Planear tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint

Aplica-se A
SharePoint Server 2013 SharePoint Foundation 2013

Resumo: Saiba como integrar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho na sua solução de gestão de documentos do SharePoint 2013.

Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho e fornece orientações sobre como planear integrá-los na sua solução de gestão de documentos do SharePoint Server 2016. Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras definições para uma categoria de itens ou documentos numa lista ou biblioteca de documentos do SharePoint Server 2016. Os tipos de conteúdo permitem-lhe gerir as definições de uma categoria de informações de uma forma centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite-lhe anexar um processo de negócio a itens no SharePoint Server 2016.

Neste artigo:

Antes de utilizar a folha de cálculo Tipo de conteúdo e planeamento de fluxos de trabalho (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluída neste artigo para planear os seus tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, certifique-se de que leu Identificar utilizadores e analisou a utilização de documentos no SharePoint 2013 e concluiu as folhas de cálculo "Analisar utilização de documentos" e "Participantes do documento" associadas a esse artigo.

Descrição geral do tipo de conteúdo

Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar o seguinte:

  • Propriedades a associar a itens do respetivo tipo.
  • Metadados a associar a itens do respetivo tipo.
  • Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens do respetivo tipo.
  • Políticas de gestão de informações para associar a itens do respetivo tipo.
  • Modelos de documentos (para tipos de conteúdo de documentos).
  • Funcionalidades personalizadas.

Pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazê-lo, está a especificar que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo nessa lista ou biblioteca permitirá que os utilizadores criem novos itens desse tipo.

Nota

Também pode associar propriedades, fluxos de trabalho, políticas e modelos diretamente a uma lista ou biblioteca. No entanto, fazê-lo pode limitar estas associações à lista ou biblioteca e não é reutilizável em toda a sua solução. No SharePoint Server 2016, os fluxos de trabalho ao nível do site podem ser associados a várias listas ou bibliotecas.

As bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter os documentos e os gráficos relacionados com um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, aplicam-se os seguintes:

  • Por predefinição, o comando Novo nessa lista ou biblioteca permite que os utilizadores selecionem a partir de todos os tipos de conteúdo disponíveis quando criam um novo item. Os proprietários de tipos de conteúdo podem configurar o comando Novo para apresentar apenas determinados tipos de conteúdo.
  • São apresentadas as colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis.

Pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado tem de ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Depois de ser definido num site, está disponível um tipo de conteúdo personalizado nesse site e em todos os sites abaixo desse site. Para tornar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível numa coleção de sites, defina-o na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior. No SharePoint Server 2016, também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um hub de tipo de conteúdo definido numa instância de serviço de metadados geridos. Quando é criado num hub de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outras coleções de sites que fazem parte de aplicações Web associadas a essa instância de serviço de metadados geridos.

Nota

O serviço metadados geridos e o hub de tipo de conteúdo não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.

Por exemplo, se a sua organização utilizar um modelo de contrato específico, na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior numa coleção de sites, pode criar um tipo de conteúdo que defina os metadados desse contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho necessários para rever e concluir o contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos na sua coleção de sites à qual associe o tipo de conteúdo Contrato incluirá todas estas funcionalidades e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo.

Em sites baseados no SharePoint Server 2016, cada item de lista predefinido ou item de biblioteca, como Contacto, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Quando planeia tipos de conteúdo, pode utilizar estas definições de tipo de conteúdo principal como pontos de partida e basear novos tipos de conteúdo em tipos de conteúdo existentes, conforme necessário.

Os tipos de conteúdo são organizados numa hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herda as respetivas características de outro tipo de conteúdo. Esta herança permite que as classes de documentos partilhem características numa organização e permite que as equipas personalizem estas características para determinados sites ou listas.

Por exemplo, todos os documentos a entregar pelo utilizador numa empresa podem exigir um conjunto de metadados, como o número da conta, o número do projeto e o gestor de projetos. Ao criar um tipo de conteúdo a Entregar do Cliente de nível superior a partir do qual todos os outros tipos de documentos a entregar ao cliente herdam, certifique-se de que as informações necessárias, como números de conta e números de projeto, serão associadas a todas as variantes de documentos a entregar pelo cliente na sua organização. Tenha em atenção que, se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna necessária ao tipo de conteúdo Material a Entregar do Cliente de nível superior, o proprietário do tipo de conteúdo pode propagar as alterações a todos os tipos de conteúdo que herdam da mesma, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos a entregar do cliente.

Integração de propriedades com o Office 2016

No sistema do Microsoft Office, quando um utilizador edita um documento a partir de um servidor de gestão de documentos do SharePoint Server 2016, é apresentado um Painel de Informações do Documento na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento apresenta uma forma editável das propriedades do documento no servidor.

O SharePoint Server 2016 facilita a personalização do formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Quando configura um tipo de conteúdo, pode começar InfoPath 2016, o que gera um formulário de propriedade predefinido baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário predefinido inclui os mesmos controlos, esquema e esquema que InfoPath 2016 utilizaria se não fosse definido um formulário personalizado. Em seguida, pode personalizar e implementar o formulário tal como faria com qualquer outro formulário InfoPath 2016. Por exemplo, pode adicionar o logótipo, tipos de letra e esquema de cores da empresa a um formulário; ligá-la a uma origem de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e estruturar funcionalidades de formulário que estão disponíveis para os utilizadores com base nas respetivas funções.

Juntamente com a edição de propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que utilizam Word 2016 podem inserir propriedades definidas no servidor nos respetivos documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluírem um nome de gestor de projeto, este nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer outro lugar onde o nome seja utilizado no documento. Se um novo gestor de projetos for atribuído a um projeto, a propriedade Gestor de Projetos pode ser atualizada no servidor de gestão de documentos. Este nome atualizado do gestor de projetos será refletido em todas as instâncias desta propriedade que foram inseridas num documento.

Utilizar metadados com tipos de conteúdo

Os metadados são informações sobre um documento que é utilizado para categorizar e classificar os seus conteúdos. Os metadados estão associados a um tipo de conteúdo como uma coluna. Os metadados podem fornecer informações contextuais sobre o seu documento ao associá-lo a um autor, assunto, audiência, idioma, etc. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e procurados pelo motor de Busca do SharePoint.

Os metadados adicionados ao nível da coleção de sites podem ser associados a tipos de conteúdo. Ao utilizar metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar alguns ou todos os metadados do tipo de conteúdo principal ao nível da coleção de sites. Em seguida, podem ser adicionados metadados adicionais a um nível inferior, como um único documento.

Modelos de coluna

Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é uma localização numa lista para armazenar informações. As listas ou bibliotecas são frequentemente apresentadas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da vista associada à lista, as colunas podem aparecer noutros formulários, como dias numa apresentação de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são apresentadas como campos.

Pode definir colunas para utilização em vários tipos de conteúdo. Para tal, crie-os numa galeria de Modelos de Coluna. Existe uma galeria de Modelos de Colunas em cada site numa coleção de sites. Tal como acontece com os tipos de conteúdo, as colunas definidas na galeria Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo do mesmo.

Tipos de conteúdo de pastas

Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta numa lista ou biblioteca. Quando aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo nessa lista ou biblioteca incluirá o tipo de conteúdo da pasta, o que permite que os utilizadores criem pastas desse tipo.

Pode definir vistas numa lista ou biblioteca que só estão disponíveis em pastas de um tipo de conteúdo específico. Isto é útil quando pretende que uma pasta contenha um determinado tipo de documento e quiser que as vistas nessa pasta apresentem apenas colunas relevantes para o tipo de documento contido nessa pasta.

Ao utilizar o modelo de objeto produtos SharePoint, pode personalizar o comando Novo para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um utilizador cria uma nova pasta desse tipo, a pasta seja pré-preenchida com vários ficheiros e documentos com base em modelos armazenados no servidor. Isto é útil, por exemplo, para implementar um tipo de documento composto que requer que múltiplos ficheiros contribuam para um único documento a entregar.

Os conjuntos de documentos são uma funcionalidade no SharePoint Server 2016 que lhe permite utilizar o Office 2016 para gerir materiais a entregar que abrangem vários documentos. Os conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são utilizadas para gerir um único material a entregar ou produto de trabalho, que podem incluir vários documentos em várias localizações. Pode criar conjuntos de documentos com modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server 2016. Também pode personalizar modelos do Conjunto de Documentos para representar os produtos de trabalho relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos também incluem o controlo de versões, o que lhe permite capturar o estado do documento completo definido em vários pontos do ciclo de vida. Para obter mais informações sobre conjuntos de documentos, consulte Planeamento de Conjuntos de Documentos (SharePoint Server 2010).

Planear tipos de conteúdo de documentos

A primeira fase no planeamento de tipos de conteúdo de documento é rever cada tipo de documento listado na sua folha de cálculo Analisar utilização de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente irá funcionar para esse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar as respetivas definições diretamente do tipo de conteúdo do Documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente do tipo de conteúdo Documento. Isto garante que as colunas básicas para os seus tipos de documento, como Título e Criado Por, estão presentes e que pode associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo principal (como Documento) for suficiente, introduza o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da folha de cálculo "Analisar utilização do documento".

Nota

Os tipos de conteúdo principais suportados não incluem ficheiros PDF.

Para obter informações sobre como alterar os tipos de conteúdo principal, transfira o documento técnico "Documentação de orientação para editar tipos de conteúdo predefinidos e colunas de site" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Tipos de conteúdo de lista de planos

Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associados ao tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens desse tipo de conteúdo. Utilize um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para a sua solução. Por exemplo, numa solução de call center para clientes, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, pode ser utilizado um tipo de conteúdo de lista para uniformizar os dados de cada incidente de suporte e controlar o incidente através de um fluxo de trabalho.

Planear fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho implementam processos de negócio em documentos, páginas Web, formulários e itens de lista no SharePoint Server 2016. Podem ser associados a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.

Na gestão de documentos, utilize fluxos de trabalho para encaminhar documentos de pessoa para pessoa para que cada um possa concluir as suas tarefas de gestão de documentos, como rever documentos, aprovar a publicação ou gerir a respetiva disposição. Além disso, utilize fluxos de trabalho personalizados para mover documentos de um site ou biblioteca para outro. Por exemplo, pode estruturar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site para outro quando o documento está agendado para ser arquivado.

O SharePoint Server 2016 inclui o fluxo de trabalho de três estados, que pode utilizar para gerir processos empresariais que controlam o estado de um item através de três estados ou fases. O SharePoint Server 2016 também inclui os seguintes fluxos de trabalho que abordam as necessidades de gestão de documentos:

  • Recolher Comentários Envia um documento para revisão.
  • Aprovação Envia um documento para aprovação, muitas vezes como pré-requisito para publicá-lo.
  • Disposição Gere a expiração e a disposição do documento.
  • Recolher Assinaturas Encaminha um documento para assinaturas.

Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando pretende disponibilizar esse fluxo de trabalho quando esse tipo de conteúdo está a ser utilizado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de nota de encomenda pode exigir a aprovação de um gestor antes de a transação poder ser concluída. Para se certificar de que o fluxo de trabalho Aprovação está sempre disponível quando é iniciada uma nota de encomenda, crie um tipo de conteúdo Nota de Encomenda e associe o fluxo de trabalho Aprovação ao mesmo. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo Nota de Encomenda a todas as bibliotecas de documentos nas quais as encomendas de compra serão armazenadas.

Para planear fluxos de trabalho para a sua solução de gestão de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que pretende implementar e identifique os processos empresariais que têm de estar disponíveis para serem executados em conteúdos desse tipo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que terá de disponibilizar para esse conteúdo.

Segue-se uma tabela de exemplo que analisa fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato.

Processo do contrato Fluxo de trabalho do contrato
Reveja os rascunhos. Recolher comentários
Obtenha a aprovação do gestor e do advogado. Aprovação
Resolver problemas abertos. Controlo de problemas
Obter assinaturas. Recolher assinaturas

Para obter mais informações, veja Fluxo de trabalho no SharePoint 2013.

Folha de cálculo

Utilize a seguinte folha de cálculo para registar as informações abordadas neste artigo:

Fluxo de trabalho no SharePoint 2013Configurar fluxo de trabalho no SharePoint Server 2013SharePoint 2013 para profissionais de TI