Opcje e-mail zbierania danych

Automatyczne przetwarzanie odpowiedzi i dodawanie danych do bazy danych

Ta opcja umożliwia Access przetwarzanie odpowiedzi zaraz po dotarciu do Twojej skrzynki odbiorczej Microsoft Office Outlook 2007 lub Microsoft Outlook 2010. Programy Access 2007/2010 i Outlook 2007/2010 współpracują ze sobą, aby wyeksportować zawartość formularzy poszczególnych odpowiedzi do tabel docelowych w programie Access. Jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone, należy ręcznie przetworzyć odpowiedzi.

Dowiedz się więcej o automatycznym i ręcznym przetwarzaniu odpowiedzi

Odpowiedzi zostaną automatycznie wyeksportowane z programu Outlook do programu Access, jeśli w momencie, gdy odpowiedzi dotrą do skrzynki pocztowej programu Outlook, zostaną spełnione następujące warunki:

• Outlook 2007 lub Outlook 2010     Program Outlook 2007 lub Outlook 2010 musi być zainstalowany na komputerze. Jeśli program nie jest uruchomiony po nadejściu odpowiedzi, przetwarzanie rozpocznie się przy następnym uruchomieniu programu Outlook.

• Access 2007 lub Access 2010     Program Access 2007 lub Access 2010 musi być zainstalowany na komputerze.

• Baza danych     Baza danych nie może być chroniona hasłem i nie powinna być otwarta w trybie wyłączności. Nazwa lub lokalizacja bazy danych nie może ulec zmianie od czasu wysłania wiadomości e-mail.

• Tabele i zapytania     Nazwy określonych tabel lub zapytań oraz właściwości pól źródłowych nie mogą się zmienić od momentu wysłania wiadomości e-mail. Jeśli na przykład po wysłaniu wiadomości zmienisz typ danych pola z Liczba na Autonumerowanie, eksport zakończy się niepowodzeniem.

• Uprawnienia    Aby dodawać lub aktualizować zawartość tabel i zapytań źródłowych, musisz mieć wymagane uprawnienia.

Jeśli co najmniej jeden z warunków nie zostanie spełniony, automatyczne przetwarzanie zakończy się niepowodzeniem. Rozwiąż problemy, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedzi, które nie powiodły się. Wszystkie odpowiedzi, które docierają do Skrzynki pocztowej po rozwiązaniu problemów, będą nadal przetwarzane automatycznie.

Przetwarzanie ręczne     Jeśli chcesz kontrolować, które odpowiedzi są przetwarzane, jak i kiedy są przetwarzane, wybierz opcję przetwarzania ręcznego. W takim przypadku odpowiedzi dotrą do Skrzynki odbiorczej programu Outlook, ale nie zostaną wyeksportowane do bazy danych, dopóki nie wybierzesz ręcznie i nie klikniesz prawym przyciskiem myszy każdej odpowiedzi w programie Outlook, a następnie kliknij pozycję Eksportuj dane do programu Microsoft Office Access dla każdego z nich.

Może być również konieczne ręczne przetworzenie odpowiedzi, które nie zostaną automatycznie przetworzone. Po rozwiązaniu problemu, który spowodował błąd, należy ręcznie wyeksportować każdą z odpowiedzi.

Przed rozpoczęciem operacji eksportowania należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Access 2007 lub Access 2010     Program Access 2007 lub Access 2010 musi być zainstalowany na komputerze.

• Baza danych     Jeśli baza danych jest chroniona hasłem, po rozpoczęciu operacji eksportowania zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie hasła. Ponadto baza danych nie powinna być otwarta w trybie wyłączności i nie można zmienić ani nazwy, ani lokalizacji bazy danych od czasu wysłania wiadomości e-mail.

• Tabele i zapytania    Od momentu wysłania wiadomości e-mail nie można zmienić ani nazw tabel ani zapytań, ani właściwości pól źródłowych.

• Uprawnienia    Aby dodawać lub aktualizować zawartość tabel i zapytań źródłowych, musisz mieć wymagane uprawnienia.

Odrzucanie odpowiedzi od osób, do których wiadomość nie została wysłana

Ta opcja umożliwia automatyczne przetwarzanie tylko tych odpowiedzi wysyłanych przez oryginalnych adresatów wiadomości. Odpowiedzi od innych adresatów będą przechowywane w folderze docelowym w programie Outlook, ale nie będą automatycznie przetwarzane. Jeśli chcesz, możesz przetworzyć te odpowiedzi ręcznie.

Akceptowanie wielu odpowiedzi od każdego adresata

Ta opcja umożliwia adresatom wysyłanie wielu odpowiedzi na tę samą wiadomość e-mail. Jeśli wybierzesz tę opcję, każdy adresat może odpowiedzieć na wiadomość wielokrotnie, a każda odpowiedź zostanie przetworzona automatycznie. Jeśli nie zaznaczysz tej opcji, każdy adresat nadal może wysyłać wiele odpowiedzi, ale tylko pierwsza odpowiedź od każdego adresata jest przetwarzana automatycznie. Wszystkie kolejne odpowiedzi od tego adresata będą przechowywane w folderze docelowym w programie Outlook, a następnie możesz je przetworzyć ręcznie lub usunąć.

Zezwalaj na wiele wierszy na odpowiedź

W przypadku wysyłania danych za pomocą formularza programu InfoPath adresat może dodać więcej rekordów, klikając pozycję Wstaw wiersz u dołu wiadomości e-mail. Jeśli chcesz przetworzyć tylko jeden rekord na odpowiedź, wyczyść to pole wyboru.

Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych

Podczas aktualizowania danych za pomocą formularza programu InfoPath adresat może wysyłać nowe rekordy oprócz aktualizacji istniejących rekordów. Aby uniemożliwić adresatom dodawanie nowych rekordów przy użyciu formularza programu InfoPath, zaznacz to pole wyboru.

Liczba odpowiedzi do przetworzenia

Wpisz całkowitą liczbę odpowiedzi (od wszystkich adresatów), które mają zostać automatycznie przetworzone. Jeśli chcesz, aby wszystkie odpowiedzi były automatycznie przetwarzane, wprowadź dużą wartość w polu tekstowym. Odpowiedzi otrzymane po osiągnięciu określonej wartości będą przechowywane w folderze docelowym, ale nie zostaną automatycznie przetworzone.

Data i godzina zatrzymania

Określ datę i godzinę zatrzymania automatycznego przetwarzania odpowiedzi dla tej wiadomości e-mail. Odpowiedzi otrzymane po tej dacie i godzinie będą przechowywane w folderze docelowym w programie Outlook, ale nie będą przetwarzane automatycznie.

Początek strony