Utilizar o Assistente de Agendamento no Outlook na web

Instruções para o Outlook na Web clássico

Abrir o Assistente de Agendamento

O Assistente de Agendamento pode ser utilizado antes ou depois de fornecer os detalhes do evento. Se indicar a data, hora e duração do seu evento e adicionar participantes antes de abrir o Assistente de Agendamento, esses detalhes serão transportados e poderá alterá-los conforme necessário.

Ao utilizar o Assistente de Agendamento, pode ver imediatamente o calendário de um participante e determinar a disponibilidade do mesmo para a data e hora do evento.

1. Na barra de ferramentas Correio ou Calendar, selecione Novo> para baixo Calendar evento.

2. Na página Detalhes do novo evento, efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Adicione detalhes do evento , por exemplo, título e localização, data e horas de início e de fim, e outras informações, conforme necessário, adicione pessoas e, em seguida, selecione Agendar assistente.
   • Selecione Agendar assistente e, se necessário, adicionar participantes e adicionar uma sala.

No painel de detalhes do Assistente de Agendamento, pode alterar a data e hora em que ocorre um evento, mas não pode alterar o título do evento. A página Detalhes do evento oferece opções que não estão disponíveis com o Assistente de Agendamento. Essas opções incluem, por exemplo, definir um lembrete de reunião, adicionar um lembrete de e-mail para enviar e fornecer uma descrição ou outros detalhes sobre o evento.

Adicionar participantes

Os participantes podem ser adicionados para um evento antes ou depois de selecionar o Assistente de Agendamento. Se adicionou participantes na página Detalhes do evento, quando abrir o Assistente de Agendamento, verá os calendários desses participantes numa grelha à direita do painel de detalhes. Os passos indicados nesta secção destinam-se exclusivamente à adição de um participante depois de abrir o Assistente de Agendamento.

1. Na caixa Participantes no painel de detalhes, escreva o nome de uma pessoa que pretende convidar para o evento.
   

   Nota

   A partir do primeiro caráter que escrever, o Outlook corresponde à sua entrada e oferece os nomes das pessoas que estão na sua organização ou pessoas com quem correspondeu.

2. Selecione um nome na lista de sugestões que aparece abaixo da caixa Participantes ou selecione Procurar Diretório.

   Nota

   Cada pessoa que adicionar será automaticamente adicionada como Obrigatória. E o calendário de cada pessoa é apresentado (pela ordem pela qual foram escolhidas) à direita do seu calendário no painel de calendário, criando uma grelha. À medida que adiciona pessoas, verá uma contagem do número total de pessoas convidadas e de quantos conflitos existem.

   

3. Para alterar o estado de um participante, clique com o botão direito do rato no nome do participante ou, se estiver a utilizar um dispositivo tátil, toque sem soltar no nome e efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Selecione Remover para eliminar o participante. Em alternativa, selecione Remover junto ao nome do participante.
   • Selecione Participação opcional.

Adicionar uma sala à sua localização

Se não adicionou uma sala à localização do evento antes de abrir o Assistente de Agendamento, pode adicionar uma aqui. Existe um botão Adicionar sala na parte inferior do painel de detalhes do Assistente de Agendamento que lhe permite ver salas de conferência a partir da lista de endereços da sua organização. O Assistente de Agendamento apenas irá mostrar automaticamente as salas que estão disponíveis na altura que definiu neste momento, mas pode ver outras salas caso pretenda.

Se a sua organização tiver mais do que algumas salas, o administrador da organização pode ter organizado as salas em listas de salas. Listas de salas são coleções de salas que normalmente incluem caraterísticas semelhantes, como salas localizadas no mesmo edifício.

1. Selecione Adicionar Sala.
2. Escolha uma sala ou escolha uma lista de salas e, em seguida, selecione uma das salas disponíveis nessa lista.
   

Depois de selecionar uma sala, esta é adicionada à grelha do calendário. Pode alterar a sala de conferências ao selecionar Alterar sala. Para remover a sala de conferência, clique na mesma com o botão direito do rato ou, caso esteja a utilizar um dispositivo tátil, toque na sala sem soltar e, em seguida, selecione Remover.

Visualizar calendários

À medida que adiciona participantes e uma localização, as informações de calendário dos participantes serão apresentadas na grelha do calendário.

Pode selecionar a vista diária ou semanal na parte superior do calendário. Se selecionar a vista semanal, a grelha do calendário irá mostrar uma vista intercalada dos calendários dos participantes.

Enviar o seu convite para reunião

Quando terminar de trabalhar no Assistente de Agendamento, efetue um dos seguintes procedimentos:

• Selecione a OK para guardar as alterações.
• Selecione Eliminar para cancelar.

Será reencaminhado para a nova página Detalhes do evento, onde pode terminar de adicionar mais detalhes sobre a sua reunião, se necessário. Quando terminar, efetue um dos seguintes procedimentos:

• Selecione Enviar para enviar o convite para o evento.
• Selecione Eliminar para cancelar todas as alterações.