Estruturar uma vista que está optimizada para impressão

Os modelos de formulário do Microsoft Office InfoPath que criar foram concebidos para serem abertos e preenchidos online, quer no próprio InfoPath, quer através de um browser. No entanto, os utilizadores podem optar por imprimir uma cópia de um formulário preenchido para os seus registos pessoais ou para fins de arquivo. Por este motivo, é boa ideia verificar se o modelo de formulário parece aceitável quando é impresso. Por exemplo, pode querer certificar-se de que os controlos no modelo de formulário se ajustam às margens da página impressa e que o texto no formulário impresso é legível.

Além disso, pode utilizar o painel de tarefas Vistas para criar uma versão especial do modelo de formulário , denominada vista de impressão, concebida especificamente para fins de impressão.

Este artigo explica como criar uma vista de impressão para o seu modelo de formulário e outras técnicas para criar modelos de formulário compatíveis com impressão.

Neste artigo

• A diferença entre imprimir um modelo de formulário e um formulário
• Introdução às vistas de impressão
• Estruturar uma vista de impressão baseada numa vista existente
• Criar uma vista de impressão especificamente para Word

A diferença entre imprimir um modelo de formulário e um formulário

Pode imprimir o modelo de formulário para ter uma noção geral de como os controlos e outros objetos aparecem na página impressa ou para verificar as definições de impressão, como cabeçalhos ou rodapés. Quando imprime um modelo de formulário a partir do modo de estrutura, poderá ver determinados itens no modelo de formulário impresso, como botões, que na realidade não aparecem quando um utilizador imprime um formulário com base no seu modelo de formulário.

Quando os utilizadores imprime um formulário com base no seu modelo de formulário, o InfoPath faz ajustes ao formulário ou remove determinados itens que não fazem sentido num contexto impresso. Por exemplo, o texto informativo Inserir Item que aparece por predefinição em tabelas de repetição não será apresentado no formulário impresso. Nem os controlos de botão, as entradas das caixas de listagem ou as setas de deslocamento, uma vez que estes itens perdem o significado na página impressa.

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Introdução às vistas de impressão

Embora os modelos de formulário tenham sido concebidos para recolher dados de formulário num formato eletrónico, pode criar uma vista de impressão, que é uma vista concebida especificamente para impressão. Isto é útil quando pretende que os utilizadores imprimam formulários com um esquema específico ou imprimam apenas determinadas partes do formulário.

Se o modelo de formulário contiver múltiplas vistas, pode criar uma vista de impressão para cada vista. Em alternativa, pode designar uma única vista de impressão que se aplica a todas as vistas no modelo de formulário. Por exemplo, se o modelo de formulário contiver três vistas distintas, poderá criar uma vista de impressão que consolide informações-chave de cada uma dessas vistas numa única página impressa.

Para criar e associar uma vista de impressão a uma vista existente, pode utilizar a ligação Criar Versão de Impressão para Esta Vista no painel de tarefas Vistas . Quando clica nesta ligação, o InfoPath faz o seguinte:

• Cria uma nova vista em branco denominada Nome da Versão de Impressão, onde nome é o nome da vista na qual a vista de impressão se baseia.
• Associa a vista de impressão à vista na qual se baseia. Esta associação está registada na caixa de diálogo Ver Propriedades , no separador Definições de Impressão . Por exemplo, imagine que criou uma vista de impressão baseada numa vista Aprovação no seu modelo de formulário. Quando os utilizadores clicam no botão Imprimir na vista Aprovação , o InfoPath imprime o que for apresentado na vista Imprimir Aprovação de Versão .

Depois de criar uma vista de impressão, pode criá-la para refletir a forma como pretende que o formulário seja apresentado quando impresso. Normalmente, isto envolve copiar e colar controlos de outras vistas no modelo de formulário para a vista de impressão. Se necessário, pode substituir determinados controlos por outros controlos na vista de impressão. Por exemplo, pode substituir uma caixa de listagem pendente, que oculta as entradas da caixa de listagem por predefinição, por uma caixa de listagem padrão, que apresenta as entradas por predefinição. Ao fazê-lo, todas as entradas são apresentadas no formulário impresso. Também pode especificar opções de impressão personalizadas para a vista de impressão na caixa de diálogo Ver Propriedades , como cabeçalhos, rodapés e margens de página.

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Estruturar uma vista de impressão baseada numa vista existente

Por predefinição, quando um utilizador imprime um formulário que não tem uma vista de impressão específica associada, a vista atualmente apresentada no computador do utilizador é impressa. Se criar uma vista de impressão, o InfoPath imprime essa vista em vez da vista atual. Pode designar qualquer vista existente como vista de impressão. O procedimento seguinte explica como utilizar uma vista existente como base para uma vista de impressão.

1. No menu Ver , clique em Gerir Vistas.

2. Na lista Selecionar uma vista , no painel de tarefas Vistas , clique na vista para a qual pretende criar uma vista de impressão.

3. Em Ações, clique em Criar Versão de Impressão para Esta Vista.

4. Na caixa de diálogo Criar Versão de Impressão , escreva um nome para a vista de impressão e, em seguida, clique em OK.

5. No painel de tarefas Vistas , faça duplo clique na vista de impressão.

6. Na caixa de diálogo Ver Propriedades , selecione as opções pretendidas nos separadores Definições de Impressão e Configuração da Página e, em seguida, clique em OK. Por exemplo, pode especificar definições de margem predefinidas para a vista de impressão ou adicionar cabeçalhos ou rodapés.

7. Para mudar para a vista original, no painel de tarefas Vistas , clique no nome da vista na lista Selecionar uma vista .

8. Para selecionar tudo na vista, prima Ctrl+T.

9. Para copiar a seleção para a Área de Transferência, prima CTRL+C.

10. Para mudar para a vista de impressão, no painel de tarefas Vistas , clique no nome da vista na lista Selecionar uma vista .

11. Para colar a seleção da vista original na vista de impressão, prima CTRL+V.

12. Elimine quaisquer controlos ou elementos de esquema de que não necessite ou adicione controlos adicionais.

    Sugestão

    Para determinar rapidamente se os controlos e outros elementos de estrutura se ajustarão a uma página impressa, pode apresentar uma guia de largura de página no lado direito do modelo de formulário ao clicar em Guia de Largura da Página no menu Ver . Um guia de largura de página é apresentado como uma linha vertical tracejada no modelo de formulário. A linha indica onde está localizada a margem direita da página impressa, com base na impressora predefinida do computador.

13. Para adicionar quebras de página à vista de impressão, clique no local onde pretende que uma nova página comece e, em seguida, no menu Inserir , clique em Quebra de Página.

    Nota

    Uma quebra de página aparece como uma linha horizontal tracejada num modelo de formulário. Se pré-visualizar o modelo de formulário, não verá esta linha tracejada ou qualquer outra indicação da quebra de página. Para ver como a quebra de página afetará os formulários impressos baseados no modelo de formulário, clique em Pré-visualizar na barra de ferramentas Padrão .

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Criar uma vista de impressão especificamente para Word

Se for um designer de formulários avançado que compreende as tecnologias XML, pode utilizar o Assistente para Adicionar Vista de Impressão para Word para criar uma vista de impressão baseada em Word do Microsoft Office que imprima dados de formulário diretamente a partir de Word. Isto permite-lhe tirar partido da variedade de funcionalidades de impressão que estão disponíveis no Word. Para tal, tem de ter acesso a um ficheiro XSL Transformation (XSLT) existente que transforme os dados no modelo de formulário num formato adequado para impressão a partir de Word. Quando um utilizador imprime um formulário que contém uma vista de impressão baseada em Word, os dados nesse formulário serão impressos diretamente a partir de Word. O ficheiro XSLT tem de ser criado com o Microsoft Office Word 2003 ou o Microsoft Office Word 2007.

1. No menu Ver , clique em Gerir Vistas.
2. Em Ações, no painel de tarefas Vistas, clique em Adicionar Vista de Impressão para Word.
3. Siga as instruções no Assistente para Adicionar Vista de Impressão para Word para especificar o ficheiro XSLT que pretende utilizar para a vista de impressão baseada em Word.
4. Na lista Selecionar uma vista, no painel de tarefas Vistas, clique na vista para a qual pretende designar a vista de impressão baseada em Word e, em seguida, clique em Ver Propriedades.
5. Clique no separador Definições de Impressão .
6. Na lista Selecionar uma vista existente a utilizar ao imprimir esta vista, clique na vista de impressão baseada em Word.

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