Objetivo do utilizador: Planear o seu projeto

	É boa ideia começar o planeamento antes de abrir o Microsoft Project. Para recolher as suas ideias iniciais acerca dos objetivos do projeto, utilize uma aplicação como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois de todos terem aceite as suas ideias, pode começar a planear a sua agenda com o Project. Regresse às Informações Gerais do Project para obter mais artigos sobre gestão de projetos.

Sugestões de gestão de projetos antes de iniciar . . .

• Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que o que está a pensar é um projeto real. Um projeto tem três características:

  • É temporário e exclusivo Conceber uma fábrica de automóveis é um projeto porque é uma atividade única. O fabrico de carros numa fábrica é uma série repetida de atividades e, portanto, não é um projeto.
  • Tem materiais a entregar claramente definidos Os materiais a entregar dão um foco e objetivo ao projeto. Os intervenientes não irão sentir que os seus investimentos no projeto são úteis se os materiais a entregar não forem discriminados de forma clara.
  • Tem um início e um fim Sem uma data de fim do projeto, as partes interessadas e os investidores não desfrutarão do resultado do projeto e dos benefícios que o seu investimento possibilitou.
    Aqui estão alguns exemplos para ajudá-lo a decidir se tem um projeto.

Atividades que não são projetos	Projetos definidos de forma clara
Produção de carros	Projeto para atualizar uma fábrica de produção para aumentar a eficiência. Projeto para localizar a fábrica de manutenção mais perto das instalações de produção.
Reduzir o risco de concorrência	Projeto para substituir o software de segurança. Projeto para recrutar especialistas de risco de uma indústria relacionada.

• Identificar restrições de projetos As restrições são fatores que limitam as opções do gestor de projetos na conceção e gestão de um projeto. A maioria dos projetos tem três restrições:

  • Intervalo de tempo limitado As datas de fim dos principais materiais a entregar costumam corrigir a duração geral do projeto.
  • Pessoas limitadas e outros recursos Normalmente, os gestores de projetos têm um número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.
  • Âmbito pequeno Normalmente, um projeto é limitado pelo que a equipa pode realizar. Se o projeto tem demasiadas funcionalidades ou materiais a entregar, poderá não haver tempo suficiente na agenda para acabá-los a todos.

Uma alteração num constrangimento normalmente afeta as outras duas e pode afetar a qualidade geral. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gestor de projeto tome decisões sobre o número de trabalhadores necessários para concluir os materiais a entregar do projeto. Se não houver trabalhadores suficientes, então encurtar o projeto pode ter outras consequências como reduzir o âmbito do projeto.

• Identificar os intervenientes mais cedo Nada prejudica mais um projeto do que não identificar quem são os intervenientes críticos e como comunicar melhor com eles. Se não conseguir identificar um interveniente vital depois do início de um projeto, o projeto pode parar ou ultrapassar o orçamento à medida que novos objetivos e métodos são propostos.

Passo 1: Recolher as suas ideias iniciais

Capturar ideias iniciais no OneNote	Escreva as suas notas com o OneNote enquanto pensa sobre o seu projeto e sobre o que pretende alcançar. As suas notas podem conter e-mails, ligações para Web sites, vídeos ou especificações iniciais.
Importar dados do Excel para o Project	Por vezes, os projetos começam como simples listas no Excel. Mas, à medida que crescem, importe-as para o Project onde pode organizar e agendar tarefas de forma mais eficaz.
Utilizar o Microsoft 365 em qualquer PC para capturar notas do projeto em qualquer lugar	Trabalhe com especificações de projeto antecipadas com o Microsoft 365. Desde que trabalhe num PC com ligação à Internet, pode trabalhar nos seus documentos utilizando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote a pedido e em qualquer lugar.
Utilizar o Office Online num browser	Trabalhe com Office na Web sem o Microsoft 365. Desde que tenha uma Conta Microsoft, pode utilizar as versões Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para capturar ideias para o projeto numa fase inicial.

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Passo 2: Contacte os intervenientes

Elaborar relatórios sobre o progresso inicial	Independentemente de onde estiver em termos de planeamento de projeto, um relatório bem apresentado ajuda a ganhar a aceitação dos materiais a entregar do projeto, por parte dos intervenientes.
Participar numa reunião online	Caso os intervenientes não possam estar presentes, utilize reuniões online para se ligar a eles. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos de projeto iniciais. People podem participar em reuniões online do Microsoft Teams no respetivo escritório, em viagem ou nos respetivos dispositivos móveis.
Conversar com um membro da equipa do projeto	Quando surgirem perguntas enquanto estiver a trabalhar numa agenda de projeto, converse com as mesmas online através do Teams.

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Passo 3: Começar um projeto

Copiar e colar do Word, Outlook ou PowerPoint para o Project	Copie uma lista de tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e cole-as no Project para iniciar rapidamente uma agenda. O Project irá manter a formatação e a estrutura de destaque.
Criar um novo projeto a partir de um outro projeto ou modelo	Crie um novo projeto baseado num modelo preenchido previamente com tarefas de projetos semelhantes ao seu. Peritos da indústria criaram muitos destes projetos para ajudá-lo a começar rapidamente.
Importar dados do Excel para o Project	Mova uma lista de tarefas que tenha sido iniciada no Excel para o Project. O Project manterá a formatação e estrutura de destaque.
Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial	Por vezes, os projetos começam como listas de tarefas no SharePoint para partilhar com pessoas sem o Project. Quando a lista de tarefas crescer até um determinado tamanho, mova-a para o Project para continuar a trabalhar nela a partir daí.
Objetivo de gestão de projetos: Criar uma nova agenda de projeto	Depois de iniciar o seu projeto no Project, pode começar a adicionar tarefas, organizá-las, ligá-las, adicionar pessoas, etc.

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