As folhas de horas são o núcleo do que o utilizador, enquanto membro da equipa, faz no Project Online.
Como posso preencher a minha folha de horas?
Na Iniciação Rápida, clique em Folha de Horas.
A vista Folha de Horas inclui dois lados e um divisor ao centro da tabela.
O lado esquerdo apresenta as suas tarefas e informações, assim como licença por doença e férias.
O lado direito é o local onde introduz as horas que gastou por dia nas suas tarefas.Sugestão
Deslize o divisor ao centro para ver mais de ambos os lados da vista.
Agora que se encontra na vista Folha de Horas, eis algumas coisas que pode fazer:
Após introduzir as suas horas numa folha de horas, o próximo passo consiste em enviar a mesma ao gestor para aprovação.
Clique no separador Folha de horas no friso.
Clique em Enviar>Entregar Folha de Horas Final.
Sugestão
Quando escolhe a opção Entregar Folha de Horas Final, a sua folha de horas fica bloqueada para edição. Caso ainda não esteja pronto, clique em Enviar o Progresso de Todas as Tarefas ou em Enviar o Progresso das Tarefas Selecionadas.
Por que razão são importantes as folhas de horas?
Ninguém gosta de preencher folhas de horas. Se estiver a trabalhar em várias tarefas diferentes ao mesmo tempo, pode ser complicado perceber quanto tempo dedicou a cada tarefa. Por vezes, também é complicado dedicar-se a determinado número de horas de trabalho. Talvez sinta que deveria trabalhar mais horas ou que está a trabalhar demasiado. Em qualquer um dos casos, é possível que não se sinta disposto a chamar a atenção para as suas horas de trabalho.
Na verdade, quando se trata de gerir projetos, a ética de trabalho não é o mais crucial (apesar de também ser importante). O mais importante é garantir que as coisas são feitas a tempo e dentro do orçamento. Trata-se de garantir que tem pessoas suficientes para fazer o trabalho sem prejudicar ninguém ou custar à organização mais dinheiro do que o planeado.
Os gestores de projeto utilizam as folhas de horas para compreender quantas pessoas devem ser atribuídas a tarefas semelhantes em projetos futuros. O seu departamento de RH poderá utilizar estes dados para se certificar de que possui o número de pessoas adequado encarregue de determinadas funções. E sim, as folhas de horas podem resultar numa carteira mais recheada, caso receba por hora. No entanto, é importante que se lembre de que os dados da sua folha de horas não se resumem apenas a isso…existem benefícios globais para a sua organização, que resultam num melhor planeamento e eficiência futura.
E também verás o benefício desse melhor planeamento e eficiência, porque não terás de fazer muitas horas extraordinárias a tentar fazer o teu trabalho a tempo. O seu gestor de projetos terá uma expectativa realista de quanto tempo demora a ser feito ou quantas pessoas são realmente necessárias numa determinada tarefa e poderá acabar por recuperar o fim de semana!
Como funcionam as folhas de horas no Project Online?
Nos bastidores, um administrador configura os períodos da folha de horas para a sua organização. Por exemplo, cada semana pode ter uma folha de horas em separado.
Quando o seu gestor de projeto lhe atribui uma tarefa, esta é apresentada na sua folha de horas durante o período em que está agendada no plano do projeto.
Basta preencher as horas que gastou em cada tarefa durante o período da folha de horas e, em seguida, submeter a mesma.
A cada pessoa no Project Online é atribuído um gestor de folha de horas (por vezes, mais do que um). O seu gestor de folha de horas pode ser o gestor do projeto ou outra pessoa, como um gestor de recursos responsável pelos membros da sua organização.
O gestor de folha de horas recebe a folha de horas que enviou e revê a mesma. Se tudo estiver correto, a folha de horas é aprovada. Se tudo parecer diferente do que é suposto, o gestor de folha de horas pode rejeitar a mesma e adicionar comentários sobre o motivo da rejeição.
Se a folha de horas for aprovada, o tempo indicado é contabilizado na quantidade total de trabalho realizado numa tarefa e a quantidade de trabalho em falta correspondente diminui. Estas informações são gravadas no plano de projeto geral, para que o gestor do projeto possa verificar se o projeto está a evoluir conforme planeado.
PRÓXIMO PASSO...
Em seguida, saiba mais sobre o Passo 3: atualizar o progresso.
