Os seguintes fatores podem afetar a privacidade ao disponibilizar informações potencialmente confidenciais a terceiros ou ao permitir que controle quais as informações que podem estar disponíveis.
Utilizar Office.com modelos
O separador Novo (Clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Novo) pode fornecer-lhe assistência atualizada transferida do Office.com para livros baseados em modelos. Também pode enviar feedback sobre os modelos e fornecer uma classificação numérica para cada modelo que transferir.
Quando abre um modelo ou um ficheiro baseado num modelo, os contactos do Excel (consoante as suas definições da Ajuda online) Office.com. Ele envia a ID desse modelo, o programa e a versão que você está usando no momento, juntamente com as informações padrão do computador.
O ID do modelo é utilizado para identificar o modelo original, conforme transferido do Office.com ou incluído na sua instalação do Excel. Não identifica o seu livro de forma exclusiva. O ID é o mesmo para todos os utilizadores do mesmo modelo.
Ligações a imagens e outros documentos
Se optar por criar uma ligação a uma imagem, ficheiro, origem de dados ou outros documentos no seu disco rígido ou num servidor, o caminho para esse ficheiro é guardado no seu livro. Em alguns casos, a ligação pode incluir o seu nome de utilizador e informações sobre a sua rede. No caso de uma ligação de dados, pode escolher guardar um nome de utilizador ou uma palavra passe na ligação de dados.
Quando aplicar um Esquema XML a um livro, o caminho para o Esquema XML que criou é guardado no livro. Em alguns casos, o caminho poderá incluir o seu nome de utilizador.
Funções de dados da folha e relatórios de Tabela Dinâmica
Quando cria uma função de dados de folha ou um relatório de tabela dinâmica a partir de uma origem de dados externa, os dados que pedir a essa origem são armazenados como parte da folha de cálculo, juntamente com um identificador exclusivo para a origem de dados. O nome de utilizador da pessoa que atualizou a cache pela última vez também é armazenado.
Dependendo da forma como configurou o seu livro ou relatório de Tabela Dinâmica, poderá ser apresentado apenas um subconjunto dos dados armazenados. Para remover todos os dados armazenados, remova a ligação à origem de dados das funções de dados da folha e remova todos os pivôs que fazem referência aos dados.
Gráficos
Ao criar um gráfico no Excel, pode filtrar os dados que selecionou para o gráfico para que apenas uma parte dos dados seja apresentada. No entanto, todos os dados selecionados são armazenados com o gráfico. Para impedir que outras pessoas alterem o seu gráfico ou visualizem os dados, ao copiá-lo para um programa da Microsoft, cole-o como um mapa de bits. Se os dados do gráfico forem provenientes de uma origem de dados externa, poderá proteger o gráfico com uma palavra-passe para ajudar a impedir que outras pessoas atualizem o gráfico com os dados mais recentes da origem externa. Se o gráfico se basear nos dados existentes no livro, a proteção por palavra-passe do gráfico pode ajudar a impedir que outras pessoas modifiquem os dados apresentados no seu gráfico.
Impressão
Quando imprime um livro do Excel e, em seguida, guarda esse livro, o Excel guarda o caminho para a sua impressora com o documento. Em alguns casos, o caminho pode incluir um nome de utilizador ou um nome de computador.
Texto alternativo
O Excel permite-lhe adicionar e editar texto alternativo para tabelas, formas, imagens, gráficos, gráficos SmartArt e outros objetos nos seus livros. O texto alternativo é guardado com o livro e pode conter informações pessoais adicionadas por qualquer contribuidor da apresentação. Para alguns objetos, como imagens que insere no livro, o texto alternativo predefinido inclui o caminho do ficheiro para o objeto que insere.
O texto alternativo pode ser utilizado por funcionalidades de acessibilidade, como leitores de ecrã. O texto alternativo está disponível para qualquer pessoa que tenha acesso ao seu ficheiro.
Sites de Área de Trabalho de Documentos
O Excel permite-lhe aceder a uma Área de Trabalho de Documentos no SharePoint. Uma Área de Trabalho de Documentos é um espaço partilhado onde pode colaborar com outros membros da equipa num ou mais livros.
Ao aceder a uma Área de Trabalho de Documentos, o Excel transfere dados do site Área de Trabalho de Documentos para lhe fornecer informações sobre esse site. Estes dados incluem:
- Nome do site
- URL ou endereço do site
- Nomes, endereços de correio electrónico e níveis de permissões dos utilizadores do site
- Listas de documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site
O Excel também armazena uma lista dos sites de Área de Trabalho de Documentos que visitou no seu computador, sob a forma de cookies. Esta lista é utilizada para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente. A Microsoft não acede à lista de sites que visitou, e esta lista não está exposta à Internet, a não ser que opte por tornar a lista disponível de forma mais abrangente.
Serviço de fax
O serviço de fax permite-lhe enviar um fax através da Internet e organizar os faxes que enviou no Microsoft Outlook. Para utilizar o serviço de fax, tem de inscrever-se junto de um fornecedor de serviço de fax, separado da Microsoft, que processa e envia os faxes pela Internet. A Microsoft não recolhe dados através da funcionalidade de serviço de fax.
Quando se inscreve no serviço de fax, o fornecedor de serviços de fax cria um pacote de registo que é armazenado pelo fornecedor de serviços de fax e pelo Excel. O pacote consiste no endereço do site do provedor de serviço de fax e um "token" confirmando seu acesso ao provedor de serviços de fax. Quando envia um fax do Excel, este pacote de registo é anexado ao documento.
Também pode utilizar o serviço de fax para calcular o preço de um fax sem o enviar efetivamente. Se optar por calcular o preço de um fax, o Excel utiliza uma ligação encriptada para enviar o token de registo, o número de telefone para onde o fax será enviado e o número de páginas do fax para o fornecedor de serviços de fax. A Microsoft não recebe nem armazena estas informações.
Serviço de pesquisa
O Excel permite-lhe pedir informações sobre um termo ou expressão específico de um número de fornecedores de conteúdos premium. Quando solicita uma pesquisa sobre uma determinada palavra ou expressão, o Excel utiliza a Internet para enviar o texto que solicitou, o produto de software que está a utilizar atualmente, a região para a qual o sistema está definido e informações de autorização que indicam que tem o direito de transferir informações de pesquisa, se tal for necessário por terceiros.
O Excel envia estas informações para um serviço fornecido pela Microsoft ou um fornecedor externo que selecione. Este serviço devolve informações sobre a palavra ou expressão que pediu.
Frequentemente, as informações que recebe incluem uma ligação para informações adicionais do Web site do serviço. Se clicar nesta ligação, o fornecedor do serviço pode adicionar um cookie ao seu sistema para o identificar em transações futuras. A Microsoft não é responsável pelas práticas de privacidade de sites e serviços de terceiros. A Microsoft não recebe nem armazena nenhuma destas informações, a menos que tenha consultado um serviço da Microsoft.
Pode desativar a pesquisa e a referência ao fazer o seguinte:
Esta definição pode ser restringida pelo seu administrador. Nesse caso, não poderá ativá-lo ou desativá-lo sozinho.
Clique no separador Ficheiro.
Clique em Conta.
Em Privacidade da Conta, clique em Gerir Definições.
Em Serviços ligados opcionais, desmarque a caixa de verificação Ativar experiências ligadas opcionais .
Importante
Tal desativará todos os serviços ligados opcionais, não apenas a pesquisa e a referência.
Serviço de tradução
O Excel permite-lhe traduzir a totalidade ou parte do seu documento utilizando um dicionário bilingue ou a tradução automática. Pode escolher como quer traduzir o documento.
Pode selecionar ou introduzir uma palavra ou expressão que pretenda traduzir ou pode optar por traduzir todo o documento, em ambos os casos, selecionando a opção de tradução aplicável no painel Pesquisar e Referência.
Se selecionar ou introduzir uma palavra ou expressão que pretenda traduzir, a expressão introduzida será comparada com um dicionário bilingue. Alguns dicionários bilingues estão incluídos no seu software e outros encontram-se disponíveis na Office.com. Se uma palavra ou expressão introduzida não estiver no dicionário bilingue incluído no software, a palavra ou expressão é enviada desencriptada para um serviço de tradução da Microsoft ou de terceiros.
Se quiser traduzir todo o livro, este é enviado desencriptado para um serviço de tradução da Microsoft ou de terceiros. Como sucede com qualquer informação que é enviada sem encriptação através da Internet, é possível que outras pessoas vejam a palavra, expressão ou livro que está a traduzir.
Se optar por utilizar um dos dicionários disponíveis no Office.com ou um serviço de tradução de terceiros, o Excel utiliza a Internet para enviar o texto que solicitou, o tipo de software que possui e a região e o idioma para os quais o sistema está definido. Para serviços de tradução de terceiros, o Excel também pode enviar informações de autenticação previamente armazenadas em cache indicando que você se inscreveu anteriormente para obter acesso ao site.
SharePoint
O Microsoft SharePoint disponibiliza sites de Área de Trabalho baseados na Web e partilhados, onde pode colaborar em documentos ou reuniões.
Quando acede a um site do SharePoint, utilizando o browser ou qualquer programa do Office, o site guarda os cookies no seu computador caso tenha permissões para criar um novo subsite nesse site. Juntos, estes cookies formam uma lista de sites para os quais tem permissões. Esta lista é utilizada por vários programas do Office para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente.
A Microsoft não acede à lista de sites que visitou, e esta lista não está exposta à Internet, a não ser que opte por tornar a lista disponível de forma mais abrangente.
No SharePoint, quando cria um novo site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um site ou lista existente, o site guarda as seguintes informações de cada pessoa, incluindo a sua:
- Nome completo
- Endereço de e-mail
É adicionado um ID de utilizador a cada elemento adicionado ou modificado no site, por si ou pelos outros utilizadores. Tal como acontece com todo o conteúdo no site SharePoint, só os administradores e os membros do próprio site devem ter acesso a estas informações.
Todos os elementos do site do SharePoint incluem dois campos: Criado Por e Modificado Por. O campo Criado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que originalmente criou o elemento e a data de criação. O campo Modificado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que modificou o livro pela última vez e a data da última modificação.
Os administradores dos servidores onde estão alojados os sites do SharePoint têm acesso a alguns dados destes sites, que são utilizados para analisar os padrões de utilização do site e melhorar a percentagem de tempo que o site está disponível. Estes dados só estão disponíveis para os administradores dos servidores e não são partilhados com a Microsoft, exceto se a Microsoft estiver a alojar o site do SharePoint. Os dados capturados especificamente incluem os nomes, endereços de e-mail e permissões de todos com acesso ao site.
Todos os utilizadores com acesso a um site específico do SharePoint podem procurar e ver todo o conteúdo disponível nesse site.
Auditoria
O Microsoft SharePoint fornece recursos de auditoria que permitem que os administradores mantenham uma trilha de auditoria confiável de como os usuários estão trabalhando com determinado conteúdo.
Quando os administradores do SharePoint ativam a funcionalidade de Auditoria, o servidor grava automaticamente determinadas ações efetuadas pelo utilizador na base de dados de conteúdos do SharePoint. Estas ações incluem ver, editar, dar entrada e dar saída. Para cada ação gravada, o servidor registra informações de identificação sobre o arquivo, a ação e a ID do SharePoint do usuário. Não são enviados dados à Microsoft como parte desta funcionalidade.
Esta funcionalidade está desativada por predefinição e só está disponível para os administradores dos sites do SharePoint onde o conteúdo está armazenado.
Mensagens instantâneas e notificações
O Excel permite-lhe enviar mensagens instantâneas a partir do próprio programa e de receber alertas quando as pessoas estão online ou quando determinadas alterações são efetuadas a áreas de trabalho ou livros partilhados.
O Excel pode utilizar um cliente de mensagens instantâneas para fornecer a capacidade de ver a presença online de outras pessoas e de lhes enviar mensagens. O Excel inclui um controlo Web que permite apresentar a presença de mensagens instantâneas numa página Web. As páginas do Microsoft SharePoint utilizam este controlo. Estas páginas não transmitem dados de presença de volta para o servidor Web.
Esse controle da Web pode ser usado para transmitir dados de presença do seu programa de mensagens instantâneas para o servidor Web. Por predefinição, os dados de presença só podem ser enviados para sites da intranet, sites fidedignos e sites no computador local.
Novos formatos de ficheiro
O Excel utiliza formatos de ficheiro baseados em XML. Estes formatos de ficheiro XML são extensíveis, o que significa que os utilizadores podem especificar esquemas ou etiquetas adicionais nos ficheiros. Um suplemento ou outro código de terceiros também pode anexar informações de metadados adicionais a estes formatos de ficheiro XML que não são visualizáveis no Excel.
Pode verificar os metadados que foram associados a um ficheiro XML ao vê-los num visualizador de texto.
Comentários
Por predefinição, se guardar comentários num ficheiro, o Excel adiciona as suas iniciais a cada comentário. Estas informações ficam disponíveis para todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.
Pode remover as suas informações pessoais destes comentários ao efetuar o seguinte:
- Clique no separador Ficheiro.
- Clique em Informações.
- Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.
Registar Alterações
Por predefinição, quando faz alterações num ficheiro com a funcionalidade Registar Alterações ativada, o seu nome de utilizador e/ou iniciais são armazenados no livro e associados às alterações que fizer. Esta informação, incluindo o texto original e revisto, está disponível para qualquer pessoa que tenha acesso ao seu ficheiro.
Depois de estas alterações terem sido aceites ou rejeitadas, o seu nome é removido. Também pode remover as suas informações pessoais destas alterações ao efetuar o seguinte:
- Clique no separador Ficheiro.
- Clique em Informações.
- Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.
Onde o seu nome pode estar armazenado
Em determinados casos, o Excel armazena o seu nome para lhe proporcionar uma melhor experiência ao utilizar algumas funcionalidades. Por exemplo, o seu nome é armazenado nas seguintes localizações:
- Campos Autor
- Propriedade de ficheiro AuthorName
Pode remover o seu nome destes campos e propriedades ao efetuar o seguinte:
- Clique no separador Ficheiro.
- Clique em Informações.
- Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.
As soluções do Microsoft Office criadas por outras empresas também podem incluir o seu nome ou outras informações pessoais nas propriedades personalizadas associadas ao seu ficheiro.
Se utilizar o Microsoft Office Web Control, o Microsoft Excel Data Access, o DataCalc ou outras funcionalidades que lhe permitam ligar diretamente a outra origem de dados, as suas informações de autorização (ID de utilizador e palavra-passe) poderão ser guardadas no seu livro. Para alterar ou excluir essas informações de autorização, você precisará alterar as propriedades da conexão usando o método específico para o método de conexão.
Outros dados e metadados ocultos
Por predefinição, cada ficheiro guardado pelo Excel inclui propriedades de ficheiro como as seguintes:
- Autor
- Gestor
- Empresa
- Última Gravação Por
- Nomes dos revisores de livros
Além disso, outras propriedades podem ser salvas no arquivo dependendo dos recursos ou soluções de terceiros que você usar. Por exemplo, se o seu livro fizer parte de um fluxo de trabalho de documentos, são guardadas propriedades de ficheiro adicionais para controlar o fluxo de trabalho.
Estas informações ficam disponíveis para todas as pessoas que tiverem acesso ao ficheiro.
Pode remover o seu nome destas propriedades ao efetuar o seguinte:
- Clique no separador Ficheiro.
- Clique em Informações.
- Clique em Verificar Existência de Problemas e, em seguida, clique em Inspecionar Documento.
A funcionalidade Inspecionar Documento também pode ser utilizada para remover outros tipos de dados que podem não estar disponíveis em todas as vistas, como comentários e revisões. A Microsoft recomenda executar a funcionalidade Inspecionar Documento em qualquer livro que pretenda disponibilizar publicamente.
Dados ocultos e metadados também podem ser incluídos em arquivos do Microsoft Office usando o Modelo de Objeto do Microsoft Office. Por exemplo, pode tornar as imagens invisíveis no Modelo de Objetos do Microsoft Office, o que significa que não podem ser vistas quando abre o ficheiro, mas a imagem está armazenada no mesmo e pode ser tornada visível mais tarde.
Gravação de macros
A gravação de macros permite-lhe gravar uma sequência de ações para que possa reproduzir as ações mais tarde. Se optar por gravar uma macro, o seu nome de utilizador é guardado como comentário no código quando a macro é inicialmente criada. Pode remover manualmente o seu nome de utilizador a partir desta localização.
Assinaturas digitais
Uma assinatura digital é uma funcionalidade opcional que pode ajudá-lo a autenticar a identidade da pessoa que lhe enviou um livro. Uma assinatura digital é um valor encriptado exclusivo dos dados no livro que está a assinar. Quando envia um livro com uma assinatura digital, a assinatura é enviada para o destinatário, juntamente com os dados no livro e um certificado digital de confiança do utilizador (o remetente). O certificado digital é emitido por uma Autoridade de Certificação, como a VeriSign, e contém informações para autenticar o remetente e verificar se o conteúdo original da pasta de trabalho não foi alterado. O Excel poderá contactar automaticamente a autoridade de certificação online para verificar a assinatura digital.
Ao assinar um livro, verá uma caixa de diálogo que mostra as informações incluídas na assinatura digital, tais como a data e hora do sistema, o número da versão do sistema operativo, o número da versão do Microsoft Office e o número da versão do Excel.
Gestão de Direitos de Informação
A Gestão de Direitos de Informação (IRM) permite-lhe conceder a determinados utilizadores ou grupos o direito de aceder e modificar um livro. Apesar de algumas semelhanças, IRM não é o mesmo que Proteção de Documentos. A IRM permite-lhe definir permissões para o livro inteiro para ações muito específicas, como imprimir o documento ou reencaminhá-lo para outras pessoas, bem como para ler ou editar o livro.
Quando armazena um livro com a IRM ativada, o Excel guarda no livro uma lista de todos os utilizadores que têm direitos sobre esse livro e quais são as respetivas permissões. Estas informações são encriptadas para que apenas os proprietários dos livros possam aceder a estas informações.
Além disso, os livros com IRM ativada contêm licenças de conteúdo. Uma licença de conteúdo contém um endereço de e-mail, permissão e informações de autenticação. Sempre que alguém tentar abrir um livro com a IRM ativada, o Excel verifica as licenças de conteúdos guardadas no livro com a identidade do utilizador. Se o utilizador nunca tiver aberto o livro antes, o Excel contacta um servidor IRM, verifica a identidade do utilizador, transfere uma nova licença de conteúdo para o utilizador (desde que o utilizador tenha os direitos necessários) e guarda essa licença de conteúdo no livro.
Os proprietários do livro têm a opção de evitar guardar licenças de conteúdo no livro. No entanto, se esta licença de conteúdo não for guardada no livro, o Excel tem de contactar o servidor IRM sempre que o livro for aberto. Se o Excel não estiver ligado a uma rede ou não conseguir contactar o servidor IRM, não será possível abrir o livro.
Proteção de Livros
A Proteção de Livros permite-lhe proteger o seu livro do Excel de várias formas, tais como conceder a apenas determinados utilizadores os direitos para editar, fazer comentários ou ler o livro.
Quando utiliza a Proteção de Livros, é-lhe pedido para introduzir os IDs de utilizador. Esses IDs de usuário podem estar na forma de contas de domínio do Windows NT (por exemplo, DOMÍNIO\nome de usuário) ou endereços de email do Windows Live ID (por exemplo, someone@example.com). Estes IDs de utilizador são armazenados sempre que concede a um utilizador os direitos de leitura ou alteração de um intervalo de texto.
É possível proteger o livro do Excel sem utilizar uma palavra-passe. Se optar por proteger o livro sem uma palavra-passe, qualquer pessoa que leia o livro pode ver os IDs de utilizador das pessoas a quem foi concedido acesso. Além disso, se o livro for guardado como XML ou HTML, os IDs de utilizador estão disponíveis para qualquer pessoa que leia o ficheiro.
Se pretender restringir ainda mais o acesso aos IDs de utilizador, pode optar por guardar este ficheiro com uma palavra-passe ou com a Gestão de Direitos de Informação (IRM). Apenas o utilizador e as outras pessoas a quem tenha sido concedido acesso podem ver estes IDs de utilizador.
Falhas na validação de ficheiros do Office
Quando abre determinadas versões anteriores dos ficheiros do Excel no Microsoft Office, a validação de ficheiros do Office verifica se a estrutura do ficheiro corresponde às especificações da Microsoft para esse formato de ficheiro. Se o ficheiro falhar nesta validação, o Microsoft Office abre-o numa Vista Protegida.
Depois de sair do Excel, é guardada no computador uma cópia de cada ficheiro que falhar na validação de ficheiros do Office. O Relatório de Erros da Microsoft pergunta periodicamente se concorda em enviar uma cópia destes ficheiros à Microsoft. Para obter mais informações sobre o Relatório de Erros da Microsoft, incluindo uma declaração de privacidade completa, consulte a Declaração de Privacidade do Relatório de Erros da Microsoft.
Revisões Automáticas do Office
O Excel guarda automaticamente cópias do seu livro enquanto as edita. Isto ajuda a recuperar livros se fechar um livro acidentalmente sem guardar as suas alterações. Pode optar por não guardar automaticamente cópias dos livros efetuando o seguinte procedimento:
- Clique no separador Ficheiro.
- Clique em Opções.
- Clique em Guardar.
- Em Guardar livros, desmarque a caixa de verificação Manter a última versão Recuperada Automaticamente se fechar sem guardar .
Pode aceder e eliminar as últimas versões guardadas de livros guardados anteriormente ao clicar no separador Ficheiro , em Informações e, em seguida, no livro pretendido em Versões. Você pode acessar e excluir as últimas versões salvas automaticamente para pastas de trabalho recém-criadas clicando na guia Arquivo , clicando em Informações, clicando em Gerenciar Versões e clicando em Recuperar Pastas de Trabalho Não Salvas. O Excel elimina periodicamente os livros guardados automaticamente se não os abrir e utilizar. Para obter mais informações, consulte Recuperar seus arquivos do Office.