Dividir uma base de dados do Access

Considere dividir qualquer base de dados que várias pessoas partilhem numa rede. Dividir uma base de dados partilhada pode ajudar a melhorar o respetivo desempenho e reduzir a probabilidade de o ficheiro da base de dados ficar danificado.

Depois de dividir o banco de dados, você pode decidir mover o banco de dados back-end ou usar um banco de dados back-end diferente. Pode utilizar o Gestor de Tabelas Ligadas para alterar a base de dados back-end que utiliza.

Neste artigo

• Descrição geral
• Antes de começar
• Dividir a base de dados
• Distribuir a base de dados front-end
• Alterar a base de dados back-end que utiliza

Descrição geral

Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros — uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada utilizador interage com os dados utilizando uma cópia local da base de dados front-end.

Para dividir uma base de dados, utilize o Assistente de Divisão de Bases de Dados. Depois de dividir a base de dados, tem de distribuir a base de dados front-end aos seus utilizadores.

Vantagens de uma base de dados dividida

As vantagens de uma base de dados dividida incluem o seguinte:

• Desempenho melhorado O desempenho da base de dados normalmente melhora significativamente porque apenas os dados são enviados através da rede. Numa base de dados partilhada que não está dividida, os objetos da base de dados (tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos) são enviados através da rede, não apenas os dados.

• Maior disponibilidade Como apenas os dados são enviados pela rede, as transações de banco de dados, como edições de registros, são concluídas mais rapidamente, o que deixa os dados mais disponíveis para edição.

• Segurança melhorada se armazenar a base de dados back-end num computador que utilize o sistema de ficheiros NTFS, pode utilizar funcionalidades de segurança NTFS para ajudar a proteger os seus dados. Como os usuários acessam o banco de dados back-end usando tabelas vinculadas, é menos provável que intrusos obtenham acesso não autorizado aos dados roubando o banco de dados front-end ou se passando por um usuário autorizado. Se não tiver a certeza de qual é o sistema de ficheiros utilizado pelo seu servidor de ficheiros, pergunte ao administrador do sistema. Se você tiver privilégios de administrador no servidor de arquivos, poderá executar o comando msinfo32 para determinar o sistema de arquivos por conta própria.
  Como devo proceder para usar msinfo32 para verificar o sistema de arquivos?

  1. Clique no botão Iniciar e, em seguida, clique em Executar.
  2. Na caixa de diálogo Executar, digite msinfo32 e clique em OK.
  3. Em Resumo do Sistema, clique no símbolo de adição ao lado de Componentes.
  4. Em Componentes, clique no símbolo de adição ao lado de Armazenamento e, em seguida, clique em Unidades. A caixa de diálogo exibe informações sobre as unidades disponíveis no painel à direita.

• Fiabilidade melhorada Se um utilizador encontrar um problema e a base de dados fechar inesperadamente, qualquer ficheiro de base de dados danificado é normalmente limitado à cópia da base de dados front-end que o utilizador tinha aberta. Uma vez que o utilizador só acede a dados na base de dados back-end através de tabelas ligadas, é muito menos provável que o ficheiro da base de dados back-end seja danificado.

• Ambiente de desenvolvimento flexível Uma vez que cada utilizador trabalha com uma cópia local da base de dados front-end, cada utilizador pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados de forma independente sem afetar os outros utilizadores. Da mesma forma, você pode desenvolver e distribuir uma nova versão do banco de dados front-end sem interromper o acesso aos dados armazenados no banco de dados back-end.

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Antes de começar

Antes de dividir uma base de dados, tenha em conta o seguinte:

• Deve criar sempre uma cópia de segurança de uma base de dados antes de a dividir. Se dividir uma base de dados e, em seguida, decidir que não a pretende dividir, pode restaurar o original a partir da cópia de segurança.

• A divisão de uma base de dados pode demorar muito tempo. Deve notificar os utilizadores para que não utilizem a base de dados enquanto a divide. Se um usuário alterar dados enquanto você divide o banco de dados, as alterações não serão refletidas no banco de dados back-end.

  Sugestão

  Se um utilizador fizer alterações aos dados enquanto divide a base de dados, pode importar os novos dados para a base de dados back-end quando terminar.

• Apesar de dividir uma base de dados ser uma forma de partilhar dados, é necessário que todos os utilizadores da base de dados tenham de ter uma versão do Microsoft Office Access que seja compatível com o formato de ficheiro da base de dados back-end. Por exemplo, se o ficheiro da base de dados back-end utilizar o formato de ficheiro .accdb, os utilizadores não podem aceder aos respetivos dados através do Access 2003.

• Poderá querer utilizar um formato de ficheiro do Access anterior para a base de dados back-end se utilizar funcionalidades que já não são suportadas. Por exemplo, se você usar páginas de acesso a dados (DAPs); você pode continuar a usá-los se o banco de dados back-end estiver em um formato de arquivo anterior que suporta DAPs. Em seguida, pode utilizar o novo formato de ficheiro com a base de dados front-end, para que os seus utilizadores tenham acesso às vantagens do novo formato. Tenha em atenção que não pode alterar dados numa Página de Acesso a Dados utilizando o Access 2010 ou posterior.

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Dividir a base de dados

1. No computador, faça uma cópia da base de dados que pretende dividir. Comece com o ficheiro da base de dados no disco rígido local e não na partilha de rede. Se o ficheiro da base de dados estiver atualmente partilhado a partir da sua unidade de disco rígido local, pode deixá-lo onde está.

2. Abra a cópia da base de dados que está na sua unidade de disco rígido local.

3. No separador Ferramentas da Base de Dados , no grupo Mover Dados , clique em Base de Dados do Access. O Assistente de Divisor de Banco de Dados é iniciado.

4. Clique em Dividir banco de dados.

5. Na caixa de diálogo Criar Banco de Dados Back-end , especifique um nome, um tipo de arquivo e um local para o arquivo de banco de dados back-end.

   Nota

   • Pondere utilizar o nome sugerido pelo Access. Preserva o nome do ficheiro original e indica que a base de dados é uma base de dados back-end ao inserir _be no nome, imediatamente antes da extensão de nome de ficheiro.
   • Não altere o tipo de ficheiro, a menos que alguns utilizadores utilizem uma versão anterior do Access para aceder aos dados.
   • Pode introduzir o caminho para a localização de rede na caixa Nome do Ficheiro , à frente do nome do ficheiro. Por exemplo, se a localização de rede da base de dados back-end for \\server1\share1\ e o nome de ficheiro da base de dados back-end for MyDB_be.accdb, pode introduzir \\server1\share1\MyDB_be.accdb na caixa Nome do Ficheiro .
   • A localização que selecionar tem de estar disponível para todas as pessoas que utilizarem a base de dados. Como os mapeamentos de unidade podem variar, você deve especificar o caminho UNC do local em vez de usar uma letra de unidade mapeada.

6. Quando o assistente for concluído, será apresentada uma mensagem de confirmação.

A base de dados está dividida. A base de dados front-end é o ficheiro com que iniciou (a cópia da base de dados partilhada original) e a base de dados back-end encontra-se na localização de rede que especificou no passo 5 deste procedimento.

Restringir alterações na estrutura do banco de dados front-end

Para restringir as alterações à base de dados front-end que distribuir, pondere guardá-la como um ficheiro binário compilado (um ficheiro .accde). Um ficheiro binário compilado é um ficheiro de aplicação de base de dados que foi guardado com todo o código VBA (Visual Basic Access) compilado. Os ficheiros binários compilados do Access não contêm código fonte do VBA. Os utilizadores não podem alterar a estrutura dos objetos num ficheiro .accde.

1. Abra o ficheiro de base de dados front-end (.accdb) que pretende guardar como um ficheiro binário compilado (.accde).
2. Clique em Guardar Ficheiro>Como>Fazer com que ACCDE>Guardar Como.
3. Na caixa de diálogo Guardar Como , navegue para a pasta onde pretende guardar o ficheiro, escreva um nome para o ficheiro na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.

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Distribuir a base de dados front-end

Depois de dividir a base de dados, distribua a base de dados front-end aos utilizadores, para que possam começar a utilizar a base de dados.

Siga um dos seguintes procedimentos:

• Envie uma mensagem de email para os usuários do banco de dados e anexe o arquivo de banco de dados front-end à mensagem. Inclua todas as instruções que irão facilitar aos seus utilizadores começarem a utilizar imediatamente a base de dados front-end.
• Guarde o ficheiro de base de dados front-end numa localização de rede a que todos os utilizadores da base de dados possam aceder e, em seguida, envie aos seus utilizadores uma mensagem de e-mail que especifique a localização de rede juntamente com quaisquer outras instruções de que possam necessitar para aceder à base de dados.
• Distribua o ficheiro de base de dados front-end utilizando suportes de dados amovíveis, como um CD-ROM ou uma pen USB. Se instalar o ficheiro sozinho, pode testá-lo para se certificar de que funciona. Se os utilizadores tiverem de instalar o ficheiro, deve incluir um documento que lhes explique o que têm de fazer para instalar o ficheiro e quem contactar em caso de dificuldades.

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Alterar a base de dados back-end que utiliza

Pode mover a sua base de dados back-end ou utilizar uma base de dados back-end diferente, ao utilizar o Gestor de Tabelas Ligadas.

Se quiser mover a sua base de dados back-end, comece por fazer uma cópia da mesma para a nova localização e, em seguida, siga este procedimento.

1. No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Gestor de Tabelas Ligadas.

2. No Gestor de Tabelas Ligadas, selecione as tabelas que estão na base de dados back-end atual.

   Sugestão

   Se você não tiver vinculado a outros bancos de dados, clique em Selecionar tudo.

3. Marque a caixa de seleção Sempre verificar novo local e clique em OK.

4. Procure e selecione o novo banco de dados back-end.

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