Este artigo fornece uma descrição geral de alguns dos principais conceitos relacionados com o trabalho com as novas funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server. Aborda como as novas funcionalidades de metadados geridos fornecem suporte para a implementação de taxonomias formais através de termos geridos. Também explica como funcionam as etiquetas sociais e como se relacionam com funcionalidades de metadados geridos, como termos geridos e palavras-chave empresariais.
Neste artigo
Funcionalidades de metadados geridos
As novas funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server são ativadas por uma nova aplicação do Serviço de Metadados Geridos que fornece suporte para duas coisas importantes:
- Publicação de Tipo de Conteúdo A partilha de tipos de conteúdo entre coleções de sites e aplicações Web. Para obter mais informações sobre a publicação de tipos de conteúdo, consulte Introdução aos tipos de conteúdo e publicação de tipos de conteúdo.
- Taxonomias A criação e gestão de coleções hierárquicas de termos geridos centralmente (denominados conjuntos de termos) que podem ser utilizados como atributos para itens em sites do SharePoint. Estes conjuntos de termos podem ser partilhados entre coleções de sites e aplicações Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e geridos através de uma funcionalidade denominada Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos.
Termos e conceitos-chave
Existem vários termos e conceitos fundamentais que são úteis para compreender ao trabalhar com as diferentes funcionalidades de metadados no SharePoint Server. Compreender estes conceitos irá ajudá-lo a compreender as informações conceptuais explicadas mais adiante neste artigo e noutros artigos sobre as funcionalidades de metadados geridos.
Taxonomia
Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, etiquetas ou termos organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerida centralmente por um ou mais indivíduos. A Classificação Industrial Padrão Internacional (ISIC), desenvolvida pelas Nações Unidas, é um exemplo famoso de uma taxonomia industrial que é utilizada para classificar dados económicos. As taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura lógica hierárquica de metadados que pode ser utilizada para classificar informações de forma consistente.
Peopleonomy
Uma peopleonomia é a classificação que resulta quando os utilizadores do Web site aplicam palavras, etiquetas ou termos a conteúdos de forma colaborativa num site. Se já viu uma nuvem de etiquetas num Web site, então viu uma visualização de uma peopleonomia. A figura abaixo mostra uma Peça Web Nuvem de Etiquetas num site do SharePoint. Uma abordagem baseada em peopleonomy aos metadados pode ser útil porque toca nos conhecimentos e conhecimentos dos utilizadores do site e criadores de conteúdos e permite que a classificação de conteúdos evolua com as necessidades e interesses empresariais em mudança dos utilizadores.
Conjunto de termos
Um Conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.
Consoante o local onde é criado um conjunto de termos, o respetivo âmbito pode ser local ou global:
- Os conjuntos de termos locais são criados no contexto de uma coleção de sites e só estão disponíveis para utilização (e visíveis) para os utilizadores dessa coleção de sites. Por exemplo, se adicionar uma coluna de metadados geridos a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para esta coluna, o conjunto de termos é local para a coleção de sites que contém esta lista ou biblioteca.
- Os conjuntos de termos globais estão disponíveis para utilização em todos os sites que subscrevem uma aplicação específica do Serviço de Metadados Geridos.
Os conjuntos de termos podem ser configurados para serem fechados, o que significa que os utilizadores não podem adicionar-lhes novos termos quando estão a introduzir um valor para uma coluna mapeada para o conjunto de termos. Em alternativa, podem ser configurados para serem abertos, o que significa que os utilizadores podem adicionar novos termos ao conjunto de termos quando estiverem a atualizar o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.
Termo
Um termo é um item individual dentro de um conjunto de termos e é uma palavra ou expressão específica que pode ser associada a um item num site do SharePoint Server. Um termo tem um ID exclusivo e pode ter muitas etiquetas de texto diferentes (sinónimos). Se estiver a trabalhar num site multilingue, também pode ter etiquetas em idiomas diferentes.
Existem dois tipos de termos:
Termos geridos
Os termos geridos são normalmente predefinidos e organizados num termo hierárquico definido por um Administrador de Arquivo de Termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados geridos.
Palavras-chave empresariais
Uma palavra-chave empresarial é uma palavra ou expressão que é adicionada aos itens num site do SharePoint. As palavras-chave empresariais são organizadas num único conjunto de termos não hierárquico na Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos denominada conjunto de Palavras-chave. Uma vez que os utilizadores podem normalmente adicionar qualquer palavra ou expressão a um item como uma palavra-chave, as palavras-chave empresariais podem ser utilizadas para etiquetagem de estilo de peopleonomia. Os administradores do arquivo de termos, ou outras pessoas com permissão para gerir metadados, podem optar por mover palavras-chave para fora do conjunto de termos Palavras-chave e para um conjunto de termos geridos específico, altura em que as palavras-chave ficarão disponíveis no contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores do arquivo de termos também podem optar por fechar o conjunto palavras-chave, para que os utilizadores não possam submeter novas palavras-chave e estejam restritos à utilização de palavras-chave existentes.
Agrupar
Os grupos definem limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que partilham todos os requisitos de segurança comuns. Apenas os utilizadores designados como contribuidores de um grupo específico podem gerir conjuntos de termos que pertencem ao grupo ou criar novos conjuntos de termos no mesmo. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que terão necessidades de acesso ou segurança exclusivas.
Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos
A Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos é a ferramenta que os taxonomistas, administradores ou outros indivíduos que gerem taxonomias podem utilizar para criar, importar e gerir conjuntos de termos e os termos dentro dos mesmos. A ferramenta Gestão de Arquivo de Termos apresenta todos os conjuntos de termos globais e todos os conjuntos de termos locais disponíveis para a coleção de sites a partir da qual acede à Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos.
Coluna Metadados Geridos
A coluna Metadados Geridos é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os utilizadores do site ou proprietários de conteúdos possam selecionar valores de um conjunto de termos geridos específico e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna metadados geridos pode ser configurada para mapear para um conjunto de termos existente ou pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna metadados geridos, esse conjunto de termos será um conjunto de termos local que está disponível apenas para utilização na coleção de sites onde foi criado.
Coluna Palavras-chave empresariais
A coluna Palavras-chave empresariais é uma coluna que pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os utilizadores marquem itens com palavras ou expressões que escolham. É uma coluna com múltiplos valores por predefinição. Quando os utilizadores escrevem uma palavra ou expressão na coluna, são apresentadas sugestões de escrita antecipada, que podem incluir itens de conjuntos de termos geridos e do conjunto de termos Palavras-chave. Os utilizadores podem selecionar um valor existente ou introduzir algo novo (se o conjunto de termos Palavras-chave tiver sido configurado para estar aberto a adições de utilizadores).
Etiquetas de rede social
As etiquetas de rede social são palavras ou expressões que os utilizadores do site podem aplicar aos conteúdos num site do SharePoint para ajudá-los a categorizar informações de formas que lhes sejam relevantes. As etiquetas de rede social também podem ser aplicadas a URLs fora de um site do SharePoint. As etiquetas de redes sociais suportam etiquetas baseadas em peopleonomia. Uma etiqueta de rede social é composta por ponteiros para três tipos de informações:
- uma identidade de utilizador
- um URL de item
- um termo
Estes ponteiros são armazenados no Social Tagging Store que faz parte da aplicação Serviço de Perfis de Utilizador. Tecnicamente, as etiquetas sociais não fazem parte das funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server, mas ligam-se às funcionalidades de metadados geridos de duas formas importantes que ajudam a suportar a utilização consistente de metadados numa organização. O termo parte de uma etiqueta de rede social aponta para um termo no conjunto Palavras-chave do Arquivo de Termos para uma das aplicações do Serviço de Metadados Geridos às quais um site está ligado.
Por exemplo, quando cria uma nova etiqueta de rede social, tem a opção de selecionar a partir dos termos existentes, que podem incluir termos geridos, bem como palavras-chave empresariais. Se selecionar um destes termos existentes, a etiqueta de rede social contém um ponteiro para esse termo. Se optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca foi utilizado anteriormente, é criada uma nova palavra-chave para o mesmo no conjunto de termos Palavras-chave no Arquivo de Termos e a nova etiqueta de rede social aponta para este termo.
Desta forma, as palavras-chave utilizadas nas etiquetas de rede social são adicionadas ao conjunto de termos Palavras-chave visível na Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos (se ainda não existirem) e podem ser geridas pelos administradores do Arquivo de Termos. Além disso, quando os utilizadores aplicam palavras-chave empresariais ou termos geridos ao conteúdo ao atualizar uma coluna Palavras-chave Empresariais ou Metadados Geridos, as etiquetas sociais podem ser criadas automaticamente para que estes termos fiquem visíveis como etiquetas em newsfeeds, nuvens de etiquetas ou perfis de O Meu Site. Os proprietários de listas ou bibliotecas podem ativar ou desativar a publicação de metadados ao atualizar as Definições de Metadados e Palavras-chave da Empresa para uma lista ou biblioteca.
Quando adiciona uma etiqueta de rede social a um item, pode especificar se pretende tornar a sua identidade e o URL do item privados, mas o termo, que está armazenado no Arquivo de Termos, é sempre público.
A identificação social é útil porque permite que os utilizadores do site melhorem a deteção de conteúdos e informações num site.
Para obter mais informações sobre as implicações de privacidade e segurança da identificação social, veja Implicações de privacidade e segurança da identificação social.
Etiquetagem
No seu sentido mais genérico, a identificação pode referir-se simplesmente ao ato de aplicar metadados a um item, quer se trate de metadados geridos ou de uma etiqueta social. Neste artigo, a "etiqueta" do verbo é utilizada neste sentido e não se restringe a etiquetas sociais.
Cenários de metadados: de taxonomias a peopleonomies
As funcionalidades de gestão de metadados no SharePoint Server suportam uma série de abordagens à gestão e utilização de metadados. Imagine este intervalo como uma espécie de continuum. Numa das extremidades deste continuum, existem taxonomias, que são grupos formais, geridos centralmente e hierárquicos de termos. Na outra extremidade deste intervalo, existem peopleonomies, que são as classificações de colaboração que resultam quando as pessoas aplicam etiquetas livremente aos conteúdos.
O SharePoint Server suporta ambos os extremos deste continuum, bem como pontos ao longo do caminho. Numa das extremidades do continuum, pode implementar taxonomias formais através de termos geridos e conjuntos de termos. No outro extremo, existe suporte para palavras-chave empresariais e etiquetas sociais, ambas que permitem aos utilizadores do site etiquetar conteúdo com palavras-chave à sua escolha.
Entre estes extremos, pode aplicar graus flexíveis de estrutura e controlo aos metadados e pode ajustar o âmbito no qual aplica este controlo ao optar por torná-lo global entre sites ou locais a sites específicos. Por exemplo, tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para serem fechados ou abertos a contribuições do utilizador. Pode optar por utilizar palavras-chave empresariais e etiquetas sociais em conjunto com termos geridos ou não. O SharePoint Server permite que as organizações combinem as vantagens das taxonomias formais e geridas com os benefícios dinâmicos da identificação social de formas personalizadas.
O diagrama seguinte ilustra como diferentes tipos de soluções baseadas no SharePoint podem exigir diferentes abordagens aos metadados com base nas necessidades empresariais.
Benefícios dos metadados geridos
Existem várias vantagens em utilizar metadados geridos em todos os sites numa organização:
Utilização consistente de metadados As funcionalidades de metadados geridos no SharePoint Server permitem-lhe aplicar graus de controlo ajustáveis aos metadados adicionados ao conteúdo. Com conjuntos de termos e termos geridos, pode estabelecer controlo sobre os tipos de termos que estão disponíveis para serem adicionados ao conteúdo e pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Também pode limitar a utilização de palavras-chave empresariais a uma lista específica de palavras-chave ao configurar o conjunto de termos Palavras-chave como fechado.
Quando os mesmos termos são utilizados de forma consistente em todos os sites, é mais fácil criar processos ou soluções robustos que dependem de metadados. Além disso, a experiência do utilizador para trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas, bem como nos programas de cliente do Office facilita a aplicação de metadados consistentes aos respetivos conteúdos por parte dos utilizadores do site.
Melhoramento da deteção de conteúdos Quando o conteúdo em todos os sites numa organização tem metadados consistentes, é mais fácil localizar e aceder a dados e informações empresariais através da pesquisa. As novas funcionalidades de pesquisa, como o painel de refinamento, que é apresentado no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os utilizadores filtrem os resultados da pesquisa com base nos metadados.
Além disso, pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os utilizadores criem vistas dinâmicas de informações com base em campos de metadados específicos. Os utilizadores podem navegar nas bibliotecas por pasta ou por dinâmica de metadados e, em seguida, podem refinar os resultados através de Filtros de Chave adicionais.
Maior flexibilidade As funcionalidades de metadados geridos tornam mais fácil para os Administradores do Arquivo de Termos (ou outros indivíduos com permissão para atualizar metadados geridos) manter e adaptar os metadados à medida que as necessidades empresariais evoluem. Pode atualizar um conjunto de termos facilmente na ferramenta Gestão de Arquivo de Termos e os termos novos ou atualizados ficarão automaticamente disponíveis para utilização sempre que estiver disponível uma coluna de Metadados Geridos associada a esse conjunto de termos. Se intercalar vários termos num único termo, o conteúdo etiquetado com estes termos é atualizado automaticamente para refletir esta alteração. Pode especificar vários sinónimos (ou etiquetas) para termos individuais. Se o seu site for multilingue, também pode especificar etiquetas multilingues para termos individuais.
Gerir metadados
Planear e configurar metadados geridos
A sua organização poderá querer realizar algum planeamento antes de começar a utilizar as funcionalidades de metadados geridos. O grau de planeamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controlo que pretende impor aos metadados.
Se quiser permitir que os utilizadores ajudem a desenvolver a sua taxonomia, pode simplesmente pedir aos utilizadores para adicionarem palavras-chave aos itens e, em seguida, organizá-las em conjuntos de termos, conforme necessário.
Se a sua organização quiser utilizar conjuntos de termos geridos para implementar taxonomias predefinidas formais, os principais intervenientes com um interesse investido na estrutura da taxonomia têm de colaborar para planear e desenvolver os conjuntos de termos e termos a utilizar. Para obter mais informações sobre este processo de planeamento, veja Planear termos e conjuntos de termos. Para obter mais informações sobre como configurar uma aplicação do Serviço de Metadados Geridos, veja Administração de metadados geridos.
Depois de os principais intervenientes na organização chegarem a acordo sobre os conjuntos de termos necessários, pode utilizar a Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos para importar ou criar os seus conjuntos de termos e gerir e manter os conjuntos de termos à medida que os utilizadores começam a trabalhar com os metadados. Se uma aplicação do Serviço de Metadados Geridos tiver sido configurada para a sua aplicação Web e for um administrador da Coleção de Sites ou um Administrador de Arquivo de Termos designado, pode aceder à Ferramenta de Gestão de Arquivos de Termos ao clicar em Definições do Site no menu Ações do Site e, em seguida, clicar em Gestão de Arquivo de Termos em Administração de Sites.
Criar e gerir conjuntos de termos
A Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos fornece um controlo de árvore que pode utilizar para realizar a maioria das tarefas. A sua função de utilizador para esta ferramenta determina as tarefas que pode realizar. Para trabalhar na Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos, tem de ser Administrador de Farm, Administrador de Arquivo de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gestor de Grupo ou Contribuidor para conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre estas funções, veja Funções de metadados geridos.
Para efetuar ações num item dentro da hierarquia, aponte para o nome da aplicação do Serviço de Metadados Geridos, grupo, conjunto de termos ou termo que pretende modificar, clique na seta que é apresentada e, em seguida, utilize o menu para selecionar as ações pretendidas.
Por exemplo:
Se for Um Administrador de Arquivo de Termos, pode criar ou eliminar grupos numa aplicação do Serviço de Metadados Geridos.
Se for Administrador de Arquivo de Termos ou Gestor de Grupos, pode criar, importar ou eliminar conjuntos de termos dentro de um grupo. Os contribuidores do conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.
Se for Um Administrador de Arquivo de Termos, um Gestor de Grupo ou um Contribuidor de conjunto de termos, pode criar ou reutilizar termos num conjunto de termos, bem como copiar, mover ou eliminar um conjunto de termos selecionado.
Se for Um Administrador de Arquivo de Termos, um Gestor de Grupo ou um Contribuidor de conjunto de termos, pode criar uma cópia, reutilização, intercalação, preterição, movimentação ou eliminação de termos individuais num conjunto de termos.
Em cada nível da hierarquia, pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo através do painel Propriedades que é apresentado à direita do controlo de árvore arquivo de termos.
Por exemplo, se estiver a configurar um conjunto de termos, pode utilizar o painel Propriedades para especificar detalhes como Nome, Descrição, Proprietário, Contacto e Intervenientes. Pode especificar se pretende que um conjunto de termos seja aberto ou fechado a novas submissões de utilizadores. Também pode especificar se pretende que o conjunto de termos esteja disponível para identificação. Se optar por tornar um conjunto de termos indisponível para etiquetagem, este não estará visível para a maioria dos utilizadores. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, poderá optar por ficar indisponível para identificação.
Aplicar metadados
Etiquetar conteúdo com termos geridos
Se uma coluna metadados geridos tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdos podem etiquetar os respetivos conteúdos com termos geridos a partir de um conjunto de termos específico, editando as propriedades de um item de lista ou biblioteca e, em seguida, atualizando os campos relevantes no formulário Editar Propriedades do item ou documento. As colunas de Metadados Geridos são fáceis de identificar porque apresentam um ícone de etiquetas que pode ser utilizado para iniciar a caixa de diálogo do seletor de termos.
Pode utilizar o seletor de termos para selecionar um termo a partir da hierarquia de um conjunto de termos. Isto é útil se não estiver familiarizado com os termos que podem estar disponíveis. Se um conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna de metadados geridos para o mesmo permitir valores de preenchimento, poderá ter a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Em alternativa, pode simplesmente ter a opção de enviar feedback para o contacto designado para o conjunto de termos.
Quando pode começar a escrever o termo que pretende, os termos disponíveis são-lhe automaticamente sugeridos com base no que começa a escrever e pode selecionar o que pretende. Poderá ver informações entre parênteses retos após o termo que indica o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isto pode ajudá-lo a escolher entre termos semelhantes.
Se forem sugeridos termos duplicados ou semelhantes, também poderá ver texto descritivo que o Administrador do Arquivo de Termos configurou para o termo para ajudar os utilizadores a efetuar as seleções adequadas.
Etiquetar conteúdo com palavras-chave empresariais
Se uma coluna Palavras-chave Empresariais tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, os proprietários de conteúdos (ou qualquer pessoa com permissões de Contribuição para a lista ou biblioteca) podem etiquetar conteúdo com termos ou palavras-chave geridos disponíveis ao editar as propriedades de um item de lista ou biblioteca e escrever as palavras-chave pretendidas no campo Palavras-chave Empresariais . Se existir um termo semelhante ou correspondente, será sugerido e pode selecioná-lo. Em alternativa, pode adicionar uma nova palavra-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave tiver configurado para estar aberto a novos termos. O campo Palavras-chave Empresariais tem vários valores, pelo que pode adicionar várias palavras-chave a um item.
Etiquetar conteúdo com etiquetas de rede social
Se a funcionalidade de etiquetagem social tiver sido ativada, pode etiquetar conteúdos num site do SharePoint que lhe sejam relevantes ou interessantes. Para etiquetar uma página, pode utilizar o ícone de etiqueta que é apresentado na parte superior da página.
Para etiquetar documentos ou listar itens, pode utilizar o comando de etiqueta que é apresentado no separador Biblioteca ou Lista do friso.
Quando começar a escrever a etiqueta ou etiquetas que pretende aplicar, pode selecionar a partir de palavras-chave ou termos geridos existentes ou pode adicionar novas palavras-chave, se o conjunto de termos Palavras-chave estiver aberto.
Também tem a opção de etiquetar conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, ao adicionar a Ferramenta de Notas e Etiquetas do SharePoint ao seu browser. Para obter mais informações sobre a identificação de sites externos, consulte Introdução a O Meu Site.
Para obter mais informações sobre as funcionalidades de etiquetagem social, consulte os tópicos Utilizar etiquetas e notas para partilhar informações com colegas .