Mover um modelo de formulário publicado para uma nova biblioteca do SharePoint

Neste artigo

• Descrição Geral
• Antes de começar
• Obter uma cópia funcional do modelo de formulário
• Passo 1: publicar o modelo de formulário na nova biblioteca de documentos
• Passo 2: copiar e voltar a ligar os formulários existentes

Descrição Geral

Depois de publicar um modelo de formulário numa biblioteca de documentos para os seus utilizadores preencherem, poderá ter de mover esse modelo de formulário para outra biblioteca de documentos. Por exemplo, poderá ter de mover o modelo de formulário para um servidor com mais capacidade, para que mais utilizadores possam preencher formulários ao mesmo tempo. Alguns utilizadores podem já ter preenchido formulários baseados no modelo de formulário que foi armazenado na biblioteca de documentos original. Quando mover o modelo de formulário para uma nova biblioteca de documentos, também deverá mover esses formulários existentes. Também quer certificar-se de que esses formulários existentes funcionam na nova biblioteca de documentos antes de arquivar ou eliminar a biblioteca de documentos antiga.

Para mover um modelo de formulário e os respetivos formulários existentes para uma nova biblioteca de documentos, primeiro tem de publicar a cópia de trabalho do modelo de formulário na nova biblioteca de documentos. A cópia em funcionamento é a versão armazenada no seu computador ou num programa de controlo de versões, como o Microsoft Visual SourceSafe.

Depois de publicar a cópia de trabalho na nova biblioteca de documentos, tem de copiar todos os formulários da biblioteca de documentos antiga para a nova biblioteca de documentos e, em seguida, voltar a ligar os formulários na nova biblioteca de documentos ao modelo de formulário recentemente publicado.

Se precisar de fazer alterações como resultado da movimentação do modelo de formulário, faça essas alterações antes de publicar o modelo de formulário. Por exemplo, a localização das origens de dados externas que são utilizadas pelos formulários baseados neste modelo de formulário também pode ser alterada como resultado da movimentação do modelo de formulário. Neste caso, tem de alterar a ligação de dados no modelo de formulário para a nova localização das origens de dados externas antes de publicar o modelo de formulário. Encontre ligações para obter mais informações sobre como alterar as ligações de dados na secção Consulte também .

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Antes de começar

Antes de mover o modelo de formulário e quaisquer formulários existentes baseados no modelo de formulário para uma nova biblioteca de documentos, precisará do seguinte:

• A cópia funcional do modelo de formulário Esta é uma cópia do modelo de formulário que irá modificar e, em seguida, voltar a publicar na nova biblioteca de documentos. A cópia em funcionamento pode ser armazenada no seu computador ou num programa de controlo de versões, como o Visual SourceSafe.
• As localizações de quaisquer novas origens de dados externas Se os formulários baseados no modelo de formulário utilizarem origens de dados externas que foram alteradas, precisará das novas localizações das origens de dados externas. Verifique junto do administrador se o utilizador e os seus utilizadores têm as permissões adequadas para utilizar as origens de dados externas. Se o modelo de formulário utilizar definições num ficheiro de ligação de dados para ligar a uma origem de dados externa, verifique se o ficheiro de ligação de dados foi atualizado com a nova localização da origem de dados externa.
• Os direitos adequados no servidor que executa o Windows SharePoint Services 3.0 Precisará dos direitos adequados no servidor para publicar um modelo de formulário e copiar quaisquer formulários existentes da biblioteca de documentos antiga para a nova biblioteca de documentos. Contacte o administrador do servidor para garantir que tem estes direitos.

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Obter uma cópia funcional do modelo de formulário

Se quiser modificar um modelo de formulário que foi publicado numa biblioteca de documentos ou numa localização de rede partilhada e não tiver uma cópia funcional do modelo de formulário, pode guardar uma cópia funcional do modelo de formulário a partir da localização de publicação no seu computador.

Guardar uma cópia do modelo de formulário de uma biblioteca de documentos no seu computador

1. Num browser, abra a biblioteca de documentos onde o modelo de formulário foi publicado.
2. No menu Definições , clique em Definições e, em seguida, clique em Definições da Biblioteca de Formulários.
3. Em Definições Gerais, clique em Definições avançadas.
4. Na secção Modelo de Documento , clique em Editar Modelo.
   O modelo de formulário será aberto no Microsoft Office InfoPath.
5. Na caixa de diálogo Microsoft Office InfoPath , clique em Sim.
6. No menu Ficheiro, clique em Guardar Como.
7. Na caixa de diálogo Microsoft Office InfoPath , clique em OK.
8. Na caixa de diálogo Guardar Como , navegue para a localização onde pretende guardar uma cópia do modelo de formulário e, em seguida, clique em Guardar.

Guardar uma cópia do modelo de formulário da pasta de rede partilhada no seu computador

1. No menu Ficheiro , clique em Estruturar um modelo de formulário.
2. Em Abrir um modelo de formulário, clique em No Meu Computador.
3. Navegue para a pasta de rede partilhada do modelo de formulário publicado, clique no modelo de formulário e, em seguida, clique em Abrir.
4. No menu Ficheiro, clique em Guardar Como.
5. Na caixa de diálogo Microsoft Office InfoPath , clique em OK.
6. Na caixa de diálogo Guardar Como , selecione uma localização diferente da localização de publicação original onde pretende guardar uma cópia funcional do modelo de formulário e, em seguida, clique em Guardar.

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Passo 1: publicar o modelo de formulário na nova biblioteca de documentos

1. Abra a cópia funcional do modelo de formulário no modo de estrutura.

2. No menu Ficheiro , clique em Publicar.

3. No Assistente de Publicação, clique em Para um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e, em seguida, clique em Seguinte.

4. Na caixa Introduzir a localização do seu SharePoint ou InfoPath Forms Services site, escreva a localização do site do SharePoint que contém a nova biblioteca de documentos para a qual pretende mover o modelo de formulário e, em seguida, clique em Seguinte.

5. Na página seguinte do assistente, clique em Biblioteca de Documentos e, em seguida, clique em Seguinte.

6. Clique em Criar uma nova biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Seguinte.

7. Na página seguinte do assistente, escreva um nome e uma descrição para a nova biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Seguinte.

8. Selecione os campos no modelo de formulário que pretende que apareçam como colunas na vista predefinida da biblioteca de documentos.
   Como posso fazê-lo?

   1. Clique em Adicionar.

   2. Selecione o campo que pretende adicionar como uma coluna na biblioteca de documentos e, em seguida, efetue um dos seguintes procedimentos:

      • Escreva um nome para a coluna na caixa Nome da coluna.

      • Selecione a coluna site na lista Grupo de colunas do site , selecione um nome na lista Nome da coluna e, em seguida, clique em OK.

        Nota

        Se tiver selecionado um campo de repetição para apresentar dados na biblioteca de documentos, pode definir como pretende apresentar o campo na biblioteca de documentos ao clicar num valor na lista funções . Pode escolher se pretende apresentar o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo ou se pretende unir todos os valores.

   3. Clique em OK.

   Encontre ligações para obter mais informações sobre a apresentação de dados em colunas numa biblioteca de documentos na secção Consulte também .

9. Clique em Seguinte.

10. Na página seguinte do assistente, verifique se as informações apresentadas estão corretas e, em seguida, clique em Publicar.

11. Para abrir a biblioteca de documentos e testar o processo de preenchimento de um formulário baseado neste modelo de formulário, selecione a caixa de verificação Abrir esta biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Fechar.
    A biblioteca de documentos será aberta num browser. Quando clica em Novo na barra de ferramentas da lista, será aberto um formulário baseado neste modelo de formulário no Microsoft Office InfoPath.

Depois de publicar o modelo de formulário numa nova biblioteca de documentos, pode copiar os formulários existentes baseados na versão antiga do modelo de formulário da biblioteca de documentos antiga para a nova biblioteca de documentos. Depois de copiar os formulários existentes, pode voltar a ligar os formulários existentes à nova versão do modelo de formulário. Se não ligar os formulários existentes, os utilizadores poderão não conseguir abrir estes formulários existentes.

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Passo 2: copiar e voltar a ligar os formulários existentes

Este procedimento pressupõe que ambas as bibliotecas de documentos estão num servidor que está a executar Windows SharePoint Services 3.0.

1. Abra a biblioteca de documentos antiga num browser.
2. No menu Ver , clique em Vista do Explorador.
3. Prima sem soltar Ctrl, selecione cada formulário que pretende mover e, em seguida, clique com o botão direito do rato num dos formulários.
4. Na caixa de diálogo Internet Explorer , clique em Sim e, em seguida, clique em Copiar no menu de atalho.
5. Abra a nova biblioteca de documentos.
6. Em Selecionar uma Vista, clique em Vista do Explorador.
7. Clique com o botão direito do rato na área em branco na janela da pasta.
8. Na caixa de diálogo Internet Explorer , clique em Sim e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho.
9. No menu Ver , clique em Religar Documentos.
10. Na coluna Religar , selecione a caixa de verificação para cada formulário que pretende ligar ao novo modelo de formulário.
11. Na barra de ferramentas da lista, clique em Religar Documentos Selecionados.

Depois de voltar a ligar os formulários existentes ao novo modelo de formulário, os seus utilizadores podem alterar os formulários existentes que copiou para a nova biblioteca de documentos ou preencher novos formulários baseados no modelo de formulário recentemente publicado.

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