Branża finansowa jest bardzo regulowaną częścią większości gospodarki. Do firm w przemyśle usług finansowych obowiązują szereg przepisów lokalnych, krajowych i regionalnych.
W przypadku małej firmy może być ona kosztowna i złożona w celu zachowania zgodności z tymi przepisami. Microsoft 365 ułatwia i niedrogie dzięki udostępnieniu wszystkich odpowiednich narzędzi w jednym miejscu, aby pomóc firmie zaspokoić zgodność branży finansowej.
Ochrona przed zagrożeniami w trybie online i zabezpieczenia poczty E-mail
Microsoft 365 korzysta z zaawansowanej ochrony przed zagrożeniami (ATP), która automatycznie skanuje wszystkie wiadomości e-mail oraz załączniki wiadomości e-mail. Program jest używany do wykrywania złośliwych lub podejrzanych linków. Jeśli ta wiadomość e-mail zawiera takie linki, ATP przestaje jej klikać.
Ponadto Microsoft 365 również skanuje wszystkie hiperlinki w plikach programów Word, Excel i PowerPoint. Zapewnia to, że przed uzyskaniem dostępu do danych i ich zainfekowaniem lub kradzieżą wszystkie potencjalne złośliwe oprogramowanie zostanie zatrzymane. Zapewnia również integralność i bezpieczeństwo komunikacji internetowej i powiązanych danych.
Inspekcja skrzynek pocztowych i śledzenie aktywności
Skrzynki pocztowe firmy zawierają poufne informacje o firmie i użytkownikach. Ważne jest, aby upewnić się, że nie ma dostępu do tych informacji. Funkcja rejestrowania inspekcji skrzynki pocztowej umożliwia śledzenie osób, które mają dostęp do skrzynki pocztowej, oraz wykonywanych przez nich czynności.
Możesz zdefiniować użytkowników i działania, które chcesz śledzić. Na przykład możesz zdecydować, czy chcesz śledzić, kiedy wiadomość e-mail jest usuwana, czy przenoszona. Możesz również określić, czy mają być śledzone działania administratora, użytkowników, właścicieli i innych osób, które mają dostęp do skrzynki pocztowej.
Po włączeniu tej funkcji wszystkie wpisy dziennika są przechowywane w skrzynce pocztowej. Każdy wpis zawiera adres IP, nazwę hosta i inne szczegóły. Jeśli wiadomość e-mail zostanie przeniesiona z oryginalnego położenia, wpis dziennika zawiera folder docelowy. Domyślnie wszystkie wpisy dziennika są zachowywane przez 90 dni. Ustawienia można zmodyfikować, jeśli mają być przechowywane przez dłuższy okres.
Poczta e-mail i szyfrowanie danych
Bardzo efektywne narzędzie umożliwiające uzyskanie bezpieczeństwa poczty e-mail to szyfrowanie. Szyfrowanie zapewnia, że tylko autoryzowana osoba może odszyfrować i odczytać wiadomość e-mail. Nawet jeśli osoba nieupoważniona uzyskuje dostęp do zaszyfrowanej wiadomości e-mail, nie może jej odszyfrować i odczytać. Podobnie można też poprawić zabezpieczenia przechowywanych danych, takich jak dokumenty, szyfrując je.
Microsoft 365 umożliwia szyfrowanie wiadomości e-mail oraz innych form cyfrowych danych. Spowoduje to dodanie dodatkowej warstwy zabezpieczeń. Szyfrowania można używać w ramach szerszej strategii ochrony danych.
Centrum zbierania elektronicznych materiałów dowodowych
Dzisiejsze firmy są procesem, są obsługiwane i przechowywane są bardzo wiele informacji elektronicznych. Te dane mogą być używane do podejmowania lepszych decyzji w firmie. Jednak w razie potrzeby można w ten sposób łatwiej identyfikować, lokalizować, wyszukiwać i znajdować odpowiednie informacje.
Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych to zaawansowana funkcja Microsoft 365. Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych umożliwia przeszukiwanie wszystkich typów informacji przechowywanych elektronicznie (ESI). Ta funkcja pozwala zbierać, archiwizować i przeszukiwać najbardziej odpowiednie dane z wielu źródeł. W ramach zbierania elektronicznych materiałów dowodowych można przeszukiwać różne składniki Microsoft 365. Te składniki obejmują program Skype dla firm, witryny usługi SharePoint Online, skrzynki pocztowe programu Exchange Online, aplikację Microsoft Teams i grupy Microsoft 365.
Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych może także identyfikować wpisy dotyczące mediów społecznościowych, poczty głosowej, wiadomości czatu, plików do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i SMS-ów. Następnie możesz przechowywać i archiwizować te dane w sposób zgodny z systemem Microsoft 365.
Twoja firma może prowadzić do sytuacji prawnej, w której trzeba znaleźć i przekazać odpowiednie ESI do władz. Zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych ułatwia Ci wyszukiwanie, umożliwiając przeszukiwanie, Znajdowanie i zbieranie tych informacji w jednym miejscu. Możesz organizować wyniki wyszukiwania w różnych przypadkach i udostępniać je innym udziałowcom.
Zaawansowane zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych
Zaawansowane zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych umożliwia przechowywanie zduplikowanych kopii danych w oddzielnym miejscu w łatwo pobranym formacie, a także pozwala na indeksowanie danych w celu szybkiego i łatwego odnajdowania. Używa funkcji inteligentnej nauki maszyn do dokładnego identyfikowania różnych typów danych. Analizuje również dane niestrukturalne i Digs je w celu znalezienia odpowiednich informacji.
Używając zaawansowanej zbierania elektronicznych materiałów dowodowych, można upewnić się, że dane organizacji są przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe wyszukiwanie w razie potrzeby.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe
Hasła są tradycyjnie używane do uwierzytelniania użytkowników w usługach online. Ale hasła są łatwe do złamania. Wszyscy eksperci w zakresie bezpieczeństwa zgadzają się, że uwierzytelnianie wieloskładnikowe może znacząco ulepszyć zabezpieczenia cyfrowe.
Funkcja MFA używa wielu metod uwierzytelniania i dodaje więcej warstw zabezpieczeń. Jest on wykorzystywany w celu zwiększenia bezpieczeństwa systemów biznesowych, skrzynek pocztowych, ważnych dokumentów i wszelkich usług online wymagających logowania.
Istnieje wiele sposobów dodawania MFA. Są to, między innymi:
-
Telefon: podczas logowania otrzymujesz rozmowę telefoniczną lub wiadomość SMS z kodem weryfikacyjnym.
-
Aplikacja: pobierzesz aplikację dla urządzeń przenośnych. Po zalogowaniu się Użyj aplikacji w celu wygenerowania kodu. Ten kod umożliwia następnie zalogowanie się do usługi online.
Microsoft 365 oferuje funkcje umożliwiające włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego. Za pomocą uwierzytelniania MFA można zagwarantować, że dostęp do usług Microsoft 365 będą mieli tylko autoryzowani użytkownicy. Chroni to ważne dane biznesowe przed nieprawidłowymi rąk. Zapewnia także zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i integralności.
Ochrona przed utratą danych
Za pomocą funkcji ochrony przed utratą danych (DLP, Microsoft 365 Data) można w łatwy sposób rejestrować całą odpowiednią komunikację elektroniczną i zapewnić, że nieupoważnione osoby nie będą mogli uzyskać dostępu do informacji poufnych. Funkcja DLP zapewnia, że ważne informacje i dokumenty organizacji nie będą wyciekać. W centrum zgodności usługi Microsoft 365 Security & można wybierać różne zasady DLP.
Jeśli na przykład osoba w Twojej organizacji usiłuje wysłać wiadomość e-mail z informacjami osobistymi, możesz zablokować tę wiadomość e-mail lub wysłać do niej alert. Podobnie można wykrywać i monitorować informacje, takie jak numery kart kredytowych i numery PESEL. Funkcja DLP jest w stanie identyfikować poufne informacje dotyczące wszystkich usług Microsoft 365 używanych przez organizację.
Dzięki funkcji DLP można po prostu blokować wszelkie wiadomości e-mail wysyłające takie informacje. Możesz również uniemożliwić użytkownikom przekazywanie poufnych danych do magazynu w chmurze lub innych usług online.
Zapewnia to, że krytyczne informacje nie są przeciekami spoza organizacji. Regulaminy finansowe z sekund i innych władz posiadają przedsiębiorstwo odpowiedzialne za nieszczelność danych. Zablokowanie takich przecieków jest możliwe tylko w sposób bardziej skuteczny.
Zarządzanie urządzeniami przenośnymi
Pracownicy używają obecnie różnych urządzeń przenośnych, takich jak iPhone, Android, iPad i Windows Phone. Używają one tych urządzeń do uzyskiwania dostępu Microsoft 365 skrzynek pocztowych i innych usług online.
Microsoft 365 oferuje funkcję kompleksowego zarządzania urządzeniami przenośnymi (MDM). Za pomocą tej funkcji możesz przejrzeć poszczególne urządzenia i sprawdzić, czy jest ono zgodne z zasadami organizacji. Jeśli jest zgodna, możesz zarejestrować urządzenie, aby móc uzyskać dostęp do usług Microsoft 365. Po zarejestrowaniu urządzenia możesz regularnie przeglądać je, aby upewnić się, że pozostaje zgodna.
Możesz również dodać i zmienić zasady zabezpieczeń dotyczące tych urządzeń. Jeśli zarejestrowane urządzenie zostanie skradzione lub zgubione, możesz je zdalnie wyczyścić, aby upewnić się, że ważne dane nie znajdują się w nieprawidłowych ręceach.
Oprogramowanie MDM gwarantuje, że wszyscy pracownicy lub pracownicy w organizacji uzyskują dostęp do usług online w bezpieczny sposób.
Ciągła zgodność
Przepisy finansowe zmieniają się i rozwijają razem z czasem. Oznacza to, że Twoja organizacja może potrzebować czasu na zorganizowanie strategii zgodności w czasie. Jest to nazywane ciągłą zgodnością. Ciągła zgodność oznacza regularne monitorowanie i sprawdzanie pozycji zgodności. Możesz również przyjąć nowe standardy i technologie INFORMATYCZNe, aby zapewnić bezpieczeństwo i zgodność systemów.
Microsoft 365 ma więcej niż 1000 kontrolki i kontrole na miejscu. Umożliwiają one Microsoft 365 szybszego rozwijania i zmieniania w momencie tworzenia nowych reguł lub standardów. Microsoft 365 jest również zgodny z wieloma ważnymi standardami i regulacjami globalnymi. usługiMicrosoft 365 mogą pomóc w zapewnieniu, że dane i procesy pozostają zgodne z nowymi przepisami i normami.
Firma Microsoft przegląda Microsoft 365 i inne dane produktu na bieżąco. Pozwala to na rozwój produktów przez implementację nowych standardów klientów i branż, które pomagają zapewnić stałą zgodność.
Wnioski
Korzystając z powyższych funkcji, możesz nagrywać, gromadzić, archiwizować i obsługiwać dane w bezpieczny i bezpieczny sposób. Zasady zgodności można też definiować i implementować przy użyciu Microsoft 365.
Microsoft 365 działa na wielu urządzeniach. Jest to niesamowicie łatwe w obsłudze i zapewnia pełną kontrolę nad połączonymi urządzeniami i danymi organizacyjnymi.
