Usar regras para criar uma mensagem de ausência temporária no Outlook clássico para Windows

Somente alguns tipos de conta são compatíveis com o recurso de Respostas Automáticas (Ausência Temporária). Se você não tiver o botão Respostas Automáticas, sua conta de email não suporta esse recurso. No entanto, se você deixar o Outlook em execução enquanto estiver ausente, use regras para responder às suas mensagens de email automaticamente. As regras também permitem que você encaminhe emails para outra conta, marque as mensagens como lidas ou mova-as para uma pasta automaticamente. Para obter mais informações sobre como trabalhar com regras, acesse Gerenciar mensagens de email usando regras.

Usar regras para responder a emails recebidos quando você estiver ausente

Ao selecionar Arquivo no Outlook, você deve ter uma tela semelhante a esta:

Se você tiver um botão que diz Respostas Automáticas, acesse Enviar respostas automáticas de ausência temporária do Outlook. Caso contrário, siga os próximos passos para criar um modelo de resposta a mensagens e configurar o Outlook para responder a todas as mensagens que você recebe.

Criar um modelo de ausência temporária

1. No Outlook, crie uma nova mensagem de email

2. Insira um assunto e um corpo de mensagem para o seu modelo de ausência temporária.

   

3. Selecione Salvar Arquivo>Como.

4. Nomeie seu modelo e, no menu suspenso Salvar como tipo, selecione modelo do Outlook (*.oft).

5. Você pode alterar o local do seu modelo, mas também é possível escolher o local padrão, que em geral éc:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. Selecione Salvar.

Você pode criar um novo modelo sempre que estiver fora do escritório ou reutilizar um modelo existente. Agora você está pronto para usar esse modelo e criar a regra de ausência temporária.

Criar uma regra de ausência temporária

1. Na guia Arquivo , selecione Gerenciar Regras & Alertas.
2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas , na guia Regras de Email , selecione Nova Regra.
3. Em Iniciar a partir de uma regra em branco, selecione Aplicar regra em mensagens que eu receber e selecione Avançar.
4. Para responder a todas as mensagens de email recebidas, deixe as caixas Etapa 1 e Etapa 2 inalteradas e selecione Avançar novamente. Selecione Sim quando o Outlook perguntar se deseja aplicar essa regra a todas as mensagens.
5. Em O que você quer fazer com a mensagem, na Etapa 1: selecionar as ações, selecione responder usando um modelo específico.
6. Em Etapa 2: Edite a descrição da regra, selecione o texto sublinhado para um modelo específico.
7. Na caixa Examinar na parte superior da caixa Selecionar um modelo de resposta, selecione Modelos do usuário no sistema de arquivos.
8. Selecione o modelo que você criou acima e selecione Abrir e Próximo.
9. Adicione exceções necessárias e selecione Próximo.
10. Nomeie a regra, por exemplo, Ausência Temporária.
    Por padrão, Ativar esta regra vem marcado. Se estiver pronto para habilitar sua resposta de ausência temporária agora, selecione Concluir. Caso contrário, desmarque essa caixa. Você pode habilitar a regra a qualquer momento.

Ativar uma regra

Se você criou seu modelo e regra de ausência temporária dias antes de precisar, ative a regra usando as etapas a seguir.

1. Selecione o arquivo>gerenciar regras & alertas.
2. Na caixa de diálogo Regras e alertas, na guia Regras de email, localize a regra criada e marque a caixa à esquerda da regra. Selecione OK.