Novo Outlook proporciona uma nova e poderosa experiência de e-mail que pode ajudar os administradores executivos e os delegados a tornarem-se mais produtivos no seu trabalho diário. Este artigo captura algumas sugestões novas do Outlook para calendário e correio que são úteis para administradores executivos.
Para começar, recomendamos que experimente o novo Outlook.
Nota: Queremos saber como podemos melhorar a experiência para administradores executivos e delegados! Pode submeter os seus comentários aqui.
Neste artigo, pode:
Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegado
Partilhar a gestão de categorias com um delegado
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Gerir e utilizar as categorias de executivos como delegado
Sugestões para assistentes executivos no correio e calendário
Partilhar o acesso de gestão de categorias com um delegado
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No painel de navegação, selecione Calendário .
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No separador Base , selecione Partilhar Calendário.
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Na página Partilha e permissões , escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa com quem pretende partilhar o seu calendário e atribua acesso delegado. Embora possa partilhar o seu calendário com mais do que uma pessoa, só pode adicionar uma pessoa de cada vez a partir de Outlook na Web.
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Após ter adicionado a pessoa que pretende que faça a gestão do seu calendário, selecione a lista pendente junto ao respetivo nome e escolha o nível de acesso que pretende atribuir.
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Selecione Delegado para conceder à pessoa a mesma permissão que um editor, para além da capacidade de receber pedidos e respostas de reuniões em seu nome.
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Para permitir que o delegado faça a gestão das suas categorias, selecione a caixa de verificação Permitir que o delegado faça a gestão das categorias.
Após terminar de adicionar a pessoa com quem pretende partilhar o seu calendário e ter escolhido a permissão que lhe pretende atribuir, selecione Partilhar. Se optar por não partilhar o seu calendário neste momento, selecione Remover .
A pessoa com quem partilhou o seu calendário irá receber uma mensagem de e-mail a informar sobre a partilha. Quando essa pessoa selecionar o botão Aceitar no convite, o seu calendário será adicionado à respetiva lista de calendários.
Para saber mais, visite Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegado no Outlook.
Ver calendários partilhados
Os calendários partilhados ou delegados podem não aparecer por predefinição no novo Outlook. Para ver calendários partilhados, clique em Mostrar tudo na lista de calendários e veja calendários partilhados nos calendários de Pessoas. Em seguida, selecione o calendário em que está interessado e, em seguida, selecione Vista dividida no friso para ver múltiplos calendários lado a lado.
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Pode adicionar um novo calendário partilhado ou delegado a partir do e-mail que recebe para gerir o convite ou diretamente a partir do calendário.
Para adicionar diretamente a partir do seu calendário, clique em Adicionar calendário. Em seguida, selecione Adicionar a partir do diretório e selecione o executivo ou membro da equipa cujo calendário pretende adicionar.
Nota: Pode adicionar o calendário de qualquer membro da equipa e ver os respetivos detalhes de partilha de calendário predefinidos (na maioria das organizações, normalmente, isto é partilha de disponibilidade).
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Para adicionar caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas, clique nas reticências junto à pasta Partilhado comigo na sua conta e selecione Adicionar pasta ou caixa de correio partilhada.
Em seguida, selecione a conta partilhada ou delegada que pretende adicionar. Em seguida, pode ver a caixa de correio ou pastas partilhadas em Partilhado comigo.
Gerir e utilizar as categorias de executivos como delegado
Se lhe tiver sido concedida permissão de gestão de categorias, tem de aceitar as permissões e reiniciar o Outlook para gerir a lista de categorias do seu executivo em Definições.
Agora pode criar novas categorias em nome do seu executivo que concedeu a permissão. Também pode aplicar estas categorias aos eventos Correio e Calendário do executivo.
Ver e criar categorias para um executivo:
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Aceda a Definições do Outlook.
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Selecione Contas > Categorias.
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Selecione a conta do executivo na lista pendente para ver as respetivas categorias.
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A partir daqui, pode Criar novas categorias.
Aplicar categorias a reuniões e eventos do Calendário:
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No Outlook, aceda a Calendário.
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Expanda a secção denominada calendários do Pessoas e selecione o calendário do seu executivo.
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Selecione sem soltar (ou clique com o botão direito do rato) uma das respetivas reuniões ou eventos e, em seguida, selecione Categorizar
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Para adicionar uma categoria existente, selecione-a na lista ou selecione Nova categoria. Introduza um nome para a nova categoria e escolha uma cor.
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Selecione Guardar.
Notas:
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Neste momento, só pode criar categorias em nome de outra pessoa. A capacidade de editar, adicionar ou eliminar categorias existentes em nome de outra pessoa ainda não é suportada.
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Além disso, pode demorar até 30 minutos para que a nova categoria seja refletida no calendário da outra pessoa.
Seguem-se algumas sugestões de calendário e sugestões de correio para ajudar os assistentes executivos e delegados a navegarem melhor nas suas necessidades de gestão de tempo no novo Outlook.
Localizar o evento presencial de hora e pedido
Ao agendar uma reunião, clique em Encontrar uma hora para encontrar facilmente intervalos de tempo adequados nos calendários dos participantes. Pode ver a disponibilidade ao pairar o rato sobre o ícone de participante.
Também pode pedir a presença presencial ao ativar o botão de alternar Evento presencial. Ainda pode adicionar uma ligação de reunião do Teams para participantes que podem não conseguir participar pessoalmente.
Utilizar o Assistente de Agendamento
Utilize a assistente de agendamento para encontrar facilmente tempo para reuniões. No novo Outlook, pode ver os fusos horários dos participantes e agendar etiquetas no Assistente de Agendamento.Tenha em atenção que os fusos horários dos participantes são apresentados apenas se, pelo menos, um participante estiver num fuso horário diferente.
Utilizar o Assistente de Agendamento para ajudar a agendar as suas reuniões
Reuniões online automáticas
No novo Outlook, todas as reuniões estão online por predefinição. O botão de alternar reunião do Teams é ativado quando adiciona participantes a uma reunião. Ao contrário do Outlook clássico, a ligação e os detalhes da reunião do Teams são adicionados após o envio do convite. Em seguida, pode ver o convite para a reunião para ver e copiar os detalhes da reunião do Teams.Estamos a trabalhar para atualizar este comportamento e pré-criar ligações de reunião para que possa ver a experiência corresponder ao Outlook clássico no futuro.
Nota: Pode atualizar todas as definições online de reuniões a partir de Definições> Calendário > Eventos e convites e ativar ou desativar Adicionar reunião online a todas as reuniões.
Se estiver a utilizar três fornecedores de reuniões online deterceiros, como o Zoom ou o Cisco WebEx, também os verá como opções de fornecedor de reuniões nesta definição, desde que tenha o suplemento Web instalado.
Ocultar lista de participantes
Agora, pode optar por ocultar a lista de participantes de estar visível para os utilizadores que recebem o convite para a reunião. Ao criar uma nova reunião, selecione Opções de resposta e clique em Ocultar lista de participantes
Os participantes podem adicionar salas
No novo Outlook, os participantes podem adicionar salas reencaminhando o convite de reunião para as salas relevantes. A sala de reuniões ficará visível para todos os participantes.
Editar eventos numa série
O Novo Outlook para Windows oferece as seguintes opções para editar uma série de reuniões:
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Este evento: Atualizações apenas a instância selecionada da série de reuniões.
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Este e todos os seguintes eventos: Atualizações a instância selecionada e todas as ocorrências futuras na série, deixando as instâncias passadas inalteradas. (Esta opção não está disponível no Outlook para Windows clássico.)
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Todos os eventos da série: Atualizações todas as instâncias da série de reuniões.
Duplicar uma reunião
Clique com o botão direito do rato num evento na superfície do calendário e selecione Duplicar evento para o duplicar.
Adicionar vários Fusos Horários no calendário
Gerir facilmente reuniões em diferentes fusos horários no Novo Outlook. O Novo Outlook permite-lhe adicionar até 20 fusos horários no calendário, enquanto o Outlook clássico permite adicionar apenas 3 fusos horários.
Utilizar categorias de executivos no calendário
Selecione sem soltar (ou clique com o botão direito do rato) um evento na vista de calendário e selecione Categorizar para aplicar as categorias de um executivo. Planeamos permitir que os administradores executivos editem, favoritos e eliminem as categorias de executivos no futuro.
Receber notificações de calendário partilhado
No novo Outlook, os utilizadores podem optar por receber notificações sobre alterações a eventos no calendário partilhado. Esta capacidade é expandida para o principal executivo e delegados.
Pode selecionar os calendários que pretende ativar para receber notificações de Definições> Calendário > Calendários Partilhados> Atualizações do Calendário.
Não enviar resposta controlada pelo RSVP
No Outlook clássico, se o utilizador escolher Não enviar resposta enquanto rSVPing, o organizador não poderá controlar esse RSVP individual.
No entanto, no novo Outlook, se o utilizador desmarcar Email organizador enquanto rSVPing, apesar de não existir um e-mail de resposta visível enviado ao organizador, o organizador continuará a conseguir controlar esse RSVP, desde que o organizador e o participante do RSVPing estejam no mesmo inquilino (ou organização) do M365.Planeamos suportar o controlo de RSVP em diferentes inquilinos no futuro.
Preservar reuniões recusadas no calendário e reuniões RSVP'd na caixa de entrada
Preserve as reuniões recusadas no calendário para que ainda possa ter conhecimento das mesmas e atualize o RSVP mais tarde, se necessário. Isto pode ser ativado ao selecionar Definições > Calendário > Eventos e convites e ao clicar na caixa de verificação Guardar eventos recusados .
As reuniões que foram RSVP'd também podem ser mantidas na caixa de entrada para que possa encontrá-las facilmente mais tarde. Isto pode ser feito a partir de Definições > Calendário > Eventos e convites > Convites de outras pessoas e selecionar a caixa de entrada Eliminar convites da caixa de entrada.Estas definições terão de ser ativadas na caixa de correio do executivo para que sejam respeitadas no calendário delegado e na pasta da caixa de entrada, respetivamente.
Siga uma reunião em que não pode participar
A nova opção RSVP permite-lhe informar o organizador de que não pode participar, mas quer ser informado. Continuará a ter acesso ao chat da reunião e a todas as gravações e notas de reunião, se estiverem disponíveis. é uma excelente forma de se manter informado sobre as discussões em que o utilizador ou os seus executivos não podem aderir.
RSVP presencialmente ou virtualmente
Quando quiser saber quantas pessoas irão participar num evento pessoalmente ou virtualmente, crie um evento presencial ao ativar o botão de alternar evento Presencialmente junto ao campo de localização. Embora esteja a marcar o evento como "presencialmente", também pode adicionar uma reunião do Teams para quem não consegue entrar no escritório e ainda pretende participar.
Os destinatários verão agora as opções de RSVP para Sim, pessoalmente, Sim, virtualmente e Sim sem informações de presença.
Enviar atualização para participantes adicionados/removidos
Agora, pode enviar atualizações de reunião apenas para os participantes adicionados/removidos em vez de todas as pessoas na lista de destinatários.
Arrastar e largar e-mails e anexos
O Novo Outlook suporta arrastar e largar e-mails e anexos no formulário de reunião para manter os seus fluxos de trabalho eficientes.
Copiar e exportar participantes da reunião
O novo Outlook apresenta agora funcionalidades melhoradas de gestão de participantes, incluindo:
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Copiar: copiar e colar facilmente as informações dos participantes diretamente a partir da interface
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Ordenar: ordenar alfabeticamente a lista de participantes por nome a apresentar (brevemente)
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Pesquisa: encontre rapidamente participantes com apenas alguns batimentos de teclas (brevemente)
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Transferir: Exportar os detalhes de controlo dos participantes para um ficheiro de .csv para utilização externa (brevemente)
Filtros de correio e regras para administradores executivos
No novo Outlook, os administradores executivos podem utilizar o filtro de e-mail tem convites de calendário para encontrar facilmente convites para reuniões.
Também pode configurar uma Email recebida para outras pessoas regra para a conta do seu executivo e movê-la automaticamente para uma pasta separada e categorizá-la como quiser.
Arrastar e largar e-mails para criar tarefas
Mantenha-se sempre a par das coisas ao arrastar e-mails para O Meu Dia para os transformar em tarefas.
Afixar e-mails para acesso rápido
Agora pode afixar um e-mail para aparecer na parte superior da sua caixa de entrada, poupando-lhe tempo para voltar atrás e procurá-lo. Paire o rato ou clique com o botão direito do rato no e-mail e selecione Afixar para afixá-lo.
Agendar quando enviar e-mails
No mundo do trabalho híbrido de hoje, o seu dia pode ser a noite de outra pessoa, por isso não quer enviar um e-mail a alguém a meio da noite. Com o novo Outlook, é simples enviar um e-mail quando quiser. Basta selecionar a seta pendente junto a Enviar e selecionar Agendar envio.
Atrasar ou agendar o envio de mensagens de e-mail no Outlook
Suspender e-mail
Com a funcionalidade suspender, pode agendar uma hora para que o e-mail seja novamente entregue na sua caixa de entrada, aparecendo no momento pretendido, para que possa processá-lo quando for a altura certa para si. Basta clicar com o botão direito do rato em qualquer mensagem e selecionar Suspender ou selecionar Suspender no friso . Em seguida, escolha a hora que pretende que seja entregue.
Anular a hora de envio
O Novo Outlook oferece a opção para anular o envio. Depois de enviar um e-mail, pode ver a opção anular até 10 segundos. Pode navegar para Definições > Mail > Compose e Responder > Anular envio, para gerir esta definição.
Configurar Fora do Escritório
Pode configurar as Respostas Automáticas para quando estiver fora do escritório. Também pode bloquear o seu calendário e recusar automaticamente novas reuniões desta experiência. Para configurar respostas automáticas, navegue para Definições > Contas > Respostas automáticas.
Utilizar a Impressão em Série
Novo Outlook suporta a capacidade básica de Impressão em Série. A partir de um Novo e-mail, selecione o menu pendente Enviar e selecione Iniciar impressão em série. Cada destinatário receberá a sua própria cópia do e-mail sem outros destinatários listados.
A impressão em série avançada estará disponível em breve e permitirá campos variáveis no e-mail que podem ser preenchidos com valores definidos na lista. Siga este item de mapa de objetivos para obter mais detalhes.
Fornecer feedback
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