Whiteboard fornece um espaço para as equipas pensarem em conjunto, experimentarem ideias diferentes e fazerem o melhor plano. Whiteboard está totalmente integrado no Microsoft Teams, o que facilita o planeamento de projetos antes, durante e após uma reunião do Teams.
Consulte estas sugestões para tirar o máximo partido do Whiteboard durante a sua próxima sessão de planeamento.
Preparar o quadro com antecedência
Seguem-se algumas sugestões para preparar o quadro antes da reunião:
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Crie um novo quadro a partir do ecrã do seletor de quadros.
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No painel Criar, selecione Modelos > Planeamento do projeto.
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Escolha um modelo que melhor se adeque às suas necessidades. Por exemplo, selecione o modelo de Stand-up Diário para controlar a carga de trabalho e as tarefas diárias. Em alternativa, selecione Início do projeto se precisar de definir os objetivos a longo prazo da sua equipa.
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Personalize o modelo de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, pode adicionar notas adicionais, alterar cores ou adicionar setas de realce.
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Carregue imagens ou documentos relevantes como PDFs.
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Para saber mais, veja Whiteboard funcionalidades e funcionalidades
Assim que o quadro estiver pronto, pode enviar uma ligação para a sua equipa.
Assumir o controlo da reunião
Assim que a reunião começar, siga estes passos para partilhar o seu quadro:
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Selecione o ícone Partilhar no tabuleiro de partilha da reunião.
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Na secção Quadro, selecione Microsoft Whiteboard.
A vista do seletor de quadros será aberta. Pode selecionar o quadro que já preparou a partir da lista ou começar um novo quadro.
Seguem-se algumas funcionalidades adicionais Whiteboard que pode utilizar ao liderar a reunião:
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Direcione a atenção da sua equipa com a ferramenta de ponteiro de laser.
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Utilize a ferramenta de realce ou formas de seta para chamar a atenção para conceitos-chave.
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Adicione novas notas autocolantes para controlar o debate.
Manter a sua equipa envolvida
Lembre a sua equipa de que pode utilizar as seguintes ferramentas para colaborar em tempo real:
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Adicione notas autocolantes para controlar as novas ideias.
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Utilize reações de notas autocolantes, como marcas de verificação ou rostos sorridentes para votar em ideias.
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Desenhe no quadro ou escreva notas à mão com a ferramenta de tinta digital.
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Carregue imagens, incluindo imagens de stock do Bing.
Os cursores colaborativos facilitam a monitorização das alterações que os participantes da reunião estão a fazer.
Colocar o seu plano em ação
Seguem-se algumas sugestões para dar seguimento após a reunião, mantendo a sua equipa informada:
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Envie uma mensagem aos participantes com o resultado e quaisquer seguimentos. Também pode incluir uma ligação para o quadro.
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Lembre os participantes da reunião de que podem encontrar o quadro no respetivo seletor de quadros.
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Envie um instantâneo do quadro concluído a qualquer pessoa que tenha perdido a reunião. Selecione Exportar imagem no menu Definições.
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Para saber mais, consulte Continuar a trabalhar num quadro após uma reunião.
Executar sessões de planeamento regulares
Se quiser configurar reuniões de planeamento regulares, faça o seguinte:
Criar um canal de Planeamento no Teams e adicionar um quadro
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Navegar para a sua equipe no Teams, selecione o . . . e adicione um canal. O nome deve ser o período para o que está a planeá-lo (por exemplo, "Primeiro trimestre”).
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No mesmo canal, selecione o botão +na parte superior, procure o Quadroe, em seguida, selecione Guardar.
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O seu quadro está anexado ao canal e pode começar a planear.
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Certifique-se de que a sua equipe sabe mais sobre o canal e o quadro ao mencioná-los no Teams.
Concluir o processo de planeamento
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Esquematize a estrutura do quadro com um modelo de planeamento de projeto ou crie o seu próprio modelo.
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Escreva instruções numa localização clara no quadro para que os membros da sua equipe saibam como o utilizar.
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Algumas instruções podem incluir a especificação de determinadas cores para indicar em que áreas determinadas funcionalidades se enquadram ou que reações representam a aceitação de funcionalidades, entre outros.
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Instrua os membros da equipe para preencherem os itens de segurança no quadro em sticky notes com códigos de cores.
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Durante as reuniões associadas ao planeamento, utilize o quadro para mover itens no backlog e facilitar as conversações relacionadas.
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Assim que um plano for definido, migre-o para o seu sistema de gestão de projetos.
