Agendamento de eventos, localizador de salas e RSVP no Outlook para Mac

Se utilizar uma conta do Microsoft 365 ou do Microsoft Exchange com o Outlook, pode agendar eventos ou reuniões e utilizar o Assistente de Agendamento e o Localizador de Salas para ajudar a agendar mais facilmente.

Criar um novo evento ou reunião

1. Clique no menu pendente junto a Nova Mensagem e selecione Novo Evento.
   
2. Na janela Novo Evento , pode atribuir um nome ao evento, adicionar pessoas necessárias, definir a hora, defini-la como um evento/reunião periódica, adicionar uma localização, definir um lembrete e adicionar uma mensagem.
3. Quando terminar, clique em Guardar, para guardar um compromisso, ou Enviar, para enviar o convite a todas as pessoas que adicionou. Será apresentado no seu calendário na hora e data que escolheu.

Utilizar o Assistente de Agendamento

Ao convidar várias pessoas, pode ser um pouco complicado gerir os calendários de todos para encontrar uma hora que funcione para todos. O Assistente de Agendamento ajuda a facilitar o processo.

1. Clique no menu pendente junto a Nova Mensagem e selecione Novo Evento.

2. Na janela Novo Evento , selecione Ver mais itens (...) na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Assistente de Agendamento.
   

3. Verá uma linha para todos os destinatários que introduziu anteriormente, bem como a disponibilidade da localização que selecionou (se disponível) e também pode adicionar participantes obrigatórios ou opcionais diretamente a partir do Assistente de Agendamento.

   • As horas em que os participantes estão ocupados são apresentadas a vermelho. As horas em que os participantes têm um compromisso em modo de tentativa são apresentadas em faixas diagonais vermelhas e brancas, as horas em que os participantes trabalham noutro local são apresentadas com um contorno vermelho e as horas fora do horário de trabalho dos participantes são apresentadas em faixas diagonais claras e brancas.
     

4. Clique numa hora para colocar uma caixa azul que o ajudará a ver quaisquer conflitos. Também pode clicar e arrastar as margens da caixa azul para aumentar ou diminuir a duração do evento ou reunião.
   

5. Quando terminar, clique em Concluído na parte superior do ecrã para voltar à janela Novo Evento com as alterações que efetuou. Verifique se está tudo correto e clique em Guardar para enviá-lo.

Utilizar o Localizador de Salas

1. Num novo evento ou reunião, selecione Ver mais itens (...) na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Assistente de Agendamento.

2. Clique em Adicionar uma localização e, em seguida, clique em Procurar com o Localizador de Salas , se estiver disponível.

   Nota

   Se não vir a opção Localizador de Salas, é possível que não tenha sessão iniciada numa conta com acesso às informações de localização. Contacte o administrador de TI para obter assistência.

   

3. O Localizador de Salas permite-lhe escolher o edifício, tipo de sala, capacidade, piso e funcionalidades (por exemplo, se a sala tiver áudio, vídeo, projetor, etc.).

4. Depois de selecionar as opções disponíveis, a secção Sugeridos na parte inferior localiza as salas. Se uma sala estiver disponível no momento da reunião, indicará Disponível em texto verde e, se já estiver reservada ou fechada, indicará Indisponível em texto vermelho.

RSVP para eventos ou reuniões

1. Quando clicar num e-mail com um evento ou convite para reunião, clique no mesmo e verá uma janela RSVP.
   
2. Clicar em Aceitar, Tentativa ou Recusar enviará imediatamente o seu RSVP, por isso, se quiser adicionar uma mensagem opcional ou propor uma nova hora, faça-o primeiro. Também pode clicar na caixa de verificação Email organizador se não quiser enviar um e-mail de confirmação.
3. Se precisar de alterar o RSVP, aceda ao seu calendário, localize o evento ou reunião e faça duplo clique no mesmo para o abrir.
4. Clique no botão Editar RSVP para ver a janela RSVP e alterar a sua escolha.