Projekty mogą szybko się przydać. Zanim się zorientujesz, prosty projekt budowlany staje się kolażem mniejszych projektów, takich jak projektowanie, wykopaliska, prace fundamentowe i marketing. Możesz mieć większą kontrolę nad projektem, tworząc mniejsze projekty w programie Project, a następnie łącząc je w jeden plik programu Project, aby pokazać, gdzie mieszczą się one w projekcie głównym.
W tym artykule
Omówienie projektów głównych
projekt główny można uznać za zbiór skonsolidowanych projektów przedstawiających hierarchię wielu powiązanych projektów. Projekty wstawione do projektu głównego są nazywane podprojektami.
Po wstawieniu podprojektu do projektu głównego oba projekty są połączone i można wyświetlić wszystkie informacje w podprojekcie z projektu głównego.
Aktualizacja podprojektu z projektu głównego również jest aktualizowana w pliku źródłowym. Jeśli musisz tylko połączyć pliki, aby utworzyć raport lub wydrukować widok informacji o połączonych projektach, możesz je też tymczasowo skonsolidować w widoku.
Utworzenie projektu głównego i podprojektów pozwala podzielić duży projekt i oddelegować jego części do niezbędnych osób. W kategoriach zarządzania projektami przypisywanie podprojektów w ten sposób daje odpowiedzialność tym, którzy wykonują pracę, i odpowiada odpowiedzialności władzy. W kategoriach programu Project tworzenie podprojektów w projekcie głównym ułatwia menedżerom projektów uzyskiwanie dostępu do części harmonogramu i kontrolowanie ich części.
Aby ustalić, czy duży projekt należy podzielić na projekt główny i podprojekty, rozważ następujące kwestie:
-
Projekt jest bardzo duży i szczegółowy. Jeśli projekt zawiera więcej niż kilkaset zadań, podzielenie go na podprojekty może ułatwić zarządzanie nim. Jeśli niektóre części projektu zawierają pracę podzieloną na więcej szczegółów niż inne, warto przekształcić te części w podprojekty, tak aby większość użytkowników widziała tylko zwięzły opis podprojektu, ale zainteresowane strony mogą wyświetlić go bardziej szczegółowo. Jeden plik jest prawie zawsze szybszą alternatywą, ale możliwość skoncentrowania się tylko na części projektu może być warta kompromisu.
-
Twoja organizacja nie jest scentralizowana. W organizacji zdecentralizowanej lub rozproszonej projekt główny i podprojekty dają pracownikom większą kontrolę nad własną pracą niż jeden scentralizowany plik projektu.
-
Chcesz zwiększyć skuteczność metod planowania organizacji. Jeśli menedżerowie niższego szczebla są odpowiedzialni i wiedzą, które zadania są potrzebne w projekcie, bardziej sensowne może być umożliwienie im planowania pracy zespołów, a następnie konsolidowania plików projektu w projekt główny. Jeśli planowanie odgórne jest normą, warto zreorganizować początkowy plan na podprojekty po jego wdrożeniu, aby poszczególni menedżerowie projektów lub zespoły mieli dostęp do własnych harmonogramów i kontrolowali je.
-
Pracujesz nad wieloma projektami. Menedżerowie projektów mogą mieć zestaw projektów, nad których pracują przez cały czas, niezależnie od tego, czy projekty są ze sobą powiązane, czy nie. Zamiast otwierać je pojedynczo, można otwierać wszystkie podprojekty w tym samym czasie po otwarciu projektu głównego. Takie podejście ułatwia również generowanie raportów dotyczących wielu projektów. Jeśli projekty są ze sobą powiązane, menedżer projektu może tworzyć zależności między zadaniami między zadaniami w różnych projektach. Tworzenie zależności między projektami ułatwia różnym menedżerom projektów sprawdzanie wpływu pracy innych menedżerów projektów na ich harmonogramy.
-
Niektóre projekty są podrzędne wobec innych. Hierarchię wielu projektów można dokładnie odzwierciedlić, wstawiając różne projekty do innych plików. Powstała struktura podprojektów powinna odzwierciedlać priorytety i obowiązki członków zespołu, a także współzależnienia między zadaniami w różnych obszarach i ogólny termin ostateczny.
-
Kilka osób może modyfikować projekt. Najlepiej, jeśli plik projektu jest własnością, zarządzany i modyfikowany przez jednego menedżera projektu. Jednak często projekt jest częścią większego programu, który mogą wymagać zarządzania menedżerowie wyższego poziomu. Członkowie zespołu projektu mogą zachować koncentrację na swojej pracy, wyświetlając ją jako osobny plik, a menedżer projektu, który kontroluje projekt główny, może koordynować harmonogram każdego zespołu podprojektu.
Warto mieć sens, aby punkty kontrolne projektu głównego napędzały punkty kontrolne każdego zespołu podprojektu, aby zapewnić koordynację harmonogramów w terminie. Punkty kontrolne można koordynować, tworząc zależność między punktami kontrolnymi lub kopiując i wklejając zadania punktu kontrolnego z projektu głównego do każdego podprojektu.
-
Projekt ma wielu uczestników projektu, którzy dbają o różne części projektu. Gdy użytkownicy chcą przeglądać różne szczegóły, menedżerowie projektów mogą umieścić wszystkie pliki projektu na serwerze i dostosować różne widoki dla różnych uczestników projektu. Ten sam plik projektu może być używany jako podprojekt w różnych projektach głównych w celu dostosowania wyświetlanych informacji.
-
Chcesz, aby podprojekty były tylko do odczytu. Możesz zachować dodatkową kontrolę nad częściami projektu, przenosząc zadania do podprojektu i ograniczając dostęp do kluczowych osób.
-
Oprócz ogólnego projektu należy przeanalizować ścieżkę krytyczną dla każdej fazy. Każdy projekt zawiera ścieżka krytyczna. Konsolidowanie wielu projektów w jeden projekt główny ułatwia wyświetlanie ogólnego obrazu jako wielu ścieżek krytycznych w projekcie głównym przy zachowaniu oddzielnych ścieżek krytycznych dla każdego podprojektu.
Dowiedz się więcej
Praca z podprojektami w projekcie głównym
Po wstawieniu podprojektu do projektu głównego podprojekt jest reprezentowany jako zadanie sumaryczne na liście zadań, a w polu Wskaźniki jest wyświetlany wskaźnik ikony projektu. Podprojekt jest wcięty na poziomie konspektu wiersza, w którym został wstawiony, ale można go zwiększać lub zwiększać wcięcie tak samo jak każde inne zadanie. Ponieważ podprojekt jest reprezentowany jako zadanie sumaryczne, nie można edytować jego informacji podsumowujących, ale można rozwinąć konspekt, aby wyświetlić zadania podprojektu i edytować informacje o projekcie w pliku głównym projektu.
Uwaga: Formatowanie zastosowane do zadań sumarycznych lub pasków wykresu Gantta w podprojekcie nie jest wyświetlane w projekcie głównym. Informacje o formatowaniu są przechowywane w każdym pliku i muszą być stosowane oddzielnie do projektu głównego.
Podczas zapisywania projektu głównego zmiany w podprojekcie również są zapisywane w pliku źródłowym podprojektu. Jeśli chcesz pracować bezpośrednio w pliku źródłowym bez otwierania głównego pliku projektu, zmiany w pliku źródłowym podprojektu są automatycznie aktualizowane w pliku projektu głównego.
Uwaga: Jeśli nie musisz już synchronizować projektu głównego i podprojektu, możesz je rozłączyć. Następnie, jeśli zostaną wprowadzone zmiany w podprojekcie lub projekcie głównym, drugi plik pozostanie niezmieniony.
Dowiedz się więcej
Jak wpływa na zasoby podczas łączenia plików
Po skonsolidowaniu plików w pliku projektu głównego zasoby dla obu plików pozostają oddzielne, podobnie jak zadania w podprojekcie pozostają w podprojekcie. Informacje o zasobach można zmienić w projekcie głównym, a zmiany zostaną zreplikowane w pliku źródłowym podprojektu. Wszystkie zasoby w projekcie głównym i podprojektach można wyświetlać razem w widoku Arkusz zasobów , ale nie można przypisać zasobu do żadnego projektu innego niż podprojekt, z którego pochodził.
Uwaga: Jeśli te same zasoby są używane w wielu podprojektach, zostaną wyświetlone zduplikowane nazwy zasobów, ponieważ zasoby nie są łączone. Jeśli jednak chcesz przypisać zasoby w różnych podprojektach i rozpoznać zduplikowane nazwy zasobów, możesz połączyć je w pula zasobów i udostępnić je innym plikom.
Inne sposoby łączenia plików
Projekty główne i podprojekty umożliwiają utworzenie hierarchii projektów, które odzwierciedlają relacje między nimi, a w niektórych przypadkach strukturę organizacji. Możesz jednak mieć inne powody do skonsolidowania plików projektu. Na przykład możesz zechcieć je tymczasowo połączyć w celu szybkiego przejrzenia lub wydrukowania.
Konsoliduj niepowiązane pliki
Jeśli masz wiele plików, które chcesz połączyć w jednym oknie, użyj skonsolidowanych plików, niezależnie od tego, czy są one powiązane, czy nie. Połączenie niepowiązanych plików w skonsolidowanym projekcie ułatwia wyświetlanie informacji z wielu projektów w różnych widokach i ich drukowanie. Pliki projektu można skonsolidować, jeśli trzeba śledzić wiele bieżących projektów, na przykład podczas opracowywania różnych produktów w tym samym czasie. Możesz sortować i grupować według nazw produktów, terminów projektu i menedżerów, aby znaleźć i ocenić potrzebne informacje. Można na przykład wydrukować widok Wykres Gantta obejmującą wszystkie projekty.
Tworzenie obszaru roboczego
Alternatywą dla konsolidowania projektów jest utworzenie obszaru roboczego zawierającego pojedyncze pliki projektu, każdy otwarty w osobnym oknie. Użyj obszaru roboczego, jeśli często pracujesz z tymi samymi plikami projektu i nie chcesz konsolidować ich w jeden duży projekt.
Po otwarciu plików, a następnie zapisaniu ich jako obszaru roboczego program Project zapisuje pliki i ich bieżące ustawienia w jednym pliku obszaru roboczego. Następnie po otwarciu pliku obszaru roboczego otwierasz jednocześnie wszystkie dołączone pliki. Każdy projekt ma własny przycisk na pasku zadań, co ułatwia przełączanie się między projektami.
Aby utworzyć obszar roboczy, zaznacz lub otwórz pliki projektu, a następnie wybierz pozycję Plik >Zapisz obszar roboczy.
