Parte do panorama natural de cada projeto é o risco — algum nível de incerteza que vem de não saber como os eventos futuros se vão desenrolar à medida que você e a sua equipa implementam o projeto. Para impedir que o seu projeto seja descarrilado por um acontecimento infeliz ou até mesmo uma oportunidade inesperada, desenvolva um plano de gestão de riscos para o seu projeto e controle-o no Project Web App através da sua subscrição Project Online.
Neste tópico
- O que é a gestão de riscos e como se relaciona com a gestão de projetos?
- Melhores práticas na gestão de riscos para projetos
- Registar e controlar riscos no Project Online
O que é a gestão de riscos e como se relaciona com a gestão de projetos?
Um risco é qualquer nível de incerteza que possa ter um efeito adverso no seu projeto. Normalmente, pensamos em riscos em termos de coisas más que podem acontecer, por exemplo, um furacão a atrasar um projecto de construção. No entanto, os riscos também podem ser positivos e levar a maiores oportunidades, por exemplo, uma campanha de marketing tão bem sucedida que a resposta do cliente sobrecarrega o site da empresa.
A gestão de riscos é, então, o processo de identificação e planeamento de riscos que podem afetar potencialmente o seu projeto em termos de âmbito, atividades, agenda, custos, recursos, qualidade, etc. Eis alguns exemplos:
- O produto ou serviço em desenvolvimento depende de novas tecnologias que não são totalmente testadas.
- Os subcontratantes e outros recursos podem não estar disponíveis quando precisar deles.
- Os envios de fornecedores podem ser atrasados.
- Um concorrente desconhecido poderia colocar primeiro a sua versão do produto ou serviço no mercado.
- A construção está programada durante o inverno, quando as condições de neve podem causar atrasos.
- Os requisitos vagos do projeto podem causar um rastejante de âmbito.
- Existe uma curva de aprendizagem acentuada nas ferramentas de software que estão a ser utilizadas no projeto.
Melhores práticas na gestão de riscos para projetos
Esta secção detalha técnicas para o ajudar a definir o plano de gestão de riscos para o seu projeto.
Identificar os riscos
Seguem-se formas de o utilizador e a sua equipa identificarem os riscos do projeto. Lembre-se de considerar riscos positivos, ou oportunidades, que possam surgir.
- Chame a equipa do projeto em conjunto com o objetivo de identificar riscos. Tenha um facilitador e um gravador para que todos tenham uma voz e todos os riscos sejam capturados.
- Reveja as fases principais do plano do projeto com um olhar para os riscos.
- Reveja as lições aprendidas com projetos semelhantes anteriores, veja o que correu mal nesses projetos e determine se isso pode acontecer no seu projeto atual. Veja também o que correu particularmente bem e veja se alguma destas foram surpresas que possam ser um risco positivo para o seu projeto.
- Faça uma análise SWOT para examinar pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças ao projeto. Esta é outra boa forma de olhar para os riscos positivos e negativos.
- Considere categorias de risco, incluindo fatores técnicos, externos, organizacionais e de gestão de projetos. Os aspetos técnicos podem incluir os requisitos do projeto e a complexidade ou fiabilidade da tecnologia utilizada no projeto. Os fatores externos podem incluir subcontratantes e fornecedores, as condições meteorológicas, as necessidades dos clientes, o mercado e as alterações regulamentares. Os riscos organizacionais podem incluir a dependência de outros projetos, múltiplas exigências para os mesmos recursos por diferentes projetos, concorrência para financiamento ou alteração de prioridades estratégicas. Os riscos de gestão de projetos podem incluir a precisão do trabalho e as estimativas de custos ou métodos para recolher o estado e controlar os custos.
- Considere o triângulo do projeto (âmbito, tempo e dinheiro) juntamente com outros fatores de projeto para riscos. O que pode afetar o âmbito e as atividades? O que pode acontecer aos marcos principais e à data de conclusão do projeto? O orçamento e as despesas do projeto? Disponibilidade e desempenho dos recursos? Qualidade?
Classificar os riscos
Depois de capturar os riscos, está na altura de os classificar como probabilidade e impacto. Para cada risco, introduza um número ou percentagem que represente a probabilidade de este risco ser realizado.
Também para cada risco, introduza um número que represente a importância ou impacto que este risco teria se acontecesse. Pode fazer com que a escala seja o que lhe parecer mais útil, desde que a aplique de forma consistente a todos os riscos.
Multiplique os dois números e terá a sua pontuação de risco.
Priorizar os riscos
Encomende os riscos das classificações de risco mais elevados para os mais baixos para o ajudar a ver onde precisa de mais foco no seu plano de gestão de riscos. Eis um exemplo de uma lista de riscos que pode criar com o Project Web App. Repare que estão na ordem das classificações de risco mais altas para as mais baixas. Para obter mais informações, consulte Registar e controlar riscos no Project Online mais adiante neste tópico.
À medida que analisa a sua lista de riscos prioritários, provavelmente verá agrupamentos naturais:
- Os riscos com as classificações mais altas exigem uma resposta planeada.
- Os riscos com pontuações moderadas exigem uma decisão caso a caso sobre se justificam uma resposta planeada.
- Os riscos com pontuações baixas não são susceptíveis de precisar de uma resposta planeada, mas vale a pena revisitar ocasionalmente ao longo da vida do projeto para ver se as condições mudaram para lhes dar uma prioridade mais alta.
Desenvolver o plano de gestão de riscos
Com os riscos classificados e priorizados, tem agora a base para desenvolver o plano de gestão de riscos para o seu projeto. Para cada um dos riscos que decidiu que a sua equipa precisa de gerir, determine as seguintes respostas possíveis:
- Evite o risco. Se o risco incorrido não valer a pena fazer parte do projeto, elimine-o. Por exemplo, pode ser mais sensato substituir uma tarefa ou recurso que acarreta um risco inaceitavelmente elevado por uma alternativa adequada.
- Transfira o risco para a responsabilidade de outra pessoa, por exemplo, outro departamento ou fornecedor. Outros exemplos incluem seguros ou garantias. O custo da transferência do risco tem de ser menor do que o que teria de experimentar se mantivesse a responsabilidade pelo risco.
- Crie um plano de contingência para evitar que o risco aconteça ou para mitigar ou minimizar o efeito do risco se tal acontecer. Esta é a parte do seu plano de gestão de riscos que provavelmente irá fazer mais esforço, porque está a criar um plano alternativo juntamente com pontos de acionador que determinam quando o plano de contingência é ativado.
- Aceite o risco. Para alguns riscos de alta prioridade, é mais rentável "correr o risco" do que evitar, transferir ou mitigar.
Tenha em atenção que o plano para um único risco pode incluir uma ou mais destas respostas. Por exemplo, pode fazer o que puder para evitar que o risco aconteça, mas também pode ter um plano para o que faria se acontecesse mesmo assim.
Ao decidir qual das abordagens deve tomar, considere os custos em termos de dinheiro, tempo e esforço. Quer encontrar um equilíbrio saudável entre avançar com o seu projeto e evitar, prevenir ou planear riscos importantes.
Atribuir um gestor de riscos
Escolha outra pessoa que não o gestor de projetos para ser o gestor de riscos responsável por prever riscos ao longo da vida útil do projeto. Este indivíduo deve ser alguém que pode olhar para o projeto com um cepticismo saudável sobre as incertezas.
O gestor de riscos é também aquele que mantém um olho nos pontos de acionador para planos de contingência, monitoriza os riscos de prioridade mais baixa e garante que o plano de gestão de riscos está a ser executado.
Incentivar os membros da equipa a reportar riscos
Todos os membros da equipa devem ter a oportunidade de comunicar riscos que prevêem no projeto. No Project Web App, os membros da equipa podem introduzir riscos nas tarefas e projetos atribuídos. Isto pode até ser um canal de relatórios de risco anónimo, se acha que pode colher melhores resultados.
Registar e controlar riscos no Project Online
No Project Web App, que tem através da sua subscrição Project Online, pode criar a base de dados de risco para o seu projeto e monitorizar e atualizar continuamente o seu plano de gestão de riscos. Neste sistema de controlo de riscos, pode definir a probabilidade e importância, atribuí-la a um membro da equipa e dar-lhe um prazo. Os membros da equipa também podem ver e editar riscos no Project Web App.
Registar um risco
- Na home page do Project Online, em Controlar o seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual pretende adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , clique em novo item.
- Preencha o formulário apresentado. Os campos necessários são Título, Probabilidade e Impacto. Os campos adicionais incluem Proprietário, Atribuído a, Custo, Descrição, Plano de Mitigação, Plano de Contingência e Acionador. Preencha qualquer um dos outros campos para os quais tem informações. Pode sempre adicionar mais informações mais tarde.
- Na parte inferior da página, selecione o botão Guardar .
Modificar informações de risco
- Na home page do Project Online, em Controlar o seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual pretende adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , selecione o nome do risco que pretende modificar.
- Acima do formulário apresentado, selecione Editar Item.
- Altere ou preencha qualquer um dos campos.
- Para anexar um ficheiro ao registo de risco, no separador Editar , no grupo Ações , selecione Anexar Ficheiro. Selecione Escolher Ficheiro, navegue para e selecione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir. Clique em OK.
- Na parte inferior da página, selecione o botão Guardar .
Ver a lista de riscos num projeto
- Na home page do Project Online, em Controlar o seu trabalho, selecione Projetos.
- Na página Centro de Projetos , na coluna Nome do Projeto , selecione o nome do projeto para o qual pretende adicionar ou editar um risco.
- No painel esquerdo, clique em Riscos.
- Na página Riscos , reveja os riscos introduzidos para o projeto atual.
- Para ordenar por ordem ascendente por um campo, por exemplo, Atribuído a, campo Estado ou Exposição (o produto da probabilidade por fatores de impacto ), clique no cabeçalho da coluna. Para ordenar por ordem descendente, clique no cabeçalho da coluna uma segunda vez.
