Criar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

Pode adicionar um tipo especial de coluna a uma lista ou biblioteca nativa denominada coluna de dados externos. Esta coluna permite-lhe combinar uma coluna de dados de uma origem de dados externa com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Uma vez que uma coluna de dados externos é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todas as funcionalidades de lista ou biblioteca relacionadas funcionam, incluindo controlo de versões, aprovações, dar entrada e dar saída e anexos de ficheiros.

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

O que pretende fazer?

• Antes de começar
• Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos
• Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca
• Atualizar uma coluna de dados externos
• Atualizar uma coluna de dados externos

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:

Preparar a origem de dados externa Um administrador poderá ter de criar uma conta e fornecer permissões à origem de dados para garantir que as pessoas certas têm acesso aos dados e que os dados não acabam nas mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador também pode querer criar tabelas, vistas, consultas específicas, etc. para limitar os resultados ao que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador tem de ativar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio e o Serviço de Arquivo Seguro.

Configurar os Serviços de Arquivo Seguro Um administrador tem de fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a origem de dados externa, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.

Configurar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio Um administrador tem de garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para o arquivo de metadados de Conectividade a Dados de Negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para obter os dados da origem de dados externa.

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Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos

As secções seguintes descrevem algumas utilizações práticas da adição de uma coluna de dados externos a uma lista ou biblioteca.

Contratos de cliente e informações de contacto Tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de clientes. No entanto, todas as informações do cliente são mantidas numa aplicação de Linha de Negócio (como SAP ou Microsoft CRM) que tem uma origem de dados externa aos produtos SharePoint. Gostaria de controlar os contratos do cliente na biblioteca de documentos, mas certifique-se de que as informações relacionadas do cliente estão atualizadas e não duplicadas desnecessariamente. Pode fazê-lo ao adicionar uma ou mais colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome de cliente e o número de telefone adequados a cada contrato armazenado na biblioteca. A coluna de dados externos facilita a introdução ou atualização das informações corretas e obtém automaticamente as informações do cliente a partir da origem de dados externa. Neste cenário, também pode criar um documento estruturado Word que promove os valores das colunas de dados externos para um documento Word para que possa editar os valores no Painel de Informações do Documento ou através da utilização de controlos de conteúdo Word.

Dados básicos do produto com imagens Criou uma biblioteca de imagens que contém fotografias dos produtos que a sua organização vende. Adiciona uma coluna de dados externos à biblioteca que acede ao nome do produto, ao código do produto e ao preço atual a partir de uma base de dados externa. No entanto, garante que, quando o tipo de conteúdo externo é criado, os dados externos são só de leitura. As regras e os processos da sua empresa exigem que sejam efetuadas quaisquer alterações às informações do produto através do sistema de bases de dados. No entanto, agora, mais pessoas na sua organização podem ver facilmente todas as informações comuns do produto numa vista de biblioteca.

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Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

1. Navegue para o site do SharePoint e, em seguida, navegue para a lista ou biblioteca.

   Nota

   Não pode adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.

2. Clique emDefinições de Lista ou Lista de Bibliotecas> ou Definições da Biblioteca.

3. Na secção Colunas , clique em Criar Coluna.

4. Introduza o nome da coluna, como Cliente e, em seguida, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipos de Conteúdo Externo e, em seguida, selecione o item adequado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo CustomerCRM.

6. Decida como pretende processar quaisquer ações definidas para o tipo de conteúdo externo ao efetuar um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para apresentar um menu de uma ou mais ações, clique em Apresentar o menu de ações.
   • Para fazer com que a coluna de dados externos execute a ação predefinida quando selecionada, clique em Ligar esta coluna à Ação Predefinida do tipo de conteúdo externo.

7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campo específicos, como CustomerName e PhoneNumber.

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Atualizar uma coluna de dados externos

1. Navegue para o site do SharePoint e, em seguida, navegue para a lista ou biblioteca.
2. Adicione ou edite um item na lista ou as propriedades da biblioteca de documentos.
3. Na caixa de texto da coluna de dados externos, por exemplo, nome do cliente, clique no Seletor de Itens de Dados Externos.
   O autor do tipo de conteúdo externo tem de definir como funciona o Seletor de Itens de Dados Externos ao selecionar um campo de identidade adequado e ao criar um ou mais filtros para que possa localizar rapidamente o valor correto. Se não for este o caso, contacte o autor do tipo de conteúdo externo ou o administrador para obter assistência.
4. Na caixa de diálogo, selecione a entrada adequada, por exemplo , Nancy Davolio e, em seguida, clique em OK.

Os dados são atualizados na lista externa e na origem de dados externa.

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Atualizar uma coluna de dados externos

Por motivos de desempenho, os dados numa coluna de dados externos são colocados em cache num servidor ou serviço e podem não apresentar os valores mais recentes do sistema de dados externos. Para garantir que os dados externos apresentados estão atualizados, pode atualizar a coluna de dados externos. No entanto, tenha cuidado ao fazer uma operação de atualização, uma vez que pode demorar muito tempo, dependendo da forma como os dados externos são configurados.

1. Navegue para o site do SharePoint e, em seguida, navegue para a lista ou biblioteca.
2. No cabeçalho da coluna de dados externos, clique em Atualizar.
3. Na página Atualizar, decida se pretende atualizar apenas a pasta atual ou a pasta atual e todas as respetivas subpastas.
4. Clique em OK.

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