Introdução ao InfoPath Forms Services

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Sinopse     O InfoPath Forms Services é uma tecnologia de servidor que torna possível para as pessoas preencherem formulários num browser. Gerir formulários numa localização central, que pode simplificar processos de negócio e melhorar relações com os fornecedores, parceiros e clientes.

Descrição geral do InfoPath Forms Services

Chegar fornecedores com formulários simples, parceiros e clientes

Simplificar processos de negócio orientadas por formulários

Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Descrição geral de InfoPath Forms Services

Os utilizadores não tem de ter instalado no computador para preencher um modelo de formulário preparados para browser do InfoPath, nem são necessárias para transferir algo extra que a partir da Web. Só precisam de acesso a um browser, como o Windows Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services também permite-lhe armazenar e gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada. InfoPath Forms Services é criada com base em e requer Windows SharePoint Services 3.0, que permite-lhe publicar modelos de formulário que preferir para uma localização comum por toda a organização. Para além disso, os utilizadores podem submeter formulários para bibliotecas do SharePoint, que são pastas, localização onde armazenou uma coleção de ficheiros e onde os ficheiros com frequência de utilizar o mesmo modelo. Também é possível integrar formulários na gestão de documentos e tarefas do ciclo de vida como gestão de direitos e fluxo de trabalho.

A tecnologia de InfoPath Forms Services está disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL e também, separadamente, no Microsoft Office Forms Server 2007.

A experiência de criação

Modelos de formulário que podem ser preenchidos num browser chamam modelos de formulário preparados para browser. Para criar este tipo de modelo de formulário, estruturar uma modelo de formulário compatível com o browser no InfoPath, publique-o para um servidor a executar o InfoPath Forms Services e ativá-lo para utilizar na Web.

Em alguns casos, pode ativar o modelo de formulário para utilizar na Web ao selecionar a caixa de verificação Permitir que este formulário ser preenchido utilizando um browser no Assistente de publicação do InfoPath. Em outros casos, tem de publicar o modelo de formulário numa localização partilhada na rede da sua empresa e, em seguida, contacte um administrador do farm de servidor para ativar o modelo de formulário e para disponibilizar no servidor.

É necessária aprovação do administrador nos cenários seguintes:

  • O modelo de formulário conter código gerido.

  • O modelo de formulário requer um nível de segurança fidedignidade total, que permite que os formulários resultantes ter acesso completo para os recursos do sistema nos computadores dos utilizadores, tal como ficheiros e definições.

  • O modelo de formulário utiliza uma ligação de dados que é gerida por um administrador.

  • O modelo de formulário está ativado para ser apresentado num dispositivo móvel.

Se for necessária aprovação do administrador, o Assistente de publicação orienta-o através dos passos de preparar o modelo de formulário para mão desativar um administrador.

Depois de um modelo de formulário compatível com o browser preparados para browser, os utilizadores podem utilizar o seu browser para preencher formulários baseados nesse modelo de formulário.

A experiência do utilizador

A experiência do utilizador de preencher um formulário num browser é praticamente idêntica ao que de preencher um formulário no InfoPath. Por exemplo, controla como repetição secções e funcionalidades como as fórmulas e o trabalho de formatação condicional da mesma forma em ambos os ambientes.

Apesar de preencher um formulário num browser é como preencher um formulário no InfoPath, existe uma diferença de chave. Num browser, o InfoPath menus e barras de ferramentas são substituídas por uma barra de ferramentas na parte superior do formulário, no qual apresenta opções para guardar, fechar, imprimir e atualizar o formulário. Esta barra também é apresentada na parte inferior de um formulário, para que os utilizadores não tenham de se deslocar para a parte superior de um formulário para concluir a sua forma por extenso.

Se ativar as opções de submissão para o modelo de formulário, os utilizadores também veem um botão Submeter na barra de ferramentas. Quando clicarem este botão, os dados do formulário submeter diretamente para a origem de dados que especificou ao estruturar o modelo de formulário, tal como um serviço Web ou uma lista do SharePoint. Se o seu modelo de formulário tiver mais do que um vista, os utilizadores também verá uma lista de vista na barra de ferramentas.

Formulário aberto no browser

1. utilizadores submeterem dados para origens de dados externas clicando num botão Submeter na barra de ferramentas.

2. utilizadores alternar entre vistas ao clicar num item na lista vista na barra de ferramentas.

Quando estrutura no modelo de formulário, pode personalizar as definições de barra de ferramentas na caixa de diálogo Opções de formulário. Por exemplo, pode remover um ou mais botões ou ocultar a barra de ferramentas na parte inferior do formulário de utilizador.

Nas secções seguintes, irá Saiba mais sobre os benefícios da utilização InfoPath Forms Services.

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Chegar fornecedores com formulários simples, parceiros e clientes

Publicar um modelo de formulário num servidor que execute InfoPath Forms Services, pode distribuí-la não apenas na intranet da empresa, mas também os Web sites externos, tal como extranet sites ou empresariais Web sites. Esta opção permite-lhe recolher dados de clientes, parceiros, fornecedores e outras pessoas que estão essencial para o sucesso do seu negócio. Por exemplo, numa grande empresa seguro pode utilizar um modelo de formulário preparados para browser único para recolher e processar créditos de seguros. Um cliente seguro pode utilizar um browser para preencher o formulário de afirmação no Web site da empresa. Em alternativa, se o cliente liga para a empresa seguro para comunicar a afirmação, um agente de seguro pode utilizar o InfoPath para preencha o formulário de afirmação mesmo num site de intranet. Da mesma forma, um departamento governamental pode recolher dados de cidadãos ao publicar modelos de formulário preparados para browser no seu Web site.

Quando os utilizadores acedem o formulário ao navegar para uma biblioteca ou ao introduzir um URL para o formulário no seu browser, pode ocorrer uma das duas coisas:

  • O formulário abre num browser    Se os utilizadores não tiverem InfoPath instalado no computador, o formulário abre num browser, onde pode preenchem-lo como fariam qualquer outro formulário baseado na Web.

  • É aberto o formulário no InfoPath    Se os utilizadores têm InfoPath instalado no computador, o formulário abre no InfoPath, onde pode preenchem-lo como fariam qualquer outro formulário do InfoPath. Uma vez que estiverem a preencher o formulário no InfoPath, estes utilizadores terão a vantagem de ser capaz de utilizar as funcionalidades de intervalo total do InfoPath para preencher formulários, algumas das quais não estão disponíveis nos formulários do browser.

    Nota: Mesmo que preferir, pode personalizar as definições para o modelo de formulário para que abre sempre num browser, mesmo se os utilizadores têm InfoPath instalado no computador. Isto pode ser útil quando pretende que a experiência de preencher um formulário para ser idêntico para todas as pessoas ou quando não quiser que o formulário para ser aberto no InfoPath, uma vez que pretende impedir os utilizadores abrir ou modificar o modelo de formulário subjacentes no modo de estrutura.

Se os utilizadores irão preencher formulários num dispositivo móvel, tal como uma pessoal PDA assistente digital () ou um smartphone, pode estruturar o modelo de formulário preparados para browser para que possa ser aberto e preenchido utilizando um browser do dispositivo móvel. Quando os utilizadores utilizam um dispositivo móvel para aceder ao formulário, esta é aberta no seu ecrã num formato simplificado.

Simplificar processos de negócio orientadas por formulários

Os formulários são no centro do muitos processos de negócio. Por que aloja os modelos de formulário preparados para browser num servidor a executar o InfoPath Forms Services, pode integrar o dados de formulário com processos de negócio existente ou aplicações. Por exemplo, pode:

  • Submeter dados para sistemas de profissionais existente    Ao estruturar um modelo de formulário compatível com o browser, pode criar ligações de dados para serviços Web ou de outras origens de dados externos. Esta opção permite-lhe submeter dados para sistemas de profissionais existente, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais. Por exemplo, um departamento de vendas pode estruturar um formulário que pode submeter informações de vendas oportunidades potenciais e suporte ao cliente para um sistema de gestão de relação de clientes (CRM) existente.

  • Dados de consulta a partir de existente sistemas de profissionais    Também é possível dados da consulta no sistemas de profissionais existente, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais. Por exemplo, quando os utilizadores abrir um formulário baseado no seu modelo de formulário, poderá querer dados a partir de uma origem de dados externos a aparecer nos campos nome e endereço do formulário. Isto permite-lhe tirar partido dos dados organizacional existentes e simplifica o processo de preencher um formulário.

  • Adicionar fluxo de trabalho a formulários    Pode adicionar um fluxo de trabalho para o modelo de formulário que está armazenado numa biblioteca. Permite-lhe forma consistente gerir processos de negócio comuns. Por exemplo, como um gestor, pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para encaminhar um formulário de despesas através de uma lista de aprovadores. Aprovadores podem aprovar ou rejeitar o formulário de relatório de despesas, reatribuir a tarefa aprovação ou pedir alterações ao formulário. No InfoPath, os utilizadores, clique em comandos no menu ficheiro para participar no fluxo de trabalho. No servidor, eles podem apontar para o nome do formulário na biblioteca, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em fluxos de trabalho para participar no fluxo de trabalho.

    Comando Fluxos de Trabalho no menu de atalho

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Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Pode armazenar os modelos de formulário e respectivos associados formulários num repositório centralizada num servidor a executar InfoPath Forms Services. Isto torna mais fácil encontrar, partilhar e gerir formulários e modelos de formulário.

Os benefícios chaves incluem a capacidade de:

  • Formulários de arquivo e modelos de formulário numa localização centralizada    Pode associar um modelo de formulário a uma biblioteca, que é uma localização num site do SharePoint onde pode criar, recolher, atualizar e gerir ficheiros com outras pessoas na sua organização. Quando os utilizadores preencher formulários baseados no modelo de formulário nessa biblioteca, os formulários preenchidos aparecem na biblioteca de juntamente com informações da chave dos próprios formulários. Dependendo de como destina-se a biblioteca do SharePoint, os utilizadores podem preencher formulários baseados no modelo de formulário, exportar os dados de formulários concluídos para Microsoft Office Excel ou intercalar os dados a partir de vários formulários num único formulário. O exemplo seguinte mostra os relatórios de despesas armazenados numa biblioteca.

    Relatórios de despesas armazenados numa biblioteca

  • Utilizar tipos de conteúdo para gerir modelos de formulário    Pode utilizar o Assistente de publicação do InfoPath para publicar um modelo de formulário como um site tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo define um modelo de formulário, um conjunto de colunas e as definições de gestão do documento no servidor, tais como as definições de fluxo de trabalho ou política.

    Através da criação de tipos de conteúdo, pode reutilizar os modelos de formulário e definições através de um coleção de sites. No passado, se quiser utilizar um modelo de formulário em várias bibliotecas do SharePoint, tinha que publicar duas distintas cópias do modelo de formulário, uma para cada biblioteca. Se pretende atualizar o modelo de formulário, tinha que alterar o modelo de formulário em ambos os locais. No entanto, agora pode publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Quando atualiza o tipo de conteúdo, a alteração é aplicada automaticamente sempre que for utilizado desse tipo de conteúdo.

    Pode atribuir um tipo de conteúdo a várias bibliotecas através de uma coleção de sites ou atribuir vários tipos de conteúdo a uma única biblioteca. Por exemplo, pode adicionar um tipo de conteúdo para formulários de relatório de estado a todas as bibliotecas que são utilizadas por departamento de vendas na sua empresa, para que cada equipa de vendas é recolher e o mesmo tipo de informações para a gestão de elaboração de relatórios. Em alternativa, imaginemos que o seu departamento de utiliza modelos de formulário diferente para pedido de deslocação, relatório de viagem e formulários de relatório de despesas. Pode publicar os modelos de três formulário como tipos de conteúdo de site e adicioná-los a uma biblioteca única utilizada para armazenar informações relacionadas com viagens de equipa. Quando as pessoas criar um novo formulário a partir da biblioteca, em seguida, podem seleccionar que estes modelos de formulário que pretendem utilizar.

  • Gerir formulários e modelos de formulário    Os administradores de farm de servidores podem controlar como os modelos de formulário são acedidos pelos utilizadores e implementados toda a organização. Por exemplo, podem controlar quem pode publicar modelos de formulário em todo o site ou decidir como atualizar modelos de formulário no servidor com mínimo impacto para os utilizadores do formulário.

  • Gerir ligações de dados numa localização central    Se vários modelos de formulário irão utilizar as mesmo ligações de dados, pode armazenar as definições para essa ligação a dados num ficheiro de ligação de dados num biblioteca de ligação de dados. Quando um utilizador abre um formulário que liga a um ficheiro de ligação de dados, o InfoPath utiliza as definições desse ficheiro para ligar à origem de dados externa. Desta forma, vários modelos de formulário podem utilizar o mesmo ficheiro de ligação de dados, pelo que não existe sem necessidade de criar manualmente a mesma ligação de dados para cada modelo de formulário. Além disso, se alterarem as definições de ligação ou localização de origem de dados externa, não terá de atualizar a cada modelo de formulário que utiliza a ligação de dados. Em vez disso, atualize simplesmente o ficheiro de ligação de dados de uma vez e todos os modelos de formulário continuam a funcionar como esperado.

Nota: A partir do InfoPath, pode publicar um modelo de formulário a um servidor que não está em execução InfoPath Forms Services. Por exemplo, pode publicar o modelo de formulário para um servidor a executar o Windows SharePoint Services. Neste cenário, pode tirar partido de algumas das funcionalidades mencionadas na lista anterior, tal como a capacidade de publicar um modelo de formulário numa biblioteca. No entanto, se pretende criar um modelo de formulário preparados para browser, ou se pretender utilizar funcionalidades tais como bibliotecas de ligações de dados, em seguida, tem de publicar o modelo de formulário num servidor que execute InfoPath Forms Services.

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