Pode admiti-lo: tem estado a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel para gerir os seus projetos e não vê uma boa razão para mudar. Não está sozinho.
É tentador começar um plano de projeto no Excel porque ajuda-o a listar rapidamente todos os seus projetos, organizá-los como quiser e até criar algo parecido com uma vista de Gráfico Gantt. Mas uma folha de cálculo fica aquém quando se trata de calcular alterações ao seu projeto.
Quando você se encontra fazendo malabarismos entre vários projetos, agendas interrompidas e recursos compartilhados, manter um cronograma em uma planilha se torna uma tarefa árdua. Com o seu motor de agendamento dinâmico, ferramentas de gestão de recursos e suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a manter o rumo certo.
O que pretende fazer?
- Tire partido da gestão de recursos em toda a empresa
- Permitir que o Project calcule o efeito das alterações de data
- Utilizar métodos de comunicação flexíveis
- Integrar com o Excel
Tire partido da gestão de recursos em toda a empresa
Quando utiliza folhas de cálculo para controlar projetos, o que acontece quando um único recurso é atribuído a vários projetos? Tem de gerir os recursos fora do plano do projeto, quer manualmente ou com um programa de terceiros. Os recursos muitas vezes acabam por ser involuntariamente sobrealocados e pode gastar muito tempo a tentar reagendar o trabalho.
Usando o Servidor do Microsoft Project, todos os projetos em sua organização podem se basear em um pool de recursos central em toda a empresa. Isto permite aos gestores de projeto ver rapidamente a disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.
Permitir que o Project calcule o efeito das alterações de data
Imaginemos que está a controlar um projeto numa folha de cálculo. Este projeto tem uma tarefa que não pode ser iniciada até que um projeto diferente produza um material a entregar específico. Essa entrega está prevista para ser feita em 18 de junho. Agora é 25 de junho, e você ainda está esperando por isso. Quanto tempo irá demorar a atualizar a sua folha de cálculo com uma nova data para a tarefa que depende desse material a entregar? Talvez não demore muito se a tarefa estiver perto do fim do projeto, mas e se estiver perto do início? E se o seu projeto tiver mais de 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?
O Project pode ajudá-lo a ajustar rapidamente a agenda do projeto e as atribuições de recursos com o seu motor de agendamento dinâmico. Lida com uma alteração de data e os seus efeitos de forma integrada, contabilizando todas as dependências, materiais a entregar e atribuições de recursos. Além de voltar a calcular automaticamente a agenda, o Project também realça as datas alteradas para que possa ver rapidamente o efeito de cada alteração da agenda.
Utilizar métodos de comunicação flexíveis
Tem uma reunião improvisada com o seu gestor em dez minutos para discutir o estado do seu projeto. Você quer trazer um relatório do progresso do seu projeto, mas em tão pouco tempo, o melhor que você pode fazer é imprimir sua planilha e esperar que todos os dados sejam precisos. Gostaria de fornecer ao seu gestor um relatório mais robusto sobre o seu projeto, mas tal não é possível num curto espaço de tempo quando estiver a utilizar uma folha de cálculo.
Com o Project pode gerar rapidamente um relatório visual que utiliza um modelo que exporta os dados para um Diagrama Dinâmico no Microsoft Visio Professional. Pode escolher quais os campos que pretende realçar no relatório, incluindo campos personalizados que tenha configurado para o seu projeto, e apresentar um relatório claro e conciso para a sua reunião com a direção.
Integrar com o Excel
Ao exportar os dados do seu projeto para o Excel, pode continuar a utilizar a sua poderosa funcionalidade de folha de cálculo enquanto tira partido do Project para controlar a agenda e os recursos do seu projeto. Também pode importar ou incorporar dados do Excel no seu plano de projeto.