Use os programas do Office para salvar ou converter seus arquivos para PDFs e poder compartilhá-los ou imprimi-los usando impressoras comerciais. Não é necessário usar outros softwares ou suplementos.
Use o formato PDF quando quiser um arquivo que:
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Tenha a mesma aparência na maioria dos computadores.
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Tenha um tamanho menor.
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Seja compatível com um formato do setor.
Os exemplos incluem currículos, documentos legais, boletins informativos, arquivos que devem ser lidos (não editados) e impressos e arquivos destinados à impressão profissional.
Importante: Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar arquivos PDF. Simplesmente compartilhar algo como um PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não possa editar o arquivo.
Para ver as instruções passo a passo, selecione um programa do Office na lista suspensa.
- Qual programa do Office você está usando?
- Access
- Excel
- OneNote
- PowerPoint
- Project
- Fornecedor
- Visio
- Word
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Abrir a tabela ou relatório que você deseja publicar como um PDF.
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Na guia Dados Externos , no grupo Exportar , selecione PDF ou XPS.
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No campo Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o documento.
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Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
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Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo for mais importante do que a qualidade da impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
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Selecione Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar opções de saída. Selecione OK .
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Selecione Publicar.
Essas informações também se aplicam a Microsoft Excel Starter 2010.
Observação: Você não pode salvar as folhas Power View como arquivos PDF.
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Selecione a guia Arquivo.
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Selecione Salvar como .
Para ver a caixa de diálogo Salvar como Excel 2013 ou Excel 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo, insira um nome para o arquivo, caso ainda não tenha feito isso.
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Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
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Se você quiser que o arquivo seja aberto no formato selecionado após salvar, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após a publicação .
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Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo for mais importante do que a qualidade da impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
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Selecione Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Mais sobre as opções de PDF . Selecione OK quando terminar.
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Selecione Salvar .
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Selecione a guia Arquivo.
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Selecione Exportar .
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Em Exportar Atual , selecione qual parte do bloco de anotações você deseja salvar como PDF.
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Em Selecionar Formato , selecione PDF (*.pdf) e, em seguida, selecione Exportar .
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Na caixa de diálogo Salvar como , no campo Nome do Arquivo, insira um nome para o bloco de anotações.
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Selecione Salvar .
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Selecione a guia Arquivo.
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Selecione Salvar como .
Para ver a caixa de diálogo Salvar como PowerPoint 2013 e PowerPoint 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo, insira um nome para o arquivo, caso ainda não tenha feito isso.
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Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
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Se você quiser que o arquivo seja aberto no formato selecionado após salvar, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após a publicação.
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Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo for mais importante do que a qualidade da impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
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Selecione Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar opções de saída. Selecione OK quando terminar.
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Selecione Salvar .
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Na guia Arquivo , escolha Salvar como .
Para ver a caixa de diálogo Salvar como Project 2013 ou Project 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo, insira um nome para o arquivo, caso ainda não tenha feito isso.
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Na lista Salvar como tipo , selecione Arquivos PDF (*.pdf) ou Arquivos XPS (*.xps) e escolha Salvar .
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Na caixa de diálogo Opções de Exportação de Documento, selecione um Intervalo de Publicação, se deseja incluir informações de não impressão e conformidade iso 19500-1 (somente PDF).
Dicas de formatação
O projeto não oferece suporte a todos os recursos de formatação de PDF ou XPS, mas você ainda pode usar algumas opções de impressão para alterar a aparência do documento final.
Escolha Arquivo > Imprimir e, em seguida, altere qualquer uma destas opções:
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Datas
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Orientação
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Tamanho do Papel
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Configuração de Página
Na caixa de diálogo Configuração de Página, você pode alterar as opções nestas guias:
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Margens
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Legenda
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Modo de exibição
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Selecione a guia Arquivo.
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Selecione Salvar como .
Para ver a caixa de diálogo Salvar como no Publisher 2013 ou no Publisher 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo, insira um nome para o arquivo, caso ainda não tenha feito isso.
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Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
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Se você quiser alterar a forma como o documento é otimizado, selecione Alterar . (Selecione Opções no Publisher 2013 ou no Publisher 2016.)
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Faça as alterações desejadas na resolução da imagem e nas informações não imprimíveis.
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Selecione Opções de Impressão para fazer alterações nas opções de impressão do documento.
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Selecione OK quando terminar.
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Se você quiser que o arquivo seja aberto no formato selecionado após salvar, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após a publicação.
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Selecione Salvar .
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Selecione a guia Arquivo.
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Selecione Salvar como .
Para ver a caixa de diálogo Salvar como no Visio 2013 ou no Visio 2016, você precisa escolher um local e uma pasta. -
Na caixa Nome do Arquivo, insira um nome para o arquivo, caso ainda não tenha feito isso.
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Na lista Salvar como tipo, selecione PDF (*.pdf).
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Se você quiser que o arquivo seja aberto no formato selecionado após salvar, marque a caixa de seleção Exibir automaticamente o arquivo após salvar .
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Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Standard (publicação online e impressão).
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Se o tamanho do arquivo for mais importante do que a qualidade da impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
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Selecione Opções para definir a página a ser impressa, para escolher se a marcação deve ser impressa e para selecionar opções de saída. Selecione OK .
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Selecione Salvar .
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Se o arquivo foi salvo anteriormente, selecione Arquivo > Salvar uma Cópia.
Se o arquivo não for salvo, selecione Arquivo > Salvar como. -
Selecione Procurar para escolher o local no computador em que você deseja salvar o arquivo.
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Na lista suspensa, selecione PDF.
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Selecione Salvar.
Selecione Mais Opções > Opções para personalizar o PDF.
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Para criar um arquivo PDF de apenas algumas das páginas do documento, escolha uma opção em Intervalo de páginas.
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Para incluir alterações controladas no PDF, em Publicar o quê, selecione Documento mostrando marcação. Caso contrário, verifique se o Documento está selecionado.
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Para criar um conjunto de indicadores no arquivo PDF, selecione Criar indicadores usando. Em seguida, escolha Títulos ou, se você adicionou indicadores ao documento, Indicadores do Word.
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Se você quiser incluir propriedades do documento no PDF, verifique se as propriedades do documento estão selecionadas.
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Para facilitar a leitura do documento para o software de leitura de tela, selecione Marcas de estrutura de documentos para acessibilidade.
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Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção gera o documento PDF como versão PDF 1.7, que é um padrão de arquivamento. O padrão PDF/A ajuda a garantir que um documento continue com a mesma aparência quando aberto em outro computador no futuro.
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Texto de bitmap quando as fontes não podem ser inseridas Se fontes não puderem ser inseridas no documento, o PDF usa imagens de bitmap do texto, para que o PDF fique igual ao documento original. Se essa opção não for marcada e o arquivo usar uma fonte que não possa ser inserida, o leitor de PDF poderá substituir por outra fonte.
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Criptografar o documento com uma senha Para restringir o acesso de forma que somente pessoas com a senha possam abrir o PDF, marque nessa opção. Quando você seleciona OK, o Word abre a caixa Criptografar Documento PDF , na qual você pode digitar e digitar novamente uma senha.
Abrir e copiar o conteúdo de um PDF com o Word
Você pode copiar qualquer conteúdo desejado de um PDF abrindo-o no Word.
Vá para Arquivo > Abrir e navegue até o arquivo PDF. O Word abre o conteúdo do PDF em um novo arquivo. Você pode copiar dele qualquer conteúdo desejado, incluindo imagens e diagramas.
Para salvar o arquivo em PDF no Office para Mac, siga as seguintes etapas simples:
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Selecione Arquivo.
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Escolha Salvar como.
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Selecione Formato de Arquivo na parte inferior da janela.
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Escolha PDF na lista de formatos de arquivo disponíveis.
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Dê um nome ao arquivo, se ele ainda não tiver um, selecione Exportar.
Observação: Ao usar o Best para impressão , os hiperlinks podem não ser convertidos corretamente. Esse é um problema conhecido no Word para Mac.
Importante:
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Ao usar o Serviço Online , somente a fonte à qual a Microsoft tem direitos legais pode ser usada. Se a documentação contiver fonte personalizada, ela será substituída e poderá causar problemas. Isso pode ser evitado inserindo as fontes no documento.
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Saiba mais sobre como inserir fontes visitando:
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Algumas de suas fontes não podem ser salvas com a apresentação
Você pode usar o Word, o PowerPoint e o OneNote para a Web para converter seu documento em um PDF.
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Selecione Arquivo > Imprimir > Imprimir (no PowerPoint, você selecionará um dos três formatos).
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No menu suspenso em Impressora , selecione Salvar como PDF e, em seguida, selecione Salvar.
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Em seguida, no menu Do Explorer que é aberto, você pode nomear o PDF e escolher onde salvá-lo e, em seguida, selecionar Salvar.
Isso gerará um PDF básico que preserva o layout e o formato de seu documento original.
Se você precisar de mais controle sobre as opções para seu PDF, como adicionar indicadores, use o aplicativo da área de trabalho para converter seu documento em um PDF. Selecione Abrir no Aplicativo da Área de Trabalho na barra de ferramentas do PowerPoint e do OneNote para começar a usar o aplicativo da área de trabalho e, no Word, selecione a lista suspensa Edição primeiro e, em seguida, selecione Abrir no Aplicativo da Área de Trabalho .
Se você não tiver o aplicativo da área de trabalho, poderá experimentar ou comprar a versão mais recente do Office agora.
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Para exportar o documento do Word ou a pasta de trabalho do Excel para o formato PDF no iOS, toque no botão Arquivo na parte superior esquerda, escolha Exportar e, em seguida, PDF.
O PDF (Portable Document Format) preserva a formatação do documento e possibilita o compartilhamento de arquivos. Quando um arquivo no formato PDF é exibido online ou impresso, ele mantém o formato que você definiu para ele. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos com o uso de métodos de impressão comercial. O PDF é aceito como um formato válido para muitas organizações e agências, e há visualizadores disponíveis para uma maior variedade de plataformas do que XPS.
O XML Paper Specification (XPS) é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação do documento e permite o compartilhamento de arquivos. O formato XPS garante que, quando o arquivo for visualizado online ou impresso, ele retenha exatamente o formato pretendido, e que os dados no arquivo não possam ser alterados com facilidade.
Importante: A maioria dos navegadores da Web modernos pode abrir e exibir um arquivo PDF. No entanto, se você tiver um sistema operacional mais antigo, talvez precise de um leitor de PDF instalado em seu dispositivo, como o Acrobat Reader, disponível no Adobe Systems.
