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Ao colocar pessoas para trabalharem no seu projeto, lembre-se de que:
Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações gerais da gestão de projetos. |
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Sugestões de gestão de projetos antes de iniciar . . .
Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos, poderá perceber que há mais com que se preocupar do que apenas adicionar tarefas, como quantas pessoas pretende colocar nelas, como contabilizar as férias e as férias das pessoas e como e onde colocar informações pessoais como números de telefone, endereços de e-mail e informações salariais.
Eis algumas dicas para o ajudar a começar.
Saiba que tipos de recursos pode atribuir a tarefas Depois de recolher as informações necessárias sobre as tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos de que irá precisar.
- People recursos São recursos que normalmente consideramos estar a trabalhar em tarefas. Os gestores de projetos geralmente denominam-nos recursos de trabalho, ao contrário de materiais e equipamento.
- Recursos empresariais Estes recursos são recursos de trabalho geridos e partilhados numa organização. Os recursos empresariais são utilizados com o Project Professional.
- Recursos materiais Estes recursos incluem computadores ou máquinas utilizadas para concluir o trabalho em tarefas.
- Recursos genéricos Estes recursos especificam requisitos de pessoal para tarefas e não indivíduos específicos, como carpinteiros ou programadores.
Considere como o número de recursos altera as durações Quando coloca vários recursos numa tarefa, espera-se que a duração de uma tarefa seja reduzida. No entanto, em muitos casos, adicionar pessoas a uma tarefa pode ter o efeito oposto. Pode adicionar custos adicionais, comunicação adicional e outras ineficiências. Por exemplo, o design de uma nova ponte de portagem provavelmente não vai ser mais rápido se duplicar o número de arquitetos no projeto. O Project permite-lhe controlar o que acontece às durações das tarefas depois de adicionar às tarefas.
Considerar como as capacidades de uma pessoa afetam a duração das tarefas A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Pode esperar que uma pessoa com cinco anos de experiência conclua uma tarefa em menos tempo que uma pessoa com dois.
Se for um gestor de projetos experiente À medida que os projetos aumentam, há mais coisas em que pensar. Agora, preocupa-se em utilizar recursos noutros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para executivos e inúmeras outras complexidades em que ainda nem pensou. Felizmente, o Microsoft Project tem as ferramentas especializadas de que precisa.
Eis algumas dicas para aumentar as suas capacidades.
Rever e refinar as estimativas de duração Utilize as informações que recolhe sobre o projeto atual e projetos semelhantes para refinar as estimativas de duração. A precisão das estimativas dos requisitos de recurso (e por fim, dos custos do projeto) dependem em grande parte da precisão das suas estimativas de duração das tarefas.
Controlar o progresso dos recursos Certifique-se de que as pessoas no seu projeto enviam atualizações regulares do estado da tarefa. As vistas e relatórios na ajuda do Microsoft Project ajudam-no a controlar as tarefas de todos.
Identificar problemas de sobreatribuição de recursos O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo.
Fique de olho nas linhas de base As linhas de base dão-lhe um instantâneo do seu projeto para que compare o progresso atual com o que planeou no início.
Distribuir trabalho por redistribuição Quando as pessoas estão a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, o Project pode ajustar as atribuições para uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição das atribuições de recursos é uma forma de equilibrar a carga.
Exportar dados do projeto para o Excel para análise adicional O Excel pode ajudá-lo quando precisar de uma análise mais aprofundada das informações do Project. Por exemplo, pode exportar informações de tarefas e de recursos para o Excel para obter relatórios de valor ganho avançados e apresentar as informações em gráficos sparkline para ver como os custos estão a ser gastos em comparação com a quantidade de trabalho concluída.
Formar funcionários com novas competências As grandes organizações investem tempo e dinheiro para formar os seus colaboradores para novas competências e para trabalhar em diversos ambientes. Dar formação aos funcionários atuais pode ser uma forma económica de melhorar o desempenho, ao invés de contratar mais pessoas.
Passo 1: adicionar pessoas ao projeto
| Adicionar pessoas ao projeto | É necessário adicionar pessoas e outros recursos antes de os poder atribuir a tarefas. Os outros recursos podem incluir recursos materiais como cimento ou tinta, assim como recursos de custos, como passagens aéreas e jantares. |
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| Alterar os dias úteis no calendário do projeto | Depois de adicionar pessoas a um projeto, modifique os respetivos calendários de trabalho para ter em conta o respetivo tempo útil. O Project pressupõe que a maioria das pessoas trabalha uma semana padrão, de segunda a sexta, das 8:00 às 17:00. Mas não tens de seguir esse horário de trabalho. |
| Adicionar feriados e dias de férias | Todos precisamos de férias. Todos adoecemos. E todos gostamos de feriados. Saiba como fornecer uma justificação para este tempo não agendado, adicionando-o à agenda. |
| Partilhar pessoas utilizando um agrupamento de recursos | Pode adicionar pessoas ao seu projeto a partir de um agrupamento de recursos. Um agrupamento de recursos permite-lhe manter todas as informações de pessoas num ficheiro do Project que pode ser utilizado como parte de projetos principais. |
| Ocultar uma coluna com informações confidenciais | Pode adicionar informações confidenciais como salários e números de telefone a um projeto mas ocultá-las das vistas, sem perder nenhuns dados. |
Passo 2: atribuir pessoas e outros recursos a tarefas
| Atribuir pessoas para trabalharem em tarefas | Após adicionar tarefas à sua agenda, pode atribuir pessoas para trabalharem nas mesmas. |
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| Ver cargas de trabalho e disponibilidade de recursos | Pode encontrar recursos sobreatribuídos ou subalocados num projeto ou em projetos e ver se as atribuições que efetuou resultaram em conflitos. |
| Mostrar nomes de tarefas ao lado de barras de gráficos Gantt | Pode compreender as barras Gantt mais facilmente se os nomes das tarefas forem apresentados junto às mesmas. Isto é útil em relatórios e reuniões. |
| Introduzir custos para pessoas e materiais | Ao adicionar pessoas a um projeto, adiciona custos para os mesmos. Em seguida, após atribuir pessoas para trabalharem em tarefas, o Microsoft Project calcula automaticamente o custo do projeto. |
| Consultar as atualizações de estado | Se as pessoas tiverem introduzido o respetivo estado de trabalho no Project Web App, pode ver alterações à agenda no Project. |
| Remover uma pessoa do projeto | Existem pessoas que deixam projetos, saem da empresa ou, talvez por ter escrito mal um nome, nunca existiram. Por estas razões, poderá ter de remover pessoas de um projeto. |
Passo 3: gerir pessoas e outros recursos
| Escolher a vista certa para ver recursos | Após atribuir pessoas a tarefas e de estas terem começado a trabalhar, utilize as diversas vistas no Project para monitorizar o progresso e efetuar alterações à agenda. |
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| Alterar a duração de uma tarefa | Um bom método para resolver problemas relacionados com excesso de trabalho é reduzir a duração das tarefas. |
| Distribuir trabalho para diminuir a carga de trabalho das pessoas | Quando as pessoas no projeto estão a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, pode deixar que o Project as distribua mais uniformemente. |
| Alterar a definição de orientação por esforço para tipos de tarefas | Ao adicionar ou remover pessoas de uma tarefa, o Project aumenta ou diminui a duração da tarefa. Esta situação é designada por agendamento orientado pelo esforço. Caso não queira que a duração se altere, pode alterar a definição orientada pelo esforço da tarefa. |
| Controlar o progresso da sua agenda | Controlar o trabalho num projeto não só é fundamental para garantir que o projeto termina a tempo. Também lhe permite aprender com erros e sucessos num projeto. |
| Guardar uma linha base | Quando o seu chefe pergunta como está o seu projeto em comparação com o seu plano original, a última coisa que quer dizer é "Não sei". Evite essa situação definindo uma linha base como um instantâneo da sua agenda original antes do início do seu projeto. |
| Ver um relatório do progresso das pessoas num projeto | Crie e personalize relatórios gráficos do progresso do projeto. Pode ver estes relatórios no Project ou exportá-los para outras aplicações como o PowerPoint, o Word ou o Excel. |
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