Porządkowanie skrzynki odbiorczej według priorytetów

Copilot sprawdza twoje wiadomości e-mail, gdy trafiają do Skrzynki odbiorczej, i przypisuje im priorytet (wysoki, niski, normalny) na podstawie listy czynników — takich jak osoby w wątku, ich stanowiska, zawartość wiadomości e-mail i inne. Wiadomości e-mail nigdy nie będą opóźnione, ponieważ ten proces odbywa się równolegle z dostarczaniem poczty.

Po włączeniu funkcji Ustalanie priorytetów w jednym miejscu, na przykład na komputerze stacjonarnym, funkcja ta będzie działać na wszystkich klientach, w tym na urządzeniu przenośnym.

Wprowadzenie do priorytetów

Aby włączyć priorytety w systemie Windows, wybierz strzałkę obok przycisku Copilot w prawym górnym rogu okna, a następnie wybierz pozycję Priorytet z wyświetlonego menu.

Menu Copilot w programie Outlook.

Aby włączyć tę funkcję na komputerze Mac, przejdź do karty Co nowego w okienku po prawej stronie, znajdź pozycję Priorytetyzowanie poczty i wybierz pozycję Wypróbuj.

Przedstawia kartę Co nowego w programie Outlook dla komputerów Mac. W obszarze "Priorytetyz pocztę" znajduje się link "Wypróbuj".

Uwaga: Jeśli nie widzisz opcji Priorytet , spróbuj ponownie za kilka dni. Ta funkcja jest wdrażana stopniowo.

Stamtąd Copilot przeprowadzi Cię przez włączenie priorytetu. Aby rozpocząć, musisz nadać mu co najmniej jedną instrukcję o wysokim priorytecie. Na przykład:

To od mojego kierownika
Chodzi o skargę klienta

Za każdym razem, gdy chcesz dodać więcej dostosowań, możesz przejść do obszaru Ustawienia.

Używanie priorytetu skrzynki odbiorczej

Uwaga: Copilot będzie określać priorytety wiadomości e-mail odbieranych po włączeniu tej funkcji; nie określa priorytetów starszych, istniejących wiadomości. Nadanie priorytetu nowym wiadomościom e-mail może trochę potrwać.

Wiadomości e-mail uznane przez Copilot za priorytetowe zostaną oznaczone strzałką w górę na liście wiadomości. Copilot będzie skłaniać się ku oznaczaniu wiadomości e-mail, w których wymagane jest działanie, jako ważniejsze. Możesz również wybrać opcję Copilot oznaczania wiadomości e-mail o niskim priorytecie za pomocą strzałki w dół.

Porada: Ikona niskiego priorytetu jest domyślnie wyłączona, ale można ją włączyć w obszarze Ustawienia > Copilot > Priorytet.

Na liście wiadomości pierwszy wiersz zawartości wiadomości e-mail zostanie zastąpiony krótkim podsumowaniem wiadomości.

Po zaznaczeniu wiadomości w okienku odczytu Copilot automatycznie wyświetli kilka wierszy objaśnień i powodów, dla których Copilot uważa, że wiadomość jest dla Ciebie ważna.

Minisumowanie i uzasadnienie komunikatu dotyczącego rozwiązania Copilot, ustawiając najwyższy priorytet dla tej wiadomości e-mail.

Tekst można rozszerzyć, klikając pole, aby wyświetlić więcej szczegółów.

Uwaga: System nie ocenia wiadomości e-mail dostarczanych do folderu innego niż Skrzynka odbiorcza (np. jeśli istnieje reguła wysyłania niektórych wiadomości do podfolderu). System nie ocenia również poczty oznaczonej jako niska ważność przez nadawcę, wiadomości poza biurem, pocztę spotkania (zaproszenia, odrzucenia, proponowanie nowych terminów itp.), wiadomości wysyłane do siebie (nadawca jest jedynym adresatem), wiadomości z bardzo małą zawartością, wiadomości z potwierdzeniem dostarczenia, wiadomości kwarantanny lub zaszyfrowane wiadomości, w przypadku których nie można zobaczyć zawartości.

Oprócz wyświetlania tagu o wysokim priorytecie możesz sortować lub filtrować skrzynkę odbiorczą na podstawie priorytetów Copilot. Wybierz kontrolki filtrowania lub sortowania u góry listy wiadomości, aby wybrać ustawienie priorytetu. Dzięki temu możesz filtrować pocztę, aby wyświetlać tylko wiadomości o wysokim priorytecie, lub posortować skrzynkę odbiorczą, aby elementy były pogrupowane według wysokiego, normalnego i niskiego priorytetu.

Menu filtru wiadomości w programie Outlook pokazujące, że wysoki priorytet jest opcją.

Nauczanie Copilot, jak chcesz, aby poczta była traktowana priorytetowo

Copilot ma początkowy zestaw reguł ułatwiających identyfikowanie ważnych wiadomości e-mail, ale jeśli dostosujesz ją do swoich preferencji i potrzeb, będzie ona lepsza.

Aby dowiedzieć się, Copilot jak priorytetyzować pocztę, przejdź do obszaru Ustawienia >Copilot > Priorytety.

Ustawienia Priorytety w programie Outlook. W tym miejscu możesz określić, Copilot jakie kryteria mają być używane do określania priorytetów poczty. Jeśli na przykład pochodzi ona od określonej osoby lub firmy albo dotyczy określonych tematów lub projektów. Poeksperymentuj z różnymi kryteriami, aby precyzyjnie określić priorytety Copilot.

Porada: Najlepiej sprawdza się w przypadku fraz ("it's from...", "mentions...", "contains...") zamiast pojedynczych wyrazów.

Przykłady:

To zewnętrzna wiadomość e-mail od firmy partnerskiej
Chodzi o procesor gpu, na który śledzim cenę
Zawiera nadmierny żargon
Chodzi o aktualizacje ogólne
Jest to automatyczne powiadomienie od Lakeshore Retail
Pochodzi z Bellows College

Uwaga: Wszelkie wprowadzone zmiany zostaną zastosowane do otrzymywanych wiadomości e-mail w przyszłości. Copilot nie cofa się i nie ocenia ponownie ani nie zmienia priorytetów wiadomości, które zostały już odebrane.