Converter um documento do Word num modelo de formulário do InfoPath

Embora seja verdade que pode utilizar o Microsoft Office Word para criar um documento que se pareça com um formulário, Word funciona melhor como um programa de processamento de palavras e não como um programa de criação de formulários. Por outro lado, o Microsoft Office InfoPath foi criado especificamente para conceber e preencher formulários eletrónicos. Se quiser converter documentos Word existentes em modelos de formulário do InfoPath, pode utilizar o Assistente de Importação no InfoPath para o fazer. Em seguida, pode tirar partido das funcionalidades dedicadas do InfoPath para estruturar, publicar e preencher formulários. Por exemplo, num modelo de formulário de relatório de vendas, pode utilizar a formatação condicional para aplicar automaticamente uma cor de fundo vermelha quando os números descerem abaixo das projeções de vendas. No mesmo modelo de formulário, pode utilizar uma regra para permitir que os formulários baseados nesse modelo de formulário sejam submetidos como um anexo numa mensagem de e-mail quando alguém clica num botão submeter. Além disso, pode disponibilizar o seu modelo de formulário a uma audiência mais vasta ao criar um modelo de formulário preparado para browser.

Quando converte um documento Word num modelo de formulário do InfoPath, o modelo de formulário resultante corresponderá de perto ao esquema do documento Word. Além disso, os itens no Word documento que cumprem determinadas condições são automaticamente convertidos nos controlos adequados nos quais os utilizadores podem introduzir dados. Por exemplo, se o Word documento contiver parênteses retos à volta de vários espaços, o InfoPath pressupõe que utilizou essa área entre parênteses retos como campo de entrada de texto e converte-a num controlo de caixa de texto no modelo de formulário resultante. Todos os campos de formulário Word são convertidos para os controlos correspondentes no InfoPath.

Pode utilizar as definições na caixa de diálogo Opções de Importação para alterar as opções para converter um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath.

Este artigo explica o conceito básico e o procedimento para converter um documento Word num modelo de formulário do InfoPath, incluindo as funcionalidades e definições que não são suportadas no processo de conversão.

Neste artigo

• Acerca da conversão de um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath
• Word funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão
• Converter um documento do Word num modelo de formulário do InfoPath
• Alterar uma tabela de esquema para uma tabela de repetição
• Alterar caixas de verificação para um grupo de botões de opção
• Rever problemas de conversão no painel de tarefas do Verificador de Design

Acerca da conversão de um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath

Quando converte um Word documento num modelo de formulário do InfoPath, o documento é utilizado como um esquema para criar um novo modelo de formulário. A estrutura básica do documento é recriada o mais perto possível no modelo de formulário. Num documento Word, um "campo de formulário" é a localização onde um determinado tipo de dados, como um nome ou endereço, é armazenado. Se optar por incluir Word campos de formulário quando converte o documento, a caixa de texto, a caixa de verificação e os controlos da caixa de listagem pendente são adicionados ao modelo de formulário do InfoPath numa localização que corresponda à localização dos campos no Word documento. Além disso, o InfoPath deteta automaticamente as partes do documento Word que podem funcionar bem como a repetição de tabelas e caixas de texto avançadas e converte-as nos controlos adequados. Por exemplo, se um documento de relatório de despesas incluir uma área em branco sublinhada na qual os utilizadores podem escrever notas sobre uma despesa específica, o InfoPath irá converter essa área numa caixa de texto formatado. Em seguida, os utilizadores podem escrever várias linhas de texto na caixa de texto formatado e formatar esse texto conforme adequado.

Para compreender melhor a relação entre um documento Word que converte com o Assistente de Importação do InfoPath e o modelo de formulário do InfoPath resultante, imagine que, nos últimos anos, a sua organização utilizou um documento de Word denominado ExpenseReport.doc para recolher dados de relatórios de despesas de funcionários. O seu departamento de TI quer converter esse documento num modelo de formulário do InfoPath para que os dados do formulário possam ser submetidos como Linguagem XML (Extensible Markup Language) num sistema a pagar de contas.

Se utilizar o Assistente de Importação para converter ExpenseReport.doc num modelo de formulário, o InfoPath cria um modelo de formulário denominado ExpenseReport.xsn. No exemplo seguinte, a tabela Detalhes da Despesa no documento Word foi convertida numa tabela de repetição no modelo de formulário do InfoPath resultante. A tabela de repetição permite que os utilizadores insiram ou removam as despesas conforme necessário ao clicar em comandos num menu de atalho.

Quando o Word documento é convertido num modelo de formulário do InfoPath, o esquema e outros elementos são preservados. Por predefinição, o número de linhas vazias na tabela de repetição do InfoPath corresponde ao número de linhas vazias na tabela Word. No entanto, pode poupar espaço no modelo de formulário ao apresentar apenas uma ou duas linhas por predefinição.

Este novo modelo de formulário contém elementos semelhantes aos encontrados no documento Word, como a tabela para recolher informações de despesas. No entanto, dependendo das definições que escolher no Assistente de Importação, algumas funcionalidades podem ser diferentes no modelo de formulário resultante:

• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o Word documento preservando apenas o esquema O modelo de formulário resultante contém uma tabela de repetição para introduzir itens de linha no relatório de despesas. No entanto, quaisquer campos de formulário do documento original, como a caixa de texto Nome, a lista pendente Departamento e as caixas de verificação Divisão, são eliminados do modelo de formulário resultante.
• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o documento Word ao preservar o esquema e ao converter Word campos de formulário em controlos (predefinição) O modelo de formulário resultante contém uma tabela de repetição para introduzir itens de linha no relatório de despesas. Todos os campos de formulário do documento original, como a caixa de texto Nome, a lista pendente Departamento e as caixas de verificação Divisão, são convertidos nos controlos do InfoPath correspondentes.
• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o Word documento ao preservar o esquema e ao converter campos de formulário em controlos (personalizados), pode decidir exatamente que campos são convertidos quando importa o relatório de despesas. Por exemplo, pode desativar a opção para converter células de tabela vazias no documento em caixas de texto no modelo de formulário resultante.

Início da Página

Word funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão

Algumas definições e formatação em Word documentos não são suportadas em modelos de formulário do InfoPath. Quando converte um Word documento que contém essas definições, o modelo de formulário resultante não irá conter essas funcionalidades ou definições. Por exemplo, se o Word documento tiver marcas de revisão, as marcas de revisão serão eliminadas no modelo de formulário resultante porque o InfoPath não suporta esta funcionalidade.

Pode utilizar o painel de tarefas Verificador de Design no modo de estrutura para detetar quaisquer problemas com a conversão. Em seguida, pode tomar medidas para corrigir esses problemas.

Segue-se uma lista de funcionalidades e definições que não são preservadas quando converte um Word documento num modelo de formulário do InfoPath. Em alguns casos, a formatação é eliminada, mas o texto subjacente é preservado. Por exemplo, se tiver colunas de estilo newsletter, o InfoPath eliminará as colunas, mas importará o texto contido nessas colunas.

• Marcadores
• Texto animado
• Temas
• Marcas d'água
• Numeração de linhas
• Limites de página
• Notas de rodapé e notas de fim
• Esquemas de colunas estilo newsletter
• Anexos de ficheiros
• Objetos ligados ou incorporados, como folhas de cálculo do Microsoft Office Excel e desenhos do Microsoft Office Visio
• Objetos de desenho (incluindo formas automáticas, curvas, linhas e WordArt)
• Espaçamento entre carateres (incluindo dimensionamento, espaçamento expandido ou condensado, posicionamento elevado ou reduzido do texto e kerning para tipos de letra)
• Controlos ActiveX
• Comentários e alterações registadas (incluindo inserções, eliminações e alterações de formatação)
• Algumas funcionalidades específicas do Microsoft Office Word 2007 (incluindo blocos modulares e controlos de conteúdo)
• Algumas definições de impressão (incluindo formatação de carateres mistos em cabeçalhos e rodapés, cabeçalhos e rodapés ímpares e pares diferentes, cabeçalhos e rodapés diferentes para a primeira página, definições de medianiz, valores negativos para margens superiores e inferiores, orientações de página diferentes e definições de secção individuais)

A lista seguinte explica as funcionalidades e definições que são parcialmente suportadas quando converte um documento Word num modelo de formulário do InfoPath:

Texto vertical O InfoPath mantém a formatação de texto vertical num Word documento se o texto vertical for encontrado dentro de uma célula de tabela. O InfoPath elimina a formatação de texto vertical ao converter um documento Word se o texto vertical for encontrado fora de uma célula de tabela, noutra parte do documento Word.

Caixas de texto No Word documentos, as caixas de texto são contentores de texto que podem ser posicionados numa página e dimensionados. Se o Word documento contiver uma caixa de texto, essa caixa de texto será convertida numa célula de tabela no modelo de formulário resultante. Qualquer texto na caixa de texto será apresentado na célula da tabela no modelo de formulário resultante.

Texto sublinhado O sublinhado é suportado em modelos de formulário do InfoPath. No entanto, todos os sublinhados decorativos ou duplos no Word documento são convertidos em sublinhados únicos no modelo de formulário resultante.

Hiperligações que referenciam protocolos não suportados Todas as hiperligações são convertidas, mas se a hiperligação utilizar um protocolo diferente de HTTP, HTTPS, FICHEIRO, FTP ou MAILTO, a hiperligação não funcionará quando um utilizador clicar na ligação no modelo de formulário resultante.

Estilos de carateres e efeitos de texto Os estilos de formatação superior à linha, inferior à linha e rasurado único são preservados durante o processo de conversão. Outros estilos e efeitos de formatação, incluindo texto destacado, texto oculto e formatação de sombra, são eliminados durante o processo de conversão. O texto gravado ou em relevo é convertido em texto cinzento no modelo de formulário resultante.

Definições de secção No Word, as secções são utilizadas para variar o esquema de um documento numa página ou entre páginas. O InfoPath não suporta estes tipos de secções, que são eliminadas durante o processo de conversão. Todas as definições que são aplicadas à primeira secção no documento Word são aplicadas ao modelo de formulário do InfoPath resultante.

Formatação de cabeçalho e rodapé O texto do cabeçalho e rodapé no Word documento será convertido em texto de cabeçalho e rodapé no modelo de formulário do InfoPath resultante. Alguma formatação de carateres pode ser eliminada durante o processo de conversão. Por exemplo, se tiver utilizado formatação a negrito e itálico no cabeçalho de um documento Word, o InfoPath utilizará o primeiro estilo de formatação que encontrar no modelo de formulário resultante e eliminará a formatação restante. Da mesma forma, todas as definições que são aplicadas à primeira secção de cabeçalho ou rodapé no Word documento são aplicadas ao texto de cabeçalho ou rodapé resultante no modelo de formulário do InfoPath.

Conversão do tipo de letra Embora o InfoPath importe os tipos de letra de um Word documento ao criar um novo modelo de formulário, se os tipos de letra no documento não estiverem disponíveis no computador onde efetua a importação, os tipos de letra alternativos serão automaticamente selecionados para o modelo de formulário.

Margens de página negativas As margens superior e inferior negativas serão importadas como 0.

Definições de margem negativa, preenchimento e avanço As definições de margem negativa, preenchimento e avanço serão importadas como 0.

Início da Página

Converter um documento do Word num modelo de formulário do InfoPath

1. Se o Word documento que pretende importar estiver aberto, feche-o.

2. No modo de estrutura, no menu Ficheiro , clique em Importar Formulário.

3. No Assistente de Importação, clique em Importador do InfoPath para Word documentos e, em seguida, clique em Seguinte.

4. Clique em Procurar.

5. Localize e clique no Word documento que pretende converter e, em seguida, clique em Abrir.

   Nota

   Se estiver a importar um documento Word com permissão restrita, tem de ter acesso de Controlo Total ao documento. Se tiver apenas Acesso de Leitura ou Alteração ao documento, verá uma mensagem de erro quando tentar importá-lo.

6. Para alterar o comportamento de importação predefinido, clique em Opções e, em seguida, selecione as opções pretendidas.

7. Clique em Concluir.

Início da Página

Alterar uma tabela de esquema para uma tabela de repetição

Se o Word documento incluir uma tabela, o InfoPath poderá convertê-lo numa tabela de esquema ou numa tabela de repetição no modelo de formulário resultante. O tipo de tabela escolhida depende das decisões de estrutura que tomou no Word documento. Pode utilizar o procedimento seguinte para alterar rapidamente uma tabela de esquema convertida para uma tabela de repetição.

Pode utilizar tabelas de repetição para oferecer aos seus utilizadores um grau adicional de flexibilidade ao preencher formulários. Quando utiliza tabelas repetidas, o modelo de formulário não tem de mostrar várias linhas em branco quando o utilizador a abre pela primeira vez. Em vez disso, os utilizadores normalmente veem apenas uma linha e só adicionam mais quando e se precisarem delas. Isto poupa espaço no formulário e oferece aos utilizadores um grau adicional de personalização.

1. No modelo de formulário, clique com o botão direito do rato em qualquer parte da tabela de esquema que pretende converter.

2. No menu de atalho, aponte para Alterar Para e, em seguida, clique em Repetir Tabela.

3. Na caixa de diálogo Alterar Para Tabela repetida , efetue um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para especificar as linhas de cabeçalho da tabela de repetição, introduza um valor na caixa Número de linhas a manter como cabeçalho de tabela . Normalmente, utiliza a linha de cabeçalho para cabeçalhos de coluna.
   • Para especificar as linhas de rodapé da tabela de repetição, introduza um valor na caixa Número de linhas a manter como rodapé de tabela . Muitas tabelas não incluem linhas de rodapé.
   • Para especificar o número de linhas de dados a utilizar, introduza um valor no Número de linhas repetidas a incluir ao preencher a caixa de formulário . A linha de dados é uma linha que pode "repetir" no formulário quantas vezes for necessário

4. No menu Inserir , clique em Mais Controlos ou prima Alt+I, C.

5. Insira os controlos que pretende nas células da tabela.

Início da Página

Alterar caixas de verificação para um grupo de botões de opção

Se utilizou várias caixas de verificação no seu documento Word, o InfoPath importa-as como caixas de verificação no modelo de formulário do InfoPath resultante. Se preferir utilizar um grupo de botões de opção, siga os passos abaixo para converter as caixas de verificação em botões de opção no modelo de formulário.

Pode utilizar um grupo de botões de opção num modelo de formulário do Microsoft Office InfoPath quando quiser que os utilizadores possam fazer apenas uma seleção a partir de um conjunto limitado de opções.

1. No modelo de formulário, clique numa das caixas de verificação que pretende converter e, em seguida, mantenha premida a tecla CTRL e clique em cada caixa de verificação adicional que pretende converter.
2. No menu Editar , aponte para Alterar Para e, em seguida, clique em Botão de Opção.
   Um grupo de botões de opção é agora apresentado em vez das caixas de verificação no seu modelo de formulário. Cada botão de opção está vinculado ao mesmo campo na origem de dados. Quando um utilizador clica num botão de opção, o valor associado a esse botão de opção é armazenado no campo.

Início da Página

Rever problemas de conversão no painel de tarefas do Verificador de Design

Por vezes, os elementos do documento de Word original não aparecem como esperado no modelo de formulário do InfoPath resultante ou são removidos durante o processo de conversão. Por exemplo, o InfoPath não suporta a funcionalidade Word WordArt e substitui objetos do WordArt por imagens de marcador de posição no modelo de formulário resultante.

Se o InfoPath detetar problemas durante o processo de conversão, o painel de tarefas Verificador de Design é aberto automaticamente depois de fechar o Assistente de Importação. No painel de tarefas, pode rever uma lista dos problemas e seguir os passos necessários para os corrigir.

1. Se o painel de tarefas Verificador de Design não estiver visível, clique em Verificador de Design no menu Ferramentas .
   Se existirem problemas com o modelo de formulário, verá mensagens no painel de tarefas.

2. No painel de tarefas Verificador de Design, clique no texto da mensagem que pretende rever.
   Uma caixa de diálogo apresenta informações adicionais sobre o problema.

   Nota

   Se o documento Word contiver um objeto que o InfoPath não suporta, como um objeto de desenho Word, o InfoPath adiciona uma imagem de marcador de posição ao modelo de formulário resultante, indicando onde o objeto estava originalmente localizado no documento Word. Para saber mais sobre o objeto, clique com o botão direito do rato na imagem do marcador de posição no modelo de formulário e, em seguida, clique em Mais Detalhes no menu de atalho.

3. Corrija os problemas no modelo de formulário, se necessário. Por exemplo, poderá querer eliminar quaisquer imagens de marcador de posição, que não se destinam a ser utilizadas no modelo de formulário concluído.

Início da Página