Użyj szablonu Bazy danych zarządzania zadaniami programu Access , aby śledzić grupę elementów pracy, które należy wykonać ty lub Twój zespół. Możesz również wyszukiwać i filtrować szczegóły zadań, pokazywać lub ukrywać kolumny, wysyłać wiadomości e-mail i mapować adresy właścicieli zadań.
Chcesz watch klip wideo na temat korzystania z tego szablonu? Zobacz ten artykuł Używanie szablonu bazy danych Zarządzanie zadaniami.
Uwaga: Szablon bazy danych Zarządzanie zadaniami został zaktualizowany w ciągu ostatnich kilku lat. Poniższe instrukcje dotyczą najnowszej wersji szablonu dostępnego do pobrania. Jeśli poniższe kroki nie są zgodne z tym, co widzisz, prawdopodobnie używasz starszej wersji szablonu.
Korzystanie z bazy danych
W tym artykule opisano podstawowe kroki korzystania z szablonu Bazy danych zarządzania zadaniami.
Przygotowywanie bazy danych do użycia
-
Po otwarciu bazy danych po raz pierwszy w programie Access zostanie wyświetlony formularz Powitalny. Aby zapobiec wyświetlaniu tego formularza przy następnym otwarciu bazy danych, wyczyść pole wyboru Pokaż zapraszamy po otwarciu tej bazy danych .
Zamknij formularz Powitalny, aby rozpocząć korzystanie z bazy danych.
-
Aby upewnić się, że cała zawartość bazy danych jest włączona, na pasku komunikatów kliknij pozycję Włącz tę zawartość.
Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania zawartości bazy danych, zobacz artykuł Określanie, czy baza danych ma być zaufana.
Wyszukiwanie zadania lub kontaktu
Pole Szybkie wyszukiwanie pozwala szybko znaleźć zadanie w formularzu Lista zadań lub kontakt w formularzu Lista kontaktów .
-
Wpisz tekst, który chcesz wyszukać, w polu Szybkie wyszukiwanie , a następnie naciśnij klawisz ENTER.
Program Access filtruje listę w celu pokazania tylko tych rekordów, które zawierają wyszukiwany tekst. Aby powrócić do pełnej listy, kliknij pozycję Wyczyść bieżące wyszukiwanie. (W polu wyszukiwania znajduje się znak X).
Filtrowanie listy zadań
W formularzu Lista zadań możesz filtrować listę zadań i zapisywać ulubione filtry do użycia w przyszłości.
-
Zastosuj filtry, klikając formularz prawym przyciskiem myszy i wybierając odpowiednie filtry.
-
Kliknij pozycję Zapisz filtr.
-
W formularzu Szczegóły filtru wprowadź nazwę i opis filtru, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
-
Użyj pola Filtruj ulubione , aby zastosować zapisany filtr, lub kliknij pozycję (Wyczyść filtr ), aby usunąć filtr.
Pokazywanie lub ukrywanie kolumn
W formularzach Lista zadań i Lista kontaktów niektóre pola (kolumny) są domyślnie ukryte. Aby zmienić wyświetlane pola:
-
Kliknij pozycję Pokaż/Ukryj pola.
-
W oknie dialogowym Odkrywanie kolumn wybierz przycisk obok każdej kolumny, którą chcesz wyświetlić. Wyczyść to pole wyboru, aby ukryć kolumnę.
Wyświetlanie szczegółów zadania lub kontaktu
Formularz Szczegóły zadania i formularz Szczegóły kontaktu umożliwiają wyświetlanie i wprowadzanie dodatkowych informacji o elemencie. Aby wyświetlić formularz Szczegóły zadania lub formularz Szczegóły kontaktu :
-
W formularzu Szczegóły zadania lub Szczegóły kontaktu kliknij pozycję Otwórz obok elementu, który chcesz wyświetlić.
Dodawanie załączników
W formularzu Szczegóły zadania i w formularzu Szczegóły kontaktu można dodawać obrazy i inne załączniki.
-
Pod ramką obrazu w formularzu Szczegóły zadania kliknij pozycję Dodaj lub usuń załączniki.
Pod ramką obrazu w formularzu Szczegóły kontaktu kliknij pozycję Edytuj obraz.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk Dodaj.
-
W oknie dialogowym Wybieranie pliku przejdź do folderu zawierającego plik.
-
Zaznacz plik, który chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk OK.
Uwaga: Dla każdego elementu można dołączyć wiele plików, w tym różne typy plików, takie jak dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.
Dodawanie kontaktów z programu Microsoft Outlook
Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, możesz dodać kontakty lub właścicieli zadań z tego programu bez konieczności ponownego wpisywania tych informacji.
-
W formularzu Lista kontaktów kliknij pozycję Dodaj z programu Outlook.
-
W oknie dialogowym Wybieranie nazw do dodania wybierz nazwy, które chcesz dodać do bazy danych.
-
Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
Wyświetlanie mapy adresu kontaktu
Jeśli w formularzu Szczegóły kontaktu wprowadzono adres pocztowy kontaktu, można wyświetlić mapę tej lokalizacji:
-
Kliknij pozycję Kliknij, aby zamapować.
Wyświetlanie raportów
Baza danych zadań zawiera kilka raportów, takich jak Aktywne zadania, Szczegóły zadania, Książka adresowa kontaktu i inne. Aby wyświetlić raport:
-
W okienku nawigacji w obszarze Raporty kliknij dwukrotnie raport, który chcesz wyświetlić.
Możesz tworzyć własne raporty niestandardowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Tworzenie prostego raportu.
Modyfikowanie szablonu bazy danych Zarządzanie zadaniami
Dostosuj bazę danych Zadania, dodając nowe pole do tabeli Zadania, a następnie dodając to pole do formularza Lista zadań , do formularza Szczegóły zadania i do raportu Szczegóły zadań .
Dodawanie pola do tabeli Zadania
-
Zamknij wszystkie otwarte karty.
-
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Zadania .
-
Przewiń w prawo, aż zobaczysz kolumnę o nazwie Dodaj nowe pole. Kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, a następnie wpisz nazwę pola.
Podczas pierwszego wprowadzania danych w kolumnie program Access ustawia typ danych.
Dodawanie pola do formularza lub raportu
Po dodaniu pola do tabeli możesz je dodać do formularza lub raportu.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy formularz lub raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.
-
Na karcie Formatowanie w grupie Formanty kliknij pozycję Dodaj istniejące pola.
-
Przeciągnij odpowiednie pole z listy pól do formularza lub raportu.
