciągu ostatnich kilku lat. Poniższe instrukcje dotyczą najnowszej wersji szablonu dostępnego do pobrania. Jeśli poniższe kroki nie są zgodne z tym, co widzisz, prawdopodobnie używasz starszej wersji szablonu.
Wprowadzenie
W tym artykule opisano podstawowe kroki korzystania z szablonu Bazy danych kontaktów.
Przygotowywanie bazy danych do użycia
-
Po otwarciu bazy danych po raz pierwszy w programie Access zostanie wyświetlony formularz Powitalny. Aby zapobiec wyświetlaniu tego formularza przy następnym otwarciu bazy danych, wyczyść pole wyboru Pokaż zapraszamy po otwarciu tej bazy danych .
Zamknij formularz Powitalny, aby rozpocząć korzystanie z bazy danych.
-
Aby upewnić się, że cała zawartość bazy danych jest włączona, na pasku komunikatów kliknij pozycję Włącz tę zawartość.
Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania zawartości bazy danych, zobacz artykuł Określanie, czy baza danych ma być zaufana.
Dodawanie kontaktów z programu Microsoft Outlook
Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, możesz dodawać kontakty z tego programu bez konieczności ponownego wpisywania informacji.
-
W formularzu Lista kontaktów kliknij pozycję Dodaj z programu Outlook.
-
W oknie dialogowym Wybieranie nazw do dodania wybierz nazwy, które chcesz dodać do bazy danych.
-
Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
Wyszukiwanie kontaktu
Pole Szybkie wyszukiwanie pozwala szybko znaleźć kontakt w formularzu Lista kontaktów .
-
W formularzu Lista kontaktów w polu Szybkie wyszukiwanie wpisz tekst, który chcesz wyszukać, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
Program Access filtruje listę w celu pokazania tylko tych rekordów, które zawierają wyszukiwany tekst. Aby powrócić do pełnej listy, kliknij pozycję Wyczyść bieżące wyszukiwanie. (W polu wyszukiwania znajduje się znak X).
Pokazywanie lub ukrywanie kolumn
W formularzu Lista kontaktów niektóre pola (kolumny) są domyślnie ukryte. Aby zmienić wyświetlane pola:
-
Kliknij pozycję Pokaż/Ukryj pola.
-
W oknie dialogowym Odkrywanie kolumn zaznacz pole wyboru obok każdej kolumny, którą chcesz wyświetlić. Wyczyść to pole wyboru, aby ukryć kolumnę.
Wyświetlanie szczegółów kontaktu
Formularz Szczegóły kontaktu umożliwia wyświetlanie i wprowadzanie dodatkowych informacji o poszczególnych kontaktach. Aby wyświetlić formularz Szczegóły kontaktu:
-
W formularzu Lista kontaktów kliknij pozycję Otwórz obok kontaktu, który chcesz wyświetlić.
Dodanie obrazu
W formularzu Szczegóły kontaktu możesz dodać obraz kontaktu.
-
Pod ramką obrazu kliknij pozycję Edytuj obraz.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk Dodaj.
-
W oknie dialogowym Wybieranie pliku przejdź do folderu zawierającego plik.
-
Zaznacz plik, który chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk OK.
Uwaga: Do każdego kontaktu można dołączyć wiele plików, w tym różne typy plików, takie jak dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.
Wyświetlanie mapy adresu kontaktu
Jeśli w formularzu Szczegóły kontaktu wprowadzono adres pocztowy kontaktu, można wyświetlić mapę tej lokalizacji:
-
Kliknij pozycję Kliknij, aby zamapować.
Wyświetlanie raportów
Baza danych kontaktów zawiera dwa raporty: Katalog i Książka telefoniczna. Aby wyświetlić raport:
-
W okienku nawigacji w obszarze Raporty kliknij dwukrotnie raport, który chcesz wyświetlić.
Możesz tworzyć własne raporty niestandardowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Tworzenie prostego raportu.
Modyfikowanie bazy danych Kontakty
Bazę danych Kontakty można dostosować, dodając nowe pole do tabeli Kontakty, a następnie dodając to pole do formularza Lista kontaktów i formularza Szczegóły kontaktu .
Dodawanie pola do tabeli Kontakty
-
Zamknij wszystkie otwarte karty.
-
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Kontakty .
-
Przewiń w prawo, aż zobaczysz kolumnę o nazwie Dodaj nowe pole. Kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny i wpisz nazwę pola.
Podczas pierwszego wprowadzania danych w kolumnie program Access ustawia typ danych.
Dodawanie pola do formularza
Po dodaniu pola do tabeli możesz dodać je do formularza.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola.
-
Przeciągnij odpowiednie pole z listy pól do formularza.
