Za pomocą bazy danych zarządzania projektami programu Access możesz zarządzać projektami oraz skojarzonymi z nimi zadaniami i pracownikami. Możesz również wyszukiwać i filtrować szczegóły projektu, wprowadzać typowe zadania oraz wysyłać lub odbierać dane za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Uwaga: Szablon bazy danych zarządzania projektami został zaktualizowany w ciągu ostatnich kilku lat. Poniższe instrukcje dotyczą najnowszej wersji szablonu dostępnego do pobrania. Jeśli poniższe kroki nie są zgodne z tym, co widzisz, prawdopodobnie używasz starszej wersji szablonu.
Korzystanie z bazy danych
W tym artykule opisano podstawowe kroki korzystania z szablonu bazy danych Projekty dla komputerów stacjonarnych.
Przygotowywanie bazy danych do użycia
Aby upewnić się, że cała zawartość bazy danych jest włączona, wykonaj następujące czynności:
-
Aby upewnić się, że cała zawartość bazy danych jest włączona, na pasku komunikatów kliknij pozycję Włącz tę zawartość.
Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania zawartości bazy danych, zobacz artykuł Określanie, czy baza danych ma być zaufana.
Dodawanie pracowników
Aby rozpocząć korzystanie z szablonu bazy danych Projekty, pierwszym krokiem jest dodanie pracowników, aby ktoś mógł przypisywać projekty i zadania. Ta procedura umożliwia ręczne dodawanie pracowników lub dodawanie pracowników z kontaktów programu Outlook w następnej sekcji.
-
W formularzu Lista projektów kliknij pozycję Lista pracowników.
-
W formularzu Lista pracowników wypełnij szczegóły poszczególnych pracowników.
-
Aby wprowadzić bardziej szczegółowe informacje o pracowniku, kliknij dwukrotnie nazwisko pracownika w formularzu Lista pracowników i wprowadź informacje w formularzu Szczegóły pracownika .
-
Kliknij przycisk Zamknij , aby powrócić do formularza Lista projektów .
Dodawanie kontaktów z programu Microsoft Outlook
Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, możesz dodawać pracowników z tego programu bez konieczności ponownego wpisywania informacji.
-
W formularzu Lista projektów kliknij pozycję Lista pracowników.
-
W formularzu Lista pracowników kliknij pozycję Dodaj z programu Outlook.
-
W oknie dialogowym Wybieranie nazw do dodania wybierz nazwy, które chcesz dodać do bazy danych.
-
Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
Dodawanie nowego projektu
-
W formularzu Lista projektów kliknij pozycję Nowy projekt.
-
W formularzu Szczegóły projektu wprowadź szczegóły projektu, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
Edytowanie istniejącego projektu
-
W formularzu Lista projektów kliknij dwukrotnie projekt, który chcesz edytować.
-
W formularzu Szczegóły projektu dodaj lub edytuj szczegóły projektu.
Dodawanie zadania
-
W formularzu Szczegóły projektu kliknij pozycję Dodaj zadanie.
-
W formularzu Szczegóły zadania wypełnij szczegóły zadania, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
Program Access wyświetli nowy projekt na liście Zadania projektu w formularzu Szczegóły projektu .
Edytowanie zadania
-
W formularzu Szczegóły projektu kliknij kartę Zadania w projekcie .
-
Kliknij dwukrotnie zadanie, które chcesz edytować.
-
W formularzu Szczegóły zadania edytuj szczegóły zadania, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
Dodawanie wspólnego zadania
Typowe zadania to zadania często używane w wielu różnych projektach, takich jak budżetowanie czy szkolenie. Po wprowadzeniu wspólnego zadania można je dodać do dowolnego projektu w bazie danych programu Project bez konieczności ponownego wprowadzania szczegółów zadania.
-
W formularzu Szczegóły projektu kliknij pozycję Typowe zadania.
-
Zaznacz pole wyboru obok każdego wspólnego zadania, które chcesz dodać do projektu. Dodaj nowe typowe zadania na końcu listy.
-
Kliknij przycisk Zamknij , aby powrócić do formularza Szczegóły projektu .
-
Filtrowanie listy projektów
W formularzu Lista projektów możesz filtrować listę projektów i zapisywać ulubione filtry do użycia w przyszłości.
-
Zastosuj filtry, klikając formularz prawym przyciskiem myszy i wybierając odpowiednie filtry.
-
Kliknij pozycję Zapisz filtr.
-
W formularzu Szczegóły filtru wprowadź nazwę i opis filtru, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
-
Użyj pola Filtruj ulubione , aby zastosować zapisany filtr, lub kliknij pozycję (Wyczyść filtr ), aby usunąć filtr.
Wyświetlanie szczegółów projektu lub pracownika
Formularz Szczegóły projektu i Szczegóły pracowników umożliwiają wyświetlanie i wprowadzanie dodatkowych informacji o projekcie lub pracowniku. Aby wyświetlić formularz Szczegóły projektu lub Szczegóły pracownika :
-
W formularzu Lista projektów lub Lista pracowników kliknij dwukrotnie element, który chcesz wyświetlić.
Dodawanie załączników
W formularzu Szczegóły projektu , w formularzu Szczegóły zadania i w formularzu Szczegóły pracownika można dodawać obrazy i inne załączniki.
-
W dowolnym formularzu Szczegóły kliknij dwukrotnie pole Załączniki (w formularzu Szczegóły pracownika kliknij dwukrotnie ikonę obrazu).
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk Dodaj.
-
W oknie dialogowym Wybieranie pliku przejdź do folderu zawierającego plik.
-
Zaznacz plik, który chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk OK.
Uwaga: Dla każdego elementu można dołączyć wiele plików, w tym różne typy plików, takie jak dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.
Wyświetlanie raportów
Baza danych Projekty zawiera kilka raportów, takich jak Projekty otwarte, Szczegóły zadań, Książka adresowa pracownika i inne. Aby wyświetlić raport:
-
W formularzu Lista projektów wybierz raport, który chcesz wyświetlić, z listy Raporty .
Aby wydrukować raport:
-
Kliknij pozycję Plik > Drukuj.
Możesz tworzyć własne raporty niestandardowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Tworzenie prostego raportu.
