Publicar listas de tarefas para criar e acompanhar o trabalho em sua organização

A publicação da lista de tarefas é como os gerentes de operações e outros planejadores da organização distribuem tarefas para as equipes que executam o trabalho. Cada equipe recebe uma cópia da lista, para que os gerentes locais possam atribuir tarefas aos seus trabalhadores. Os gerentes que fazem parte das equipes na hierarquia entre o gerente local e o editor da lista de tarefas podem acompanhar a atribuição e a conclusão das tarefas, mas não podem alterar nada. 

Por exemplo, digamos que Anna é gerente de operações na sede da Contoso Markets, uma rede de 250 lojas, organizada no Teams por região. Cada região tem pelo menos um repositório e os funcionários de cada loja recebem instruções de trabalho por meio de tarefas no aplicativo Teams. Anna está planejando uma Venda de Verão, e preparou uma lista de tarefas que publicará para toda a cadeia. 

• Anna vai para o aplicativo Tasks no Teams e cria uma lista de tarefas para configurar a venda e nomeia-a de Venda de Verão. Ela anexa alguns arranjos de produtos visuais para orientar a lista de tarefas então ela publica em todas as 250 lojas.

• Srina gerencia a região Ocidental, cujas lojas têm uma categoria extra de produtos: artigos esportivos. Ela decide duplicar a lista de tarefas de Venda de Verão, adicionar tarefas para bens esportivos e publicá-la nas lojas de sua região como Summer Sale Western.

• Frank gerencia a Loja 004, a maior loja da região Oeste. Ele abre o Teams em seu computador um dia antes da preparação de vendas começar. Ele vê as duas novas listas publicadas e tem uma olhada. Ele atribui tarefas aos seus trabalhadores de linha de frente e alguns a si mesmo.  

• Will, um funcionário da Loja 004, abre o Teams em seu telefone para ver o que está guardado para ele. Ele revisa os arranjos de produto visual que Anna anexou à sua tarefa e ele começa a implementar isso em sua loja.

Quando você publica uma lista, os gerentes podem editar qualquer um dos campos de tarefa, exceto o título da tarefa e as anotações. Os gerentes não podem excluir tarefas publicadas. 

1. Na parte inferior esquerda da guia Listas publicadas, selecione Nova lista.

2. Nomeie sua lista.

3. Escolha como selecionar as equipes de destinatário. Você pode selecionar as equipes em uma hierarquia ou carregar uma lista personalizada de equipes. Saiba mais sobre essas opções aqui. As etapas a seguir mostram a seleção de uma hierarquia.

4. Se você pertencer a mais de uma equipe em Tarefas, selecione a equipe para publicar. As equipes que recebem a publicação da lista de tarefas poderão ver de qual equipe a lista de tarefas foi publicada.

5. Selecione Criar. A nova lista aparece em Rascunhos, à esquerda.

6. Em Título da tarefa, dê um título à primeira tarefa e selecione Inserir.

7. Selecione o título da tarefa para abrir a tarefa e adicionar ou editar qualquer um dos seguintes.   

   • O título

   • Bucket (use para categorizar tarefas – por exemplo, buckets warehouse ou Sales Desk podem ser usados para identificar o grupo de trabalho que executará a tarefa)

   • Prioridade (urgente, importante, média ou baixa)

   • Data de início ou vencimento

   • Anotações

   • Uma lista de verificação de até 20 itens (você controla os itens e a ordem, os destinatários da tarefa controlam a marcação completa) 

   • Um anexo 

8. Para adicionar outra tarefa, insira um nome de tarefa no campo Nova tarefa. 

   Observação: Se você acabou de voltar à lista de tarefas depois de fazer outra coisa, antes de inserir um nome em Nova tarefa , talvez seja necessário primeiro selecionar Adicionar uma tarefa.

   Dica: Depois de criar tarefas, você pode editar em massa a prioridade, a data de vencimento ou o bucket para todas as tarefas selecionadas. Para obter instruções, consulte Alterar muitas tarefas ao mesmo tempo. 

Você pode copiar uma lista de rascunhos ou uma lista publicada. Em seguida, você pode editar a cópia para prepará-la para publicação separadamente. 

1. Na guia Listas publicadas, selecione a lista de tarefas que você deseja duplicar, selecione Mais opções e selecione Duplicar. A cópia da lista de tarefas é exibida em Rascunhos.
   
    

   Observação: Quando você recebe uma lista de tarefas publicada, se também puder publicar listas de tarefas, a nova lista será exibida na guia Listas publicadas , no painel esquerdo, em Recebido.  
   
   

2. Depois que a lista for duplicada, você poderá interagir com a lista, assim como outras listas de rascunho.  

Talvez você queira renomear uma lista de rascunhos antes de publicá-la. Você pode renomear qualquer lista de tarefas no estado de rascunho.

1. Na guia Listas publicadas, em Rascunhos, passe o mouse na lista que você deseja renomear.

2. Selecione Mais opções e selecione Renomear lista.
   
   

3. Insira o novo nome na caixa Título . O Teams verifica o nome para verificar se não há conflitos. Se uma marca de seleção for exibida na borda da caixa Título , o nome funcionará. Selecione Salvar para aplicar a alteração de nome.

1. Na guia Rascunhos, selecione a lista de tarefas que você deseja editar. 

2. Para alterar uma tarefa, selecione seu título para abrir a tarefa e faça um dos seguintes procedimentos:

   • Para alterar qualquer um dos campos das tarefas, selecione o campo e edite conforme necessário. Você também pode adicionar anotações e anexos.  

   • Para excluir a tarefa, à direita do nome da tarefa, selecione Mais opções e selecione Excluir.

Você pode excluir qualquer lista de tarefas em Rascunhos e Não publicados.

1. Na guia Listas publicadas , em Rascunhos ou Não publicados, passe o mouse sobre a lista de tarefas que você deseja excluir.

2. Selecione Mais opções e selecione Excluir.

Quando sua lista de tarefas estiver pronta para ir, publique-a nas equipes cujos membros farão o trabalho. 

1. No aplicativo Tarefas, selecione Listas publicadas.
    

2. Na lista Rascunhos , selecione uma lista de tarefas e selecione Publicar no canto superior direito.

3. Selecione as equipes que receberão a lista de tarefas. Use a lista main Teams e/ou quaisquer filtros disponíveis para localizar as equipes a serem incluídas. 
   
   

   • Para selecionar todos os grupos em uma categoria, selecione a caixa marcar para o título da categoria. No caso a seguir, selecionar "Região 1" seleciona todos os repositórios nessa região. 

   • Para publicar somente aquelas lojas na Região 1 que têm um departamento de roupas, selecione o filtro "Vestuário" além do título da região.
      

4. Selecione Avançar para revisar seu plano de publicação. Para fazer alterações, selecione Voltar.  

5. Selecione Pronto, tudo fica bem aqui e selecione Publicar. 

   Observações: 

   • Assim que o processo de publicação começar, a lista de tarefas passará de Rascunhos para Publicados para indicar que as tarefas estão sendo enviadas e se tornando visíveis para os destinatários. 

   • Em vários pontos do processo de publicação, o Teams verifica suas instruções de publicação e informa todos os problemas encontrados.

   • A publicação de tarefas pode demorar um pouco se houver um grande número de tarefas em sua lista de tarefas ou se você selecionar um grande número de equipes de destinatários. Não há problema em deixar a tela de publicação e voltar mais tarde, as tarefas continuarão sendo publicadas em segundo plano. 

6. Depois que a publicação é feita, na parte superior da guia Listas publicadas, uma mensagem indica que suas tarefas foram entregues com êxito.

   Importante: Se os ícones de alerta aparecerem, selecione Exibir detalhes para ajudar a resolve os problemas.

Você pode editar tarefas em uma lista publicada colocando a lista no modo de edição. Depois que a lista estiver no modo de edição, você poderá atualizar tarefas na lista, excluir tarefas da lista ou adicionar novas tarefas à lista. As alterações não são publicadas nas equipes de destinatários até que você selecione as alterações Publicar e confirme o resumo. 

Quando você publica alterações em uma tarefa em uma lista publicada, os valores nos campos de tarefa na tarefa atualizada substituirão os valores desses campos de tarefa em cada equipe de destinatário, com a exceção de que o status da tarefa não é redefinido. Recomendamos editar uma tarefa em uma lista publicada quando você quiser esclarecer o que precisa ser feito.  Se houver uma correção que exija que a tarefa seja concluída novamente, mesmo que ela tenha sido concluída de acordo com os detalhes da tarefa anterior, recomendamos excluir a tarefa original e criar uma nova.

1. Na seção Publicado , selecione a lista que você deseja editar.

2. Selecione Editar lista conforme mostrado na imagem.

3. Depois que a lista estiver no modo de edição, você poderá clicar em uma tarefa para editar. Você também pode adicionar uma nova tarefa ou clicar no menu ... ao lado de uma tarefa existente para excluí-la.

4. Se você decidir não fazer alterações, poderá selecionar Cancelar edição no mesmo lugar em que encontrou o botão Editar lista e nenhuma alteração será publicada em nenhuma das equipes de destinatário.

5. Se você estiver pronto para publicar alterações, selecione Publicar alterações no canto superior direito para publicar as alterações em todas as equipes de destinatários originais.  
   
   

   Observação: Como alternativa, você pode optar por cancelar as edições feitas e a lista reverter de volta ao estado publicado anteriormente.

Se você precisar desinstalar, é melhor fazê-lo o mais rápido possível para reduzir a atribuição e a conclusão de tarefas que são eliminadas. Uma lista não publicada se move para a seção Não publicada e pode ser duplicada, mas não pode ser republicada.  

1. Ao lado da lista que você deseja desmarmar, selecione Mais opções e selecione Não publicar.

2. Depois que a lista estiver na seção Não publicada, você poderá copiá-la, editar a cópia e publicar a cópia editada.

Depois de publicar uma lista de tarefas, é provável que você queira acompanhar o progresso das equipes na atribuição e conclusão das tarefas enviadas. Você pode exibir detalhes das tarefas publicadas de algumas maneiras diferentes. 

A exibição Tarefas mostra o progresso dividido por tarefa. Você pode selecionar uma tarefa para ver detalhes adicionais para a atribuição e a conclusão dessa tarefa entre as equipes que a receberam. 

• Selecione à direita de uma tarefa para examinar os detalhes da tarefa.

A exibição do Teams permite que você veja o progresso equipe por equipe para todas as tarefas da lista. Você pode selecionar agrupamentos como regiões ou distritos para expandi-los e selecionar uma equipe individual que recebeu a lista de tarefas para ver os detalhes dessa equipe. 

E para ver como uma equipe está fazendo em cada tarefa, selecione o nome da equipe. 

Para retornar a uma exibição de alto nível depois de examinar os detalhes, clique no nome da lista de tarefas à esquerda do nome da equipe.