Podczas importowania danych do Access czasami dane źródłowe nie są poprawnie podzielone na tabele pokrewne. Aby w jak największym zakresie korzystać z Access, dane muszą zostać znormalizowane — rozdzielone na różne tabele, każda o jednej rzeczy, związane z kluczowymi informacjami. Analizator tabel może pomóc w zadaniu krytycznym: na wstążce kliknij pozycję Narzędzia bazy danych, a następnie w grupie Analizowanie kliknij pozycję Analiza tabeli. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi Cię przez ten proces.
Uwaga: Informacje zawarte w tym temacie dotyczą tylko bazy danych programu Microsoft Access dla komputerów stacjonarnych (.mdb lub accdb).
1. Oryginalna tabela
2. Tabele utworzone przez analizatora tabel
3. Zapytanie utworzone przez analizatora tabel
4. Lista odnośników
Jeśli baza danych programu Microsoft Access zawiera tabelę zawierającą powtarzające się informacje w co najmniej jednym polu, użyj analizatora tabel, aby podzielić dane na tabele pokrewne, aby móc bezpieczniej i wydajniej przechowywać dane. Ten proces jest nazywany normalizacją.
Analizator tabel dzieli jedną tabelę zawierającą powtarzające się informacje na osobne tabele, w których każdy typ informacji jest przechowywany tylko raz. Dzięki temu baza danych jest bardziej wydajna i łatwiejsza do zaktualizowania oraz zmniejsza jej rozmiar. Po podzieleniu danych przez kreatora można nadal wyświetlać dane i pracować z nimi w jednym miejscu, ponieważ kreator utworzy zapytanie.
Za pomocą zapytania można aktualizować dane z więcej niż jednej tabeli jednocześnie. Zapytanie oferuje również inne funkcje umożliwiające zawężanie czasu w celu zwiększenia dokładności danych.
-
Jeśli zmienisz pole powtarzające się w zapytaniu, wszystkie rekordy z tą wartością zostaną automatycznie zaktualizowane, ponieważ w rzeczywistości aktualizujesz tylko jedno pole w tabeli źródłowej zapytania.
-
Po nowych tabelach zapytanie dziedziczy pola odnośników, które umożliwiają zmianę wartości pól przez wybranie wartości z listy zamiast poprawnego wpisywania wartości. Lista odnośników wyszukuje wartości z tabeli źródłowej. Jeśli ta sama wartość dotyczy więcej niż jednego rekordu, możesz zapewnić dokładność i spójność, wybierając tę wartość z listy za każdym razem.
-
Formularze i raporty, które wcześniej były oparte na oryginalnej tabeli, będą teraz automatycznie oparte na zapytaniu, ponieważ kreator przypisze do zapytania nazwę oryginalnej tabeli i zmieni jej nazwę.
-
Istniejące formularze i raporty oparte na zapytaniu dziedziczą automatyczne aktualizacje pól. Nowe formularze i raporty będą również dziedziczyć listy odnośnika.
