Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

Uma forma de controlar a colaboração em documentos é exigir a saída dos ficheiros, especialmente quando vários utilizadores têm acesso à biblioteca. Se for necessário dar saída de uma biblioteca, as outras pessoas não poderão substituí-la. No entanto, corre o risco de impedir que outras pessoas vejam as alterações mais recentes ou façam as próprias alterações. Se outras pessoas precisarem de trabalhar no documento, é importante que os ficheiros sejam devolvidos rapidamente.

Exigir a saída dos ficheiros para edição

1. Aceda à biblioteca na qual planeia trabalhar.
2. Selecione Definições da Biblioteca na nuvem.>
   Se não vir estes itens de menu, no friso, selecione Biblioteca e, no grupo Definições, selecione Definições da biblioteca.
3. Na página Definições , selecione Mais definições de biblioteca (para o SharePoint Clássico, encontra-se em Definições Gerais). Selecione Definições de controlo de versão.
4. Na secção Exigir Saída , em Exigir que seja dada saída dos documentos antes de poderem ser editados?, selecione Sim.
5. Para guardar as definições e regressar à página Definições da Biblioteca , selecione OK.

O que acontece quando é necessário dar saída numa biblioteca?

Se fizer isto...	Isto é o que acontece...
Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca	Inicialmente, é dada saída do ficheiro para si. Tem de dar entrada da mesma na biblioteca para que outras pessoas possam vê-la e trabalhar com a mesma.
Abrir um ficheiro para edição	É dada saída automática do ficheiro quando seleciona Editar. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e oferece-lhe a oportunidade de editá-lo na sua pasta de rascunhos local. Após dar saída, o ícone de ficheiro é coberto com uma seta verde e para baixo, indicando que o ficheiro tem agora saída dada. Mais ninguém pode alterar o ficheiro e mais ninguém pode ver as suas alterações, enquanto deu saída.
Efetuar alterações às informações sobre o ficheiro (propriedades)	Se o ficheiro ainda não tiver saída dada para si, tem de dar saída do mesmo antes de poder efetuar alterações às respetivas propriedades, como o título, o nome do autor, a data para conclusão, a contagem de palavras, etc. As alterações não entrarão em vigor até que volte a dar entrada do ficheiro.
Tente abrir um ficheiro com saída dada para outra pessoa	As opções Dar Saída e Check In estão indisponíveis. Não é possível dar saída de um ficheiro ao qual outra pessoa deu saída. Se tentar fazê-lo, é apresentada uma caixa de diálogo de mensagem a informá-lo de que foi dada saída do ficheiro por outra pessoa. Para saber quem deu saída do ficheiro, paire o cursor sobre o ícone de ficheiro. O nome da pessoa com saída dada aparece numa descrição. Pode contactar essa pessoa para pedir a entrada do ficheiro se precisar do mesmo rapidamente.
Dar entrada do ficheiro	É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações que efetuou. Se a sua biblioteca controlar as versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias forem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão que está a dar entrada. Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte Também.
Manter o ficheiro com saída dada durante muito tempo	Mais ninguém pode ver as suas alterações ou editar o ficheiro enquanto tiver saída dada. Embora isto seja útil durante o tempo em que está a fazer alterações, também pode impedir que outras pessoas efetuem as tarefas atribuídas. É uma boa prática comercial e uma cortesia comum voltar a dar entrada do ficheiro o mais rapidamente possível depois de dar saída do mesmo. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar uma entrada do ficheiro.