Quando você importa dados para o Access, às vezes os dados de origem não são divididos corretamente em tabelas relacionadas. Para aproveitar ao máximo o Access, os dados precisam ser normalizados, separados em tabelas diferentes, cada uma sobre uma coisa, relacionadas por informações importantes. O Analisador de Tabela pode ajudá-lo com essa tarefa crítica: na faixa de opções, clique em Ferramentas de Banco de Dados e, no grupo Analisar , clique em Analisar Tabela. Um assistente é iniciado e orienta você ao longo do processo.
Observação
As informações neste tópico se aplicam somente a um banco de dados de área de trabalho do Microsoft Access (.mdb ou .accdb).
1. Tabela original
2. Tabelas criadas pelo Analisador de Tabela
3. Consulta criada pelo Analisador de Tabela
4. Lista de pesquisa
Se seu banco de dados do Microsoft Access tiver uma tabela que contenha informações repetidas em um ou mais campos, use o Analisador de tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas para que você possa armazená-los com mais segurança e eficiência. Esse processo é chamado de normalização.
O Analisador de Tabela divide uma tabela que contém informações repetidas em tabelas separadas nas quais cada tipo de informação é armazenado apenas uma vez. Isso torna o banco de dados mais eficiente e fácil de atualizar e reduz seu tamanho. Depois que o assistente divide os dados, você ainda pode exibir e trabalhar com os dados em um só lugar, fazendo com que o assistente crie uma consulta.
Você pode usar a consulta para atualizar dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. A consulta também oferece outros recursos de economia de tempo para aumentar a precisão de seus dados.
- Se você alterar um campo que é repetido na consulta, todos os registros com esse valor serão atualizados automaticamente porque, na verdade, você está atualizando apenas um campo na tabela subjacente da consulta.
- Nas novas tabelas, a consulta herda os campos de Pesquisa, que permitem alterar os valores dos campos escolhendo valores em uma lista em vez de ter que digitar corretamente um valor. A lista Pesquisa pesquisa valores da tabela base. Quando o mesmo valor se aplica a mais de um registro, você pode garantir precisão e consistência escolhendo esse valor na lista todas as vezes.
- Os formulários e relatórios que antes se baseavam na tabela original agora serão automaticamente baseados na consulta, pois o assistente atribui o nome da tabela original à consulta e renomeia a tabela.
- Os formulários e relatórios existentes com base na consulta herdarão as atualizações de campo automáticas. Novos formulários e relatórios também herdarão listas de pesquisa.