Vídeo: Criar relações um para um

O que é uma relação um para um?

Elas são frequentemente usadas para indicar relações essenciais para que você possa obter os dados necessários para administrar sua empresa.

Uma relação um para um é um vínculo entre as informações em duas tabelas, onde cada registro em cada tabela só aparece uma vez. Por exemplo, pode haver uma relação um para um entre os funcionários e os carros que eles dirigem. Cada funcionário aparece apenas uma vez na tabela Funcionários e cada carro aparece apenas uma vez na tabela Carros da empresa.

Você deverá usar relações um para um se tiver uma tabela que contém uma lista de itens, mas as informações específicas que você deseja capturar sobre elas variam por tipo. Por exemplo, você pode ter uma tabela de contatos na qual algumas pessoas são funcionários e outras são subcontratados. Para os funcionários, você deseja saber o número de funcionário deles, o ramal e outras informações importantes. Para subcontratados, você deseja saber o nome da empresa deles, o número de telefone e tarifa paga, dentre outras coisas. Nesse caso, você deve criar três tabelas separadas – Contatos, Funcionários e Subcontratados – e criaria uma relação um para um entre as tabelas Contatos e Funcionários, e uma relação um para um entre as tabelas Contatos e Subcontratados.

Criar relações um para um

Você cria relações um para um vinculando o índice (geralmente a chave primária) em uma tabela e um índice em outra tabela que compartilha o mesmo valor. Por exemplo:

Muitas vezes, a melhor maneira de criar essa relação é fazer a tabela secundária pesquisar um valor da primeira tabela. Por exemplo, transforme o campo ID do Carro na tabela Funcionários em um campo de pesquisa que procura um valor no índice ID do Carro da tabela Carros da empresa. Dessa forma, você nunca acidentalmente adiciona a ID de um carro que realmente não existe.

A integridade referencial ajuda o Access a manter seus dados limpos por meio da exclusão dos registros relacionados. Por exemplo, se você excluir um funcionário da tabela Funcionários, também excluirá os registros de benefícios daquele funcionário da tabela Benefícios. Mas, em algumas relações, como neste exemplo, a integridade referencial não faz sentido: se excluirmos um funcionário, não desejaremos que o veículo seja excluído da tabela Carros da empresa, porque o carro continuará a pertencer à empresa e será atribuído a outra pessoa.

Etapas da criação de uma relação um para um

Crie a relação um para um adicionando um campo de pesquisa a uma tabela. (Para saber como fazer isso, veja Criar tabelas e definir tipos de dados). Por exemplo, para indicar qual carro foi atribuído a um funcionário específico, você poderá adicionar a ID do Carro na tabela Funcionários. Em seguida, para criar a relação entre os dois campos, use o Assistente de Pesquisa:

1. Abra uma tabela.

2. No Modo Design, adicione um novo campo, selecione o valor Tipo de Dados e selecione Assistente de Pesquisa.

3. No assistente, como o padrão é definido para procurar valores de outra tabela, selecione Avançar.

4. Selecione a tabela que contém a chave (geralmente uma chave primária) que você deseja incluir nesta tabela e selecione Avançar. No nosso exemplo, você deve selecionar a tabela Carros da empresa.

5. Na lista Campos Selecionados, adicione o campo que contém a chave que você deseja usar. Selecione Avançar.

   

6. Defina uma ordem de classificação e, se preferir, altere a largura do campo.

7. Na tela final, desmarque a caixa de seleção Habilitar Integridade de Dados e selecione Concluir.