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Fez alterações à agenda do projeto e a data de conclusão atrasou-se demasiado. Para corrigir a data de conclusão do projeto, ajuste as tarefas que mais a afetam. Estas tarefas situam-se no caminho crítico do projeto. Para consultar mais artigos desta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações Gerais do Project. |
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Sugestões de gestão de projetos antes de começar
Quando efetua alterações à sua agenda, existem três fatores que tem de analisar: o custo do projeto, o âmbito dos materiais a entregar e o tempo. Estas são frequentemente mostradas como um triângulo. Não pode alterar um ponto do triângulo sem afetar os outros.
Eis alguns exemplos de como isto se reflete na data de conclusão do seu projeto.
- Se cumprir a data de conclusão agendada do projeto, poderá conclui-lo com custos aumentados e âmbito diminuído.
- Se não planeia alterar os custos do projeto, poderá obter uma agenda mais prolongada e um âmbito diminuído.
- Se aumentar o âmbito ou a quantidade de material a entregar, o projeto poderá demorar mais tempo e custar mais dinheiro com recursos ou trabalhadores extra.
Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos Não importa o quão bem planeie um projeto, as coisas vão correr mal. Comece já a procurar problemas em vez de deixar para depois, quando as coisas poderão correr pior.
Eis algumas maneiras de começar a monitorizar e corrigir o seu projeto.
- Veja primeiro as tarefas mais importantes Algumas tarefas são mais importantes do que outras quando precisa de resolver problemas no seu projeto. As tarefas que mais afetam a agenda são as tarefas críticas, às quais deve prestar mais atenção.
- Obter a vista certa do seu projeto O Project tem várias vistas e relatórios para o ajudar a descobrir o que há de errado com o seu projeto. Nos projetos simples, mantenha-se atento à data de conclusão do projeto através do gráfico Gantt. Para projetos complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho.
- Obter relatórios de estado semanais Não é fácil para as pessoas enviar relatórios de estado de trabalho. Se quiser uma forma simples de se informar acerca do estado do projeto, organize reuniões semanais de equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.
Se for um gestor de projetos experiente É gestor de projetos há muito tempo, mas agora está perante um projeto que precisa de monitorização próxima para se manter dentro do orçamento.
Para além disso, a sua patrocinadora exige relatórios executivos mensais.
Eis algumas sugestões para começar a monitorizar, corrigir e elaborar relatórios do seu projeto.
- Criar uma linha de base para o seu projeto Depois de criar a sua agenda, guarde uma versão de linha de base. Uma linha base é uma versão original do seu projeto que pode usar para comparar com o progresso das suas tarefas.
- Obter a vista certa do seu projeto O Project tem várias vistas e relatórios para o ajudar a descobrir o que há de errado com o seu projeto. Quando os projetos se tornam mais complexos, utilize as tabelas de desvio ou os relatórios do valor ganho para descobrir os problemas.
- Obter relatórios de estado semanais À medida que os projetos se complicam, pode utilizar métodos mais sofisticados para recolher relatórios de estado semanais. Os membros da equipa podem introduzir informações sobre o estado numa lista de tarefas do SharePoint, que pode depois ser sincronizada com o Microsoft Project. Se estiver a utilizar o Project Professional, poderá também utilizar o Project Web App para recolher relatórios de estado da sua equipa. Pedir informações de estado mais que uma vez por semana poderá afetar a produtividade negativamente.
- Compreender a análise do valor ganho A análise do valor ganho ajuda-o a determinar se o projeto está no bom caminho.
Monitorizar o seu projeto
| Controlar o progresso da sua agenda | Veja atualizações de tarefas de membros da equipa para perceber onde os problemas estão. Pode controlar o progresso rapidamente através do gráfico Gantt ou pode utilizar uma análise avançada de valor ganho. Isto ajuda-o a perceber se o seu projeto está a avançar conforme esperado. |
| Apresentar informações de agendamento de tarefas para obter mais informações sobre como é agendado o projecto | Saiba como o seu projeto está a ser agendado. Pode ver como as alterações à agenda de tarefas afetam a data de conclusão do projeto. |
| Mostrar o caminho crítico de um projeto | Mostre as tarefas que têm o maior impacto na data de conclusão do projeto. Analise estas tarefas primeiro para corrigir problemas na sua agenda. |
| Escolher a vista correta da agenda de projeto | Utilize as vistas e relatórios do Project para detetar problemas e para ajudar a efetuar alterações na agenda. |
| Definir e guardar uma linha base | Para retomar o controlo, comece uma nova linha base para comparar com progresso futuro. |
| Ver um relatório de potenciais problemas | Crie e personalize relatórios gráficos do progresso do projeto. Veja estes relatórios no Project ou exporte-os para outras aplicações como o PowerPoint, Word ou Excel. |
| Detetar problemas através da análise do valor ganho | O valor ganho ajuda-o a responder a perguntas como: "Olhando para a quantidade de trabalho feito até agora neste projeto, quanto dinheiro devíamos ter gasto?" ou "Vamos terminar a tempo?" |
Corrigir os problemas
| Alterar a data de início ou a data de conclusão | Escolha uma data que comece ou termine numa data anterior à data do plano atual. Se esta for uma opção para o seu projeto, experimente alterar primeiro a data de início. |
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| Alterar a duração de uma tarefa | Reduza a duração de tarefas para cumprir a data de conclusão. Certifique-se de que está a reduzir a duração das tarefas críticas, que têm um maior impacto na data de conclusão do projeto. |
| Reatribuir trabalho numa tarefa | Quando as pessoas estiverem a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, deixe que o Project distribua tarefas mais uniformemente ao redistribuir as atribuições de recursos. |
| Dividir uma tarefa | Pode dividir uma única tarefa se esta incluir vários elementos que podem ser trabalhados em simultâneo por diferentes recursos. Se dividir uma tarefa de caminho crítico nestes elementos diferentes com atribuições diferentes, poderá conseguir cumprir a data de conclusão. |
| Adicionar mais pessoas ao seu projeto | Adicione pessoas para trabalhar em tarefas que estão a adiar a data de conclusão. |
| Remover pessoas da equipa | Remover pessoas das tarefas é outra forma de introduzir a data de fim do projeto. Incluir demasiadas pessoas ou as pessoas erradas numa tarefa pode gerar problemas de comunicação que poderão aumentar a duração da tarefa. |
| Alterar os dias úteis no calendário do projeto | Pode cumprir a data de conclusão do projeto alterando o calendário dos trabalhadores. Pode adicionar mais dias úteis às agendas das pessoas ou atribuir horas extra. |
| Fazer uma pergunta no fórum do Project | Exponha as suas perguntas relativas ao Project a especialistas. O fórum do Project em Answers.com possui utilizadores avançados e consultores do Project, sempre prontos a dar respostas. |
| Comunicar informações do Project | Após alterar a agenda de um utilizador, informe-o sobre essas alterações para que não se percam informações. |
| Compreender as concessões ao gerir um projeto | Todos os projetos consomem tempo, dinheiro ou âmbitos. Estes são os fatores que faz malabarismos todos os dias para manter o seu plano do Project no caminho certo. Saiba como trabalhar com estas restrições. |
| Como é que o Project agenda tarefas | À medida que o Project ajusta a sua agenda, as tarefas podem mover-se inesperadamente. Compreenda o grande "Porquê?" por trás do poderoso motor de agendamento do Project. |