O Whiteboard fornece um espaço para as equipas pensarem em conjunto, experimentarem ideias diferentes e fazerem o melhor plano. O Whiteboard está totalmente integrado no Microsoft Teams, o que torna mais fácil planear projetos antes, durante e após uma reunião do Teams.
Consulte estas sugestões para tirar o máximo partido do Whiteboard durante a sua próxima sessão de planeamento.
Prepare o seu quadro com antecedência
Eis algumas sugestões para preparar o seu quadro antes da reunião:
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Crie um novo quadro a partir do ecrã do seletor de quadros.
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No painel Criar, selecione Modelos para> planeamento do Project.
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Escolha um modelo que se ajusta melhor às suas necessidades. Por exemplo, escolha o modelo Stand-up Diário para controlar a carga de trabalho e as tarefas diárias. Ou escolha o início do Project se precisar de definir os objetivos a longo prazo da sua equipa.
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Personalize o modelo de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, pode adicionar notas adicionais, alterar cores ou adicionar setas de realce.
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Carregar imagens ou documentos relevantes como PDFs.
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Para saber mais, consulte Funcionalidades do Whiteboard
Assim que o seu quadro estiver pronto, pode enviar uma ligação para a sua equipa.
Assumir o controlo da reunião
Assim que a reunião começar, siga estes passos para partilhar o seu quadro:
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Selecione o ícone Partilhar no tabuleiro de partilha da reunião.
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Na secção Whiteboard, selecione Microsoft Whiteboard.
A vista do Sector de Quadros será aberta. Pode selecionar o quadro que já preparou a partir da lista ou iniciar um quadro novo.
Eis algumas funcionalidades adicionais do Whiteboard que pode utilizar quando lidera a reunião:
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Direcionar a atenção da sua equipa com a ferramenta de ponteiro de laser.
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Utilize a ferramenta de realce ou formas de seta para realçar conceitos chave.
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Adicione novas notas autocolantes para controlar o debate.
Mantenha a sua equipa envolvida
Lembre à sua equipa que pode utilizar as seguintes ferramentas para colaborar em tempo real:
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Adicione sticky notes para manter um rastreio de novas ideias.
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Utilize reações autocolantes de notas, como marcas de verificação ou sorrisos para votar em ideias.
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Desenhe no quadro ou escrever notas à mão com a ferramenta de desenho.
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Carregar imagens, incluindo imagens do stock do Bing.
Os cursores de colaboração facilitam o rastreio das alterações que os pessoas estão a fazer na reunião.
Colocar o seu plano em ação
Eis algumas sugestões para dar seguimento após a reunião, mantendo a sua equipa informada:
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Envie uma mensagem aos participantes com o resultado e quaisquer seguimentos. Também pode incluir uma ligação para o quadro.
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Lembre os attendes da reunião de que podem encontrar o quadro no respetivo seletor de quadros.
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Envie um instantâneo do quadro terminado a qualquer pessoa que tenha perdido a reunião. SelecioneExportar imagem a partir do menu Definições.
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Para saber mais, consulte Continuar a trabalhar num quadro após uma reunião.
Executar sessões de planeamento normais
Se pretender configurar reuniões regulares de planeamento, faça o seguinte:
Criar um canal de Planeamento no Teams e adicionar um quadro
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Navegar para a sua equipe no Teams, selecione o . . . e adicione um canal. O nome deve ser o período para o que está a planeá-lo (por exemplo, "Primeiro trimestre”).
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No mesmo canal, selecione o botão +na parte superior, procure o Quadroe, em seguida, selecione Guardar.
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O seu quadro está anexado ao canal e pode começar a planear.
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Certifique-se de que a sua equipe sabe mais sobre o canal e o quadro ao mencioná-los no Teams.
Concluir o processo de planeamento
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Desaponte a estrutura do quadro com um modelo de planeamento de projeto ou crie o seu próprio modelo.
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Escreva instruções numa localização clara no quadro para que os membros da sua equipe saibam como o utilizar.
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Algumas instruções podem incluir a especificação de determinadas cores para indicar em que áreas determinadas funcionalidades se enquadram ou que reações representam a aceitação de funcionalidades, entre outros.
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Instrua os membros da equipe para preencherem os itens de segurança no quadro em sticky notes com códigos de cores.
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Durante as reuniões associadas ao planeamento, utilize o quadro para mover itens no backlog e facilitar as conversações relacionadas.
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Assim que um plano for definido, migre-o para o seu sistema de gestão de projetos.
