Converter um livro do Microsoft Excel num modelo de formulário do InfoPath

Algumas organizações utilizam livros do Microsoft Office Excel como formulários para recolher dados. Normalmente, estes livros incluem células em branco para os utilizadores introduzirem dados. Pode converter um livro num modelo de formulário do Microsoft Office InfoPath com o Assistente de Importação no InfoPath. Ao converter um livro num modelo de formulário, os seus utilizadores podem beneficiar de funcionalidades do InfoPath, como a validação de esquemas, controlos dinâmicos, como secções de repetição e lógica de negócio, como a validação de dados. Além disso, pode disponibilizar o seu modelo de formulário a uma audiência mais vasta ao criar um modelo de formulário preparado para browser. Para criar um modelo de formulário compatível com o browser, tem de publicar um modelo de formulário compatível com o browser num servidor que esteja a executar InfoPath Forms Services. Os formulários baseados em modelos de formulário preparados para browser podem ser preenchidos através de um browser.

Quando converte um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath através da predefinição no Assistente de Importação, o modelo de formulário resultante contém o esquema do livro do Excel. Além disso, as células no livro do Excel que cumprem determinadas condições são automaticamente convertidas em controlos de caixa de texto nos quais os utilizadores podem introduzir dados. Por exemplo, se uma célula estiver formatada para mostrar um limite em todos os lados, essa célula será convertida num controlo de caixa de texto no modelo de formulário resultante. Se decidir não utilizar a predefinição no Assistente de Importação, pode optar por incluir apenas o esquema quando importar o livro do Excel ou converter apenas determinados tipos de células em controlos.

Este artigo explica o conceito básico e o procedimento para converter um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath, incluindo as funcionalidades e definições que não são suportadas no processo de conversão.

Neste artigo

• Acerca da conversão de um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath
• Funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão
• Converter um livro do Microsoft Excel num modelo de formulário do InfoPath

Acerca da conversão de um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath

Quando converte um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath, o livro é utilizado como um esquema para criar um novo modelo de formulário. A estrutura da tabela do livro é recriada como uma tabela de esquema no modelo de formulário. Se optar por incluir células que são utilizadas para recolher dados quando converte o livro, os controlos de caixa de texto são adicionados ao modelo de formulário nas células da tabela de esquema que correspondem à localização dos campos no livro. O tamanho e a posição das células suportadas, dos limites das células e do sombreado e se as células são unidas ou divididas são preservadas no modelo de formulário resultante.

Se o livro contiver várias folhas de cálculo, os dados e a formatação na primeira folha de cálculo são adicionados à vista predefinida no novo modelo de formulário e as folhas de cálculo adicionais são convertidas em vistas correspondentes no modelo de formulário. Os títulos de cada vista adicional correspondem aos títulos das folhas de cálculo.

Para compreender melhor a relação entre um livro que converte com o Assistente de Importação do InfoPath e o modelo de formulário resultante, imagine que é um agente de seguros com um livro com o nome Claims.xls que contém duas folhas de cálculo. A primeira folha de cálculo chama-se Base e a segunda chama-se Automobile( Automóvel). Entre as colunas de cada folha de cálculo encontram-se as que têm os cabeçalhos de coluna Tipo, Descrição, Valor do Empréstimo e Preço de Compra. As colunas Valor do Empréstimo e Preço de Compra em cada folha de cálculo são formatadas para utilizar um tipo de dados de moeda. Todos os cabeçalhos de coluna são formatados como texto azul a negrito. A folha de cálculo Base contém uma fórmula para calcular um agendamento de amortização. Uma única célula, com formatação de limite aplicada em todos os lados, é utilizada para introduzir o nome de um cliente.

Se utilizar o Assistente de Importação para converter Claims.xls num modelo de formulário, crie um modelo de formulário denominado Claims.xsn.

Este novo modelo de formulário contém duas vistas. A vista predefinida, denominada Base (predefinição), contém o esquema e a formatação da folha de cálculo Base. A segunda vista, denominada Automobile, contém o esquema e a formatação da folha de cálculo Automóvel. Cada vista contém uma tabela com os cabeçalhos de coluna Tipo, Descrição, Valor do Empréstimo e Preço de Compra, formatados com texto azul a negrito, tal como no livro original. No entanto, dependendo das definições que escolher no Assistente de Importação, algumas funcionalidades podem ser diferentes no modelo de formulário resultante:

• Se utilizar o Assistente de Importação para converter Claims.xls num modelo de formulário, preservando apenas o esquema O modelo de formulário resultante contém uma tabela de esquema que corresponde à tabela no livro do Excel. O modelo de formulário não contém quaisquer controlos de caixa de texto.

• Se utilizar o Assistente de Importação para importar Claims.xls ao preservar o esquema e ao converter células em controlos O modelo de formulário resultante contém uma tabela de repetição. As células que cumprem determinadas condições, como a célula com formatação de limite aplicada em todos os lados e as células que contêm ou referenciam uma fórmula para calcular uma agenda de amortização, são convertidas em controlos de caixa de texto.

  Nota

  Embora as células que contêm ou referenciam fórmulas sejam convertidas em controlos de caixa de texto, as fórmulas não são preservadas no modelo de formulário resultante. Tem de recriar a funcionalidade fornecida pela fórmula com as funcionalidades adequadas no InfoPath.

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Funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão

Algumas definições e formatação nos livros do Excel não são suportadas pelo InfoPath. Quando converte um livro que contém essas definições, o modelo de formulário do InfoPath resultante não irá conter essas funcionalidades ou definições. Por exemplo, se o seu livro tiver um cabeçalho que contenha uma imagem, a imagem não será preservada no modelo de formulário do InfoPath resultante porque o InfoPath não suporta imagens em cabeçalhos e rodapés.

Segue-se uma lista de funcionalidades e definições que não são preservadas quando converte um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath:

• Células com formatação "encolher para ajustar"
• Imagens de fundo da célula
• Padrões de fundo da célula
• Gradações de célula
• Formatação condicional
• Validação de dados
• Fórmulas
• Macros
• Definições de impressão (incluindo redimensionamento de papel A4, preto e branco, centrar na página, número da primeira página, ordem da página, imagens, linhas de grelha de impressão, qualidade de impressão, cabeçalhos de linhas e colunas, linhas e colunas em todas as páginas, dimensionamento e definir área de impressão)
• Alinhamento de texto vertical
• Linhas mais estreitas do que a altura do tipo de letra predefinida de 10pt
• WordArt

A lista seguinte explica as funcionalidades e definições que são parcialmente suportadas quando converte um livro do Excel num modelo de formulário do InfoPath:

Células com formatação de dados Os estilos ou cores aplicados a células com formatação de dados não são convertidos. Por exemplo, se uma célula estiver formatada para apresentar números negativos como texto vermelho, o valor de número é convertido, mas a formatação de texto vermelho não é.

Hiperligações que referenciam protocolos não suportados Todas as hiperligações são convertidas, mas se a hiperligação utilizar um protocolo diferente de http:, https:, ftp:ou mailto:, a hiperligação não funcionará quando um utilizador clicar na ligação.

Alinhamento e formatação do cabeçalho e rodapé Um cabeçalho ou rodapé num livro do Excel pode conter uma secção à esquerda, ao meio e à direita. Estes são concatenados após a importação para o InfoPath. Por exemplo, um livro com um cabeçalho esquerdo com o nome "Wendy Wheeler", um cabeçalho do meio com o título "Relatório de Estado" e um cabeçalho à direita com a data "13 de outubro de 2007" seria convertido num modelo de formulário do InfoPath com um único cabeçalho com o seguinte texto: "Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007". Se apenas uma secção no cabeçalho ou rodapé do livro contiver texto, o texto resultante no modelo de formulário será alinhado em conformidade. Por exemplo, se apenas a secção correta do cabeçalho contiver texto no livro, o texto correspondente no modelo de formulário estará alinhado à direita. Caso contrário, todo o texto do cabeçalho ou rodapé é alinhado à esquerda quando é importado. A definição do tipo de letra aplicada à primeira secção de cabeçalho ou rodapé no livro é aplicada a todo o cabeçalho ou rodapé no modelo de formulário do InfoPath resultante.

Conversão do tipo de letra Embora o InfoPath importe os tipos de letra de um livro ao criar um novo modelo de formulário, se os tipos de letra no livro não estiverem disponíveis no computador onde efetua a importação, os tipos de letra alternativos serão automaticamente selecionados para o modelo de formulário.

Células intercaladas implicitamente No Excel, se escrever mais texto do que caberá na célula atual, o texto aparecerá sobre as células subsequentes como se as células tivessem sido unidas. O InfoPath não suporta esta funcionalidade. Se uma célula convertida contiver mais texto do que a largura da célula pode acomodar, o texto será moldo para a linha seguinte no InfoPath. Para evitar esta situação, antes de importar o livro, selecione a célula e quantas células subsequentes forem necessárias para conter o texto e intercale as células para que o texto se ajuste à célula unida.

Relatórios de tabela dinâmica Os relatórios de tabela dinâmica são convertidos como tabelas de esquema.

Tabelas muito grandes O InfoPath suporta tabelas com até 63 colunas de largura e 999 linhas de comprimento. Se um livro do Excel exceder estes limites, apenas serão convertidas as primeiras 63 colunas e 999 linhas.

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Converter um livro do Microsoft Excel num modelo de formulário do InfoPath

1. No menu Ficheiro , clique em Importar Formulário.

2. Na caixa de diálogo Assistente de Importação , clique em Importador do InfoPath para livros do Excel e, em seguida, clique em Seguinte.

3. Clique em Procurar.

4. Localize e clique no livro do Excel que pretende converter e, em seguida, clique em Abrir.

5. Para alterar o comportamento de importação predefinido, clique em Opções e, em seguida, selecione as opções pretendidas.

6. Clique em Concluir.

   Nota

   Consoante o esquema e a complexidade do seu livro do Excel, alguns elementos ou controlos de esquema podem não aparecer como esperava no modelo de formulário do InfoPath resultante. Como resultado, poderá ter de fazer ajustes ao novo modelo de formulário depois de o converter.

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