Introdução ao InfoPath Forms Services

A InfoPath Forms Services de sinopse é uma tecnologia de servidor que permite que as pessoas preencham formulários num browser. Ao gerir formulários numa localização central, pode simplificar os processos de negócio e melhorar as relações com clientes, parceiros e fornecedores.

Descrição geral do InfoPath Forms Services

Contacte clientes, parceiros e fornecedores com formulários fáceis de utilizar

Simplificar processos empresariais baseados em formulários

Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Descrição geral do InfoPath Forms Services

Os utilizadores não precisam de ter o InfoPath instalado no respetivo computador para preencher um modelo de formulário compatível com o browser, nem são obrigados a transferir algo extra a partir da Web. Tudo o que precisam é de acesso a um browser, como o Windows Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services também lhe permite armazenar e gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada. InfoPath Forms Services é criado e requer Windows SharePoint Services 3.0, o que lhe permite publicar modelos de formulário que cria numa localização comum numa organização. Além disso, os utilizadores podem submeter formulários para bibliotecas do SharePoint, que são pastas onde é armazenada uma coleção de ficheiros e onde os ficheiros utilizam frequentemente o mesmo modelo. Também é possível integrar formulários na gestão de documentos e tarefas de ciclo de vida, como o fluxo de trabalho e a gestão de direitos.

A tecnologia InfoPath Forms Services está disponível na CAL empresarial do Microsoft Office SharePoint Server 2007 e também, separadamente, no Microsoft Office Forms Server 2007.

A experiência de design

Os modelos de formulário que podem ser preenchidos num browser são denominados modelos de formulário preparados para browser. Para criar este tipo de modelo de formulário, crie um modelo de formulário compatível com o browser no InfoPath, publique-o num servidor com InfoPath Forms Services e ative-o para utilização na Web.

Em alguns casos, pode ativar o modelo de formulário para utilização na Web ao selecionar a caixa de verificação Ativar este formulário para ser preenchido através de um browser no Assistente de Publicação do InfoPath. Noutros casos, tem de publicar o modelo de formulário numa localização partilhada na sua rede empresarial e, em seguida, contactar um administrador do farm de servidores para obter assistência para ativar o modelo de formulário e disponibilizá-lo no servidor.

A aprovação do administrador é necessária nos seguintes cenários:

• O modelo de formulário contém código gerido.
• O modelo de formulário requer um nível de segurança De Confiança Total, o que permite que os formulários resultantes tenham acesso total aos recursos do sistema nos computadores dos utilizadores, como ficheiros e definições.
• O modelo de formulário utiliza uma ligação de dados gerida por um administrador.
• O modelo de formulário está ativado para ser apresentado num dispositivo móvel.

Se for necessária a aprovação do administrador, o Assistente de Publicação orienta-o através dos passos de preparação do modelo de formulário para entrega a um administrador.

Depois de um modelo de formulário compatível com browser estar ativado para browser, os utilizadores podem utilizar o respetivo browser para preencher formulários baseados nesse modelo de formulário.

A experiência do utilizador

A experiência do utilizador de preencher um formulário num browser é quase idêntica à do preenchimento de um formulário no InfoPath. Por exemplo, controlos como a repetição de secções e funcionalidades, como fórmulas e formatação condicional, funcionam da mesma forma em ambos os ambientes.

Embora preencher um formulário num browser seja como preencher um formulário no InfoPath, existe uma diferença fundamental. Num browser, os menus e as barras de ferramentas do InfoPath são substituídos por uma barra de ferramentas na parte superior do formulário, que apresenta opções para guardar, fechar, imprimir e atualizar o formulário. Esta barra também é apresentada na parte inferior de um formulário, para que os utilizadores não tenham de se deslocar para a parte superior de um formulário longo para preencher o formulário.

Se ativar as opções de submissão para o seu modelo de formulário, os utilizadores também verão um botão Submeter na barra de ferramentas. Quando clicam neste botão, os dados do formulário são submetidos diretamente para a origem de dados que especificou ao estruturar o modelo de formulário, como um serviço Web ou uma lista do SharePoint. Se o modelo de formulário tiver mais do que uma vista, os utilizadores também verão uma lista Ver na barra de ferramentas.

1. Os utilizadores submetem dados para origens de dados externas ao clicar num botão Submeter na barra de ferramentas.

2. Os utilizadores alternam entre vistas ao clicar num item na lista Ver na barra de ferramentas.

Ao estruturar o seu modelo de formulário, pode personalizar as definições da barra de ferramentas na caixa de diálogo Opções de Formulário . Por exemplo, pode remover um ou mais botões ou ocultar a barra de ferramentas na parte inferior do formulário do utilizador.

Nas secções seguintes, irá saber mais sobre as vantagens de utilizar InfoPath Forms Services.

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Contacte clientes, parceiros e fornecedores com formulários fáceis de utilizar

Quando publica um modelo de formulário num servidor com InfoPath Forms Services, pode distribuí-lo não só na intranet empresarial, mas também em sites externos, como sites de extranet ou web sites empresariais. Isto permite-lhe recolher dados de clientes, parceiros, fornecedores e outros que são vitais para o sucesso da sua empresa. Por exemplo, uma grande companhia de seguros pode utilizar um modelo de formulário preparado para browser único para recolher e processar pedidos de seguro. Um cliente de seguro pode utilizar um browser para preencher o formulário de reclamação no Site da empresa. Em alternativa, se o cliente ligar para a companhia de seguros para reportar o pedido, um agente de seguro pode utilizar o InfoPath para preencher o mesmo formulário de reclamação num site de intranet. Da mesma forma, uma agência governamental pode recolher dados de cidadãos ao publicar modelos de formulário preparados para browser no respetivo Web site.

Quando os utilizadores acedem ao formulário, ao navegar para uma biblioteca ou ao introduzir um URL para o formulário no respetivo browser, pode ocorrer uma de duas coisas:

• O formulário é aberto num browser Se os utilizadores não tiverem o InfoPath instalado no computador, o formulário é aberto num browser, onde podem preenchê-lo tal como faria com qualquer outro formulário baseado na Web.

• O formulário é aberto no InfoPath Se os utilizadores tiverem o InfoPath instalado no computador, o formulário é aberto no InfoPath, onde podem preenchê-lo tal como faria com qualquer outro formulário do InfoPath. Uma vez que estão a preencher o formulário no InfoPath, estes utilizadores terão o benefício adicional de poderem utilizar toda a gama de funcionalidades do InfoPath para preencher formulários, alguns dos quais não estão disponíveis em formulários de browser.

  Nota

  Se preferir, pode personalizar as definições do modelo de formulário para que seja sempre aberto num browser, mesmo que os utilizadores tenham o InfoPath instalado no computador. Isto pode ser útil quando pretende que a experiência de preenchimento de um formulário seja idêntica para todos ou quando não pretende que o formulário seja aberto no InfoPath, porque quer desencorajar os utilizadores de abrir ou modificar o modelo de formulário subjacente no modo de estrutura.

Se os utilizadores preencherem formulários num dispositivo móvel, como um assistente digital pessoal (PDA) ou um smartphone, pode estruturar o seu modelo de formulário preparado para browser para que possa ser aberto e preenchido através de um browser de dispositivo móvel. Quando os utilizadores utilizam um dispositivo móvel para aceder ao formulário, este é aberto no respetivo ecrã num formato simplificado.

Simplificar processos empresariais baseados em formulários

Os formulários estão no centro de muitos processos empresariais. Ao alojar modelos de formulário preparados para browser num servidor com InfoPath Forms Services, pode integrar dados de formulário com aplicações ou processos empresariais existentes. Por exemplo, pode:

• Submeter dados para sistemas empresariais existentes Quando cria um modelo de formulário compatível com o browser, pode criar ligações de dados para serviços Web ou outras origens de dados externas. Isto permite-lhe submeter dados para sistemas empresariais, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais existentes. Por exemplo, um departamento de vendas pode estruturar um formulário que pode submeter oportunidades potenciais de vendas e informações de clientes para um sistema de Gestão de Relações com Clientes (CRM) existente.
• Consultar dados de sistemas empresariais existentes Também é possível consultar dados em sistemas empresariais, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais existentes. Por exemplo, quando os utilizadores abrem um formulário com base no seu modelo de formulário, poderá querer que os dados de uma origem de dados externa apareçam nos campos de nome e endereço no formulário. Isto permite-lhe tirar partido dos dados organizacionais existentes e simplifica o processo de preenchimento de um formulário.
• Adicionar fluxo de trabalho a formulários Pode adicionar um fluxo de trabalho ao modelo de formulário armazenado numa biblioteca. Isto permite-lhe gerir consistentemente processos empresariais comuns. Por exemplo, como gestor, pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para encaminhar um formulário de relatório de despesas através de uma lista de aprovadores. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o formulário do relatório de despesas, reatribuir a tarefa de aprovação ou pedir alterações ao formulário. No InfoPath, os utilizadores clicam em comandos no menu Ficheiro para participar no fluxo de trabalho. No servidor, podem apontar para o nome do formulário na biblioteca, clicar na seta apresentada e, em seguida, clicar em Fluxos de trabalho para participar no fluxo de trabalho.
  

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Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Pode armazenar os modelos de formulário e os formulários associados num repositório centralizado num servidor com InfoPath Forms Services. Isto torna mais fácil localizar, partilhar e gerir formulários e modelos de formulário.

Os principais benefícios incluem a capacidade de:

• Armazenar formulários e modelos de formulário numa localização centralizada Pode associar um modelo de formulário a uma biblioteca, que é uma localização num site do SharePoint onde pode criar, recolher, atualizar e gerir ficheiros com outras pessoas na sua organização. Quando os utilizadores preenchem formulários com base no modelo de formulário nessa biblioteca, os formulários preenchidos aparecem na biblioteca juntamente com informações importantes dos próprios formulários. Dependendo da forma como a biblioteca do SharePoint foi concebida, os utilizadores podem preencher formulários baseados no seu modelo de formulário, exportar os dados de formulários preenchidos para o Microsoft Office Excel ou intercalar os dados de vários formulários num único formulário. O exemplo seguinte mostra os relatórios de despesas armazenados numa biblioteca.
  
• Utilizar tipos de conteúdo para gerir modelos de formulário Pode utilizar o Assistente de Publicação do InfoPath para publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Um tipo de conteúdo define um modelo de formulário, um conjunto de colunas e definições de gestão de documentos no servidor, como o fluxo de trabalho ou as definições de política.
  Ao criar tipos de conteúdo, pode reutilizar modelos de formulário e definições numa coleção de sites. No passado, se quisesse utilizar um modelo de formulário em várias bibliotecas do SharePoint, tinha de publicar duas cópias distintas do modelo de formulário, uma para cada biblioteca. Se quisesse atualizar o modelo de formulário, tinha de alterar o modelo de formulário em ambos os locais. No entanto, agora pode publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Quando atualiza o tipo de conteúdo, a alteração é aplicada automaticamente onde quer que esse tipo de conteúdo seja utilizado.
  Pode atribuir um único tipo de conteúdo a múltiplas bibliotecas numa coleção de sites ou atribuir vários tipos de conteúdo a uma única biblioteca. Por exemplo, pode adicionar um tipo de conteúdo para formulários de relatório de estado a todas as bibliotecas que são utilizadas pelo departamento de vendas da sua empresa, para que cada equipa de vendas recolha e comunique o mesmo tipo de informações à gestão. Em alternativa, suponha que o seu departamento utiliza modelos de formulário diferentes para formulários de pedido de viagem, relatório de viagem e relatório de despesas. Pode publicar os três modelos de formulário como tipos de conteúdo de site e adicioná-los a uma única biblioteca utilizada para armazenar informações relacionadas com viagens de equipa. Quando as pessoas criam um novo formulário a partir da biblioteca, podem selecionar qual destes modelos de formulário pretende utilizar.
• Gerir formulários e modelos de formulário Os administradores do farm de servidores podem controlar a forma como os modelos de formulário são acedidos pelos utilizadores e implementados em toda a organização. Por exemplo, podem controlar quem pode publicar modelos de formulário em todo o site ou decidir como atualizar modelos de formulário no servidor com um impacto mínimo para formar utilizadores.
• Gerir ligações de dados numa localização central Se vários modelos de formulário utilizarem as mesmas ligações de dados, pode armazenar as definições dessa ligação de dados num ficheiro de ligação de dados numa biblioteca de ligação de dados. Quando um utilizador abre um formulário que se liga a um ficheiro de ligação de dados, o InfoPath utiliza as definições nesse ficheiro para ligar à origem de dados externa. Desta forma, vários modelos de formulário podem utilizar o mesmo ficheiro de ligação de dados, pelo que não é necessário criar manualmente a mesma ligação de dados para cada modelo de formulário. Além disso, se as definições de localização ou ligação de uma origem de dados externa forem alteradas, não precisa de atualizar cada modelo de formulário que utiliza a ligação de dados. Em vez disso, basta atualizar o ficheiro de ligação de dados uma vez e todos os modelos de formulário continuam a funcionar conforme esperado.

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