Pode utilizar os programas do Office para guardar ou converter os seus ficheiros para PDF de forma a poder partilhá-los ou imprimi-los em impressoras comerciais. Não precisará de outro software ou suplementos.
Utilize o formato PDF quando quiser um ficheiro que:
- Tenha o mesmo aspeto na maioria dos computadores.
- Tenha um tamanho de ficheiro mais pequeno.
- Esteja de acordo com um formato do setor.
Alguns exemplos incluem currículos, documentos legais, boletins, ficheiros cujo objetivo é ler (e não editar) e imprimir e ficheiros cujo objetivo é a impressão profissional.
Importante
- Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar ficheiros PDF. Simplesmente compartilhar algo como um PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não possa editar o arquivo.
- Ao converter a sua folha de cálculo num PDF, as ligações internas na folha de cálculo perder-se-ão durante a conversão, pelo que as ligações terão de ser verificadas. Links externos para outras fontes, no entanto, serão bons.
Para obter instruções passo a passo, selecione um programa do Office a partir da lista pendente.
Que programa do Office está a utilizar?
Access
Abra a tabela ou relatório que queira publicar como PDF.
No separador Dados Externos , no grupo Exportar , selecione PDF ou XPS.
No campo Nome de Ficheiro, insira ou selecione um nome para o documento.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação on-line e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK.
Selecione Publicar.
Excel
Nota
Não pode guardar folhas do Power View como ficheiros PDF.
Selecione o separador Ficheiro .
Selecione Guardar Como ou Guardar uma cópia.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.
- Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação on-line e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Saiba mais sobre as opções de PDF. Selecione OK quando terminar.
Selecione Guardar.
OneNote
- Selecione o separador Ficheiro .
- Selecione Exportar.
- Em Exportar Atual, selecione a parte do bloco de notas que pretende guardar como PDF.
- Em Selecionar Formato , selecione PDF (*.pdf) e, em seguida, selecione Exportar.
- Na caixa de diálogo Guardar Como, no campo Nome de ficheiro, introduza um nome para o bloco de notas.
- Selecione Guardar.
PowerPoint
Selecione o separador Ficheiro .
Selecione Exportar.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.
- Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação on-line e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK quando terminar.
Selecione Guardar.
Project
- No separador Ficheiro , selecione Exportar.
- Escolha Criar documento PDF/XPS e selecione Criar PDF/XPS.
- Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.
- Na lista Salvar como tipo, escolha PDF Files (*.pdf) ou XPS Files (*.xps) e, em seguida, selecione Ok.
- Na caixa de diálogo Opções de Exportação do Documento, selecione um Intervalo de Publicação, se deseja Incluir Informações Não Imprimíveis e em conformidade com a ISO 19500-1 (PDF/A).
Sugestões de formatação
O Project não suporta todas as funcionalidades de formatação de PDF ou de XPS, mas é possível, ainda assim, utilizar algumas opções de impressão para alterar o aspeto do documento final.
Selecione Impressão de Ficheiro> e, em seguida, altere qualquer uma das seguintes opções:
- Datas
- Orientação
- Tamanho do Papel
- Configuração da Página
Na caixa de diálogo Configurar Página, pode alterar as opções destes separadores:
- Margens
- Legenda
- Ver
Publisher
Selecione o separador Ficheiro .
Selecione Guardar Como.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
Se quiser alterar a forma como o documento é otimizado, selecione Alterar. (Selecione Opções no Publisher 2013 ou Publisher 2016.)
- Faça as alterações que pretende à resolução da imagem e às informações não imprimíveis.
- Selecione Opções de Impressão para alterar as opções de impressão do documento.
- Selecione OK quando terminar.
Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.
Selecione Guardar.
Visio
No separador Ficheiro , selecione Exportar.
Escolha Criar documento PDF/XPS e selecione Criar PDF/XPS.
Na caixa Nome do Ficheiro , introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.
Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf).
- Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Ver automaticamente o ficheiro depois de guardar.
- Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação on-line e impressão).
- Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).
Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK.
Selecione Publicar.
Word
- Se o arquivo tiver sido salvo anteriormente, selecione Arquivo>para salvar uma cópia.
Se o arquivo não for salvo, selecione Salvar arquivo>como ou Salvar uma cópia. - Selecione Procurar para escolher a localização no seu computador onde pretende guardar o ficheiro.
- Na lista suspensa, selecione PDF.
- Selecione Guardar.
Selecione Mais Opções> para personalizar o seu PDF.
- Para criar um PDF a partir de apenas algumas páginas do documento, selecione uma opção em Intervalo de páginas.
- Para incluir alterações registadas no PDF, em Que deseja publicar, selecione Documento que mostra as marcações. Caso contrário, certifique-se de que Documento está selecionado.
- Para criar um conjunto de marcadores no ficheiro PDF, selecione Criar marcadores utilizando. Em seguida, selecione Cabeçalhos ou, se tiver adicionado marcadores ao seu documento, Marcadores do Word.
- Se quiser incluir as propriedades do documento no PDF, certifique-se de que a opção Propriedades do documento está selecionada.
- Para facilitar a leitura do documento com software de leitura de ecrã, selecione Tags de estrutura do documento para acessibilidade.
- Em conformidade com a norma ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção exporta o documento PDF como versão 1.7 PDF, que é uma norma de arquivo. A norma PDF/A ajuda a assegurar que um documento terá o mesmo aspeto quando for aberto mais tarde num computador diferente.
- Texto de mapa de bits quando não é possível incorporar tipos de letra Se os tipos de letra não puderem ser incorporados no documento, o PDF utiliza imagens de mapa de bits do texto para que tenha o mesmo aspeto do documento original. Se esta opção não for selecionada e o ficheiro utilizar um tipo de letra que não pode ser incorporado, o leitor de PDF poderá substituí-lo por outro tipo de letra.
- Encriptar o documento com uma palavra-passe Para restringir o acesso de forma a que apenas as pessoas com a palavra-passe possam abrir o PDF, selecione esta opção. Quando você seleciona OK, Word abre a caixa Criptografar documento PDF, onde você pode digitar e reinserir uma senha.
Abrir e copiar conteúdos de um PDF com o Word
Pode copiar todos os conteúdos que quiser de um PDF ao abri-lo no Word.
Aceda a Abrir Ficheiro> e navegue até ao ficheiro PDF. O Word abre os conteúdos do PDF num novo ficheiro. Pode copiar todos os conteúdos que quiser a partir daí, incluindo imagens e diagramas.
O PDF (Portable Document Format) preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. Quando o formato de ficheiro PDF é visualizado online ou impresso, retém a formatação que o utilizador pretende. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos através de métodos de impressão comercial. O formato PDF é aceite como um formato válido por muitas agências e organizações e existem leitores disponíveis numa maior variedade de plataformas do que para o formato XPS.
Especificação XML para Papel Eletrónico (XPS) é um formato de ficheiro eletrónico que preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato XPS garante que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, mantém exatamente o formato pretendido e que os dados no ficheiro não podem ser alterados facilmente.
Importante
Os browsers mais modernos conseguem abrir e apresentar um ficheiro PDF. No entanto, se tiver um sistema operativo mais antigo, poderá precisar de um leitor de PDF instalado no seu dispositivo, como o Acrobat Reader, disponível na Adobe Systems.