Neste artigo
- Descrição geral das funções de utilizador
- Cenários para utilizar funções de utilizador
- Criar e atribuir funções de utilizador
Descrição geral das funções de utilizador
Uma função de utilizador é uma categoria predefinida que pode ser atribuída aos utilizadores com base no respetivo cargo ou noutros critérios. Normalmente, as funções são utilizadas para apresentar versões personalizadas ou vistas de um modelo de formulário a diferentes tipos de utilizadores. Pode simplificar os seus processos empresariais e otimizar a recolha de dados ao adicionar funções de utilizador ao seu modelo de formulário para controlar o que os utilizadores podem ver quando abrem um formulário baseado no modelo de formulário. Por exemplo, imagine que está a estruturar o modelo de formulário para uma aplicação de autorização cujos formulários serão utilizados pelos seguintes tipos de utilizadores:
- Empreiteiros elétricos que precisam de pedir uma licença
- A receber agentes que verificam se as aplicações dos empreiteiros contêm as informações necessárias
- Administradores que analisam os pedidos de autorização submetidos para aprovação
Em vez de criar três modelos de formulário para cada tipo de utilizador e gerir os dados de todos esses formulários, pode criar um modelo de formulário cujos formulários recolhem todos os dados e adicionar uma função de utilizador para cada tipo de utilizador. A função de utilizador determina que dados são apresentados através de vistas personalizadas baseadas em cada tipo de utilizador.
Nota
As funções de utilizador não devem ser utilizadas para restringir o acesso a dados confidenciais num formulário. Mesmo que torne um modelo de formulário só de leitura ou oculte determinados controlos baseados em funções de utilizador, os utilizadores podem potencialmente utilizar um programa de edição de texto, como o Bloco de Notas da Microsoft, para ver ou modificar o ficheiro de modelo de formulário (.xsn) e aceder a esses dados.
Cenários para utilizar funções de utilizador
Existem muitos cenários em que as funções de utilizador são uma vantagem para os seus utilizadores. Por exemplo, com funções de utilizador, pode:
- Mostrar uma vista exclusiva para cada função de utilizador Pode estruturar um modelo de formulário para que sejam apresentadas diferentes vistas desse modelo de formulário, consoante quem estiver a preencher o formulário. Por exemplo, pode criar uma vista para os empreiteiros elétricos que estão a pedir uma licença, uma vista para os agentes que recebem os pedidos de autorização e uma vista para os administradores que analisam todas as informações. Cada vista apresenta apenas os dados adequados para cada função de utilizador.
- Mostrar uma secção diferente para cada função de utilizador Pode estruturar um modelo de formulário que irá apresentar secções diferentes, consoante quem está a preencher o formulário. Por exemplo, uma secção num modelo de formulário de relatório de despesas que se aplica apenas aos funcionários pode ser apresentada quando um funcionário abre o formulário. Outra secção que se aplica apenas aos gestores que aprovam o relatório de despesas pode ser apresentada quando um gestor abre o formulário.
- Definir a validação de dados para um campo baseado em cada função de utilizador Pode estruturar um modelo de formulário para que seja aplicada uma validação de dados diferente a um controlo vinculado a um campo específico, consoante a função de utilizador da pessoa que está a preencher o formulário. Por exemplo, pode definir o valor máximo da despesa para um gestor num limite e definir o valor máximo para a mesma caixa de texto mais alto para um administrador. Se um gestor preencher o formulário e exceder o montante, é apresentada uma caixa de diálogo. Se um administrador preencher o formulário, a caixa de texto aceitará um valor que, de outra forma, seria rejeitado se um gestor preenchesse o formulário.
- Submeter dados de formulário para uma origem de dados externa baseada em cada função de utilizador Por exemplo, pode estruturar o seu modelo de formulário para que os empreiteiros elétricos que precisam de pedir uma licença possam submeter os respetivos formulários preenchidos apenas a um serviço Web e os agentes recetores possam submeter os respetivos formulários apenas para uma base de dados SQL. Os administradores podem submeter os respetivos dados de formulário para uma base de dados e numa mensagem de e-mail se a aplicação tiver sido aprovada ou podem submeter os respetivos dados de formulário para apenas uma base de dados se a aplicação tiver sido rejeitada.
Criar e atribuir funções de utilizador
Quando cria uma nova função de utilizador, pode atribuir utilizadores à mesma das seguintes formas:
- Ao especificar nomes de utilizador de um serviço de diretório do Microsoft Active Directory (por exemplo, "vendas\andrew"). Para especificar um nome de utilizador num serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário tem de ser criado e publicado numa rede do Microsoft Windows que utilize o Active Directory.
- Ao especificar grupos de um serviço de diretório do Active Directory. Por exemplo, pode especificar uma lista de distribuição de correio eletrónico que contém os nomes de todos os membros da equipa de marketing. Para especificar um grupo num serviço de diretório do Active Directory, o modelo de formulário tem de ser criado e publicado numa rede do Microsoft Windows que utilize o Active Directory.
- Ao especificar um valor que vem diretamente de um campo no formulário. O campo pode obter dados do Active Directory ou o utilizador pode introduzir dados num controlo vinculado a este campo. Por exemplo, se o modelo de formulário contiver uma caixa de texto Administrador , pode associar uma função de utilizador específica ao campo ao qual essa caixa de texto está vinculada.
Depois de adicionar uma função de utilizador, pode defini-la como uma das seguintes opções:
Função predefinida Os utilizadores que não estão atribuídos a uma função de utilizador existente são automaticamente atribuídos à função de utilizador especificada como função predefinida. A função predefinida também é utilizada para utilizadores que fazem parte de um grupo, mas que estão a trabalhar offline. Uma função de utilizador é sempre definida como predefinição.
Função de iniciador Se quiser aplicar uma função de utilizador específica aos utilizadores que abrem o formulário pela primeira vez, pode especificar uma função de iniciador. Por exemplo, pode definir uma função de iniciador denominada "Contratante" que se aplica aos utilizadores que preenchem novos formulários de aplicação de autorização. Um utilizador atribuído a uma função de utilizador diferente é automaticamente reatribuído à função de contratante quando abre um novo formulário de aplicação de autorização. No entanto, da próxima vez que o utilizador abrir o mesmo formulário, o Microsoft Office InfoPath utiliza a função de utilizador atribuída à pessoa em vez da função de iniciador.
Se tiver atribuído funções a utilizadores baseados em qualquer combinação de nomes de utilizador, grupos ou valores de um campo, quando um utilizador abre um formulário baseado no modelo de formulário, o InfoPath determina a função a atribuir a esse utilizador através da seguinte ordem:
O nome do utilizador é um valor de um campo no modelo de formulário.
O nome do utilizador está no Active Directory.
O utilizador é membro de um grupo do Active Directory.
Nota
Se o utilizador for membro de vários grupos e estiver a atribuir funções de utilizador baseadas num grupo, o InfoPath verifica a lista de membros de cada grupo pela ordem em que o grupo está listado na caixa de diálogo Gerir Funções de Utilizador . Por exemplo, se o utilizador for membro do grupo de agentes de receção e do grupo de administradores e o grupo de administradores estiver listado antes do grupo de agentes de receção, será atribuída ao utilizador a função de utilizador do grupo de administradores.
Se nenhuma das opções acima for verdadeira, é utilizada a função predefinida.
Depois de definir as funções de utilizador para o seu modelo de formulário, pode configurar uma regra que muda automaticamente de vista com base na função do utilizador. Por exemplo, pode criar uma função de utilizador de gestor e, em seguida, criar uma regra para mudar automaticamente para a vista de gestor quando um utilizador atribuído à função de gestor abrir o formulário. Em alternativa, pode criar a regra primeiro e, em seguida, definir as funções de utilizador como parte do processo de criação da regra.
Também pode variar o comportamento de um controlo com base numa função de utilizador. Por exemplo, pode ativar um controlo apenas para uma função de utilizador específica, enquanto outras funções de utilizador podem ver os dados no controlo, mas não podem modificá-lo. A capacidade de restringir quem pode introduzir dados num controlo com base em funções de utilizador é uma forma de garantir que os dados introduzidos num controlo provêm de uma origem legítima. Por exemplo, pode ter uma caixa de verificação Aprovação num modelo de formulário de aplicação de autorização que apenas os membros da função de utilizador administrador podem selecionar, indicando que a licença foi aprovada. Os utilizadores atribuídos a quaisquer outras funções de utilizador, como contratantes que submetam as aplicações, só verão a caixa de verificação, mas não poderão selecioná-la ou desmarcar a mesma.