Ao importar dados para o Access, por vezes os dados de origem não são divididos corretamente em tabelas relacionadas. Para tirar o máximo partido do Access, os dados têm de ser normalizados – separados em tabelas diferentes, cada uma sobre um único aspeto, relacionadas através de informações essenciais. O Analisador de Tabelas pode ajudá-lo com esta tarefa crítica: no friso, clique em Ferramentas de Base de Dados e, em seguida, no grupo Analisar , clique em Analisar Tabela. Um assistente inicia e orienta-o através do processo.
Nota
As informações neste tópico só se aplicam a uma base de dados de ambiente de trabalho do Microsoft Access (.mdb ou .accdb).
1. Tabela original
2. Tabelas criadas pelo Analisador de Tabelas
3. Consulta criada pelo Analisador de Tabelas
4. Lista de pesquisa
Se a base de dados do Microsoft Access tiver uma tabela que contém informações repetidas num ou mais campos, utilize o Analisador de Tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas para poder armazenar dados de forma mais segura e eficiente. Este processo é denominado normalização.
O Analisador de Tabelas divide uma tabela que contém informações repetidas em tabelas separadas nas quais cada tipo de informação é armazenado apenas uma vez. Isto torna a base de dados mais eficiente e fácil de atualizar, e reduz o seu tamanho. Após o assistente dividir os dados, ainda poderá ver e trabalhar com os dados num único local através de uma consulta por parte do assistente.
Pode utilizar a consulta para atualizar dados de mais do que uma tabela ao mesmo tempo. A consulta também oferece outras funcionalidades de poupança de tempo para aumentar a precisão dos seus dados.
- Se alterar um campo repetido na consulta, todos os registos com esse valor são atualizados automaticamente porque, na realidade, só está a atualizar um campo na tabela subjacente da consulta.
- A partir das novas tabelas, a consulta herda campos de Pesquisa, os quais lhe permitem alterar os valores de campos ao escolher valores de uma lista em vez de ter de escrever corretamente um valor. A lista de Pesquisa procura valores da tabela subjacente. Quando o mesmo valor se aplicar a mais do que um registo, pode garantir a exatidão e consistência ao selecionar sempre esse valor da lista.
- Os formulários e relatórios que anteriormente eram baseados na tabela original serão automaticamente baseados na consulta agora, porque o assistente atribui o nome da tabela original à consulta e muda o nome da tabela.
- Os formulários e relatórios existentes baseados na consulta herdarão atualizações automáticas do campo. Os novos formulários e relatórios também herdarão as listas de Pesquisa.