Uma forma de controlar a colaboração em documentos é exigir a saída dos ficheiros, especialmente quando múltiplos utilizadores têm acesso à biblioteca. Se for necessário dar saída da biblioteca, as outras pessoas não poderão substituí-la. No entanto, corre o risco de impedir que outras pessoas vejam as alterações mais recentes ou façam elas próprias alterações. Se outras pessoas precisarem trabalhar no documento, é importante que os arquivos façam check-in rapidamente.
Nota
Não configure a sua biblioteca para exigir que seja dada saída se os utilizadores planearem cocriar documentos na biblioteca. Os utilizadores não podem trabalhar em documentos em simultâneo quando a saída dada obrigatória está ativada.
Exigir que seja dada saída dos ficheiros para edição
Nota
Apenas os utilizadores que têm permissões de Controlo Total ou de Estrutura podem configurar as bibliotecas de forma a exigir que seja dada saída dos ficheiros.
- Aceda à biblioteca onde pretende trabalhar.
- Selecione Configurações
>.
Se não vir estes itens de menu, no friso, selecione Biblioteca e, no grupo Definições, selecione Definições da biblioteca. - Na página Definições , selecione Mais definições da biblioteca (para o SharePoint Clássico, está em Definições Gerais). Selecione Definições de controlo de versão.
- Na seção Exigir check-out , em Exigir check-out de documentos antes que possam ser editados?, selecione Sim.
- Para guardar as definições e regressar à página Definições da Biblioteca, selecione OK.
O que acontece quando é necessário dar saída numa biblioteca?
| Se você fizer isso ... | É o que acontece... |
|---|---|
| Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca | Inicialmente, é dada saída ao ficheiro. Tem de dar entrada na biblioteca para que outras pessoas possam vê-la e trabalhar com ela. |
| Abrir um ficheiro para edição | O ficheiro tem saída dada automaticamente para si quando seleciona Editar. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e oferece-lhe a oportunidade de editá-lo na pasta de rascunhos local. Após a saída dada, o ícone do ficheiro é coberto por uma seta verde que aponta para baixo, indicando que foi dada saída do ficheiro. Ninguém mais pode alterar o ficheiro e mais ninguém pode ver as suas alterações enquanto lhe tiver sido dada saída. |
| Fazer alterações nas informações sobre o ficheiro (propriedades) | Se ainda não tiver sido dada saída do ficheiro para si, tem de dar saída do mesmo antes de poder alterar as propriedades, tais como o título, o nome do autor, a data para conclusão, a contagem de palavras, etc. As suas alterações não entrarão em vigor até voltar a dar entrada do ficheiro. |
| Tentar abrir um ficheiro com saída dada para outra pessoa | As opções Dar Saída e Check In não estão disponíveis. Não pode dar saída de um ficheiro que outra pessoa deu saída. Se tentar fazê-lo, será apresentada uma caixa de diálogo de mensagem a informá-lo de que foi dada saída do ficheiro por outra pessoa. Para saber quem deu saída do ficheiro, paire o rato sobre o ícone do ficheiro. O nome da pessoa a quem foi dada saída é apresentado numa descrição. Pode contactar essa pessoa para pedir que dê entrada do ficheiro, se precisar rapidamente. |
| Dar entrada do ficheiro | É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações que efetuou. Se a sua biblioteca controlar versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias forem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão que está a dar entrada. Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte Também. |
| Manter o ficheiro com saída dada durante muito tempo | Ninguém mais poderá ver as suas alterações ou editar o ficheiro enquanto lhe tiver sido dada saída. Embora isto seja útil durante o tempo em que está a fazer alterações, também pode impedir que outras pessoas executem as tarefas que lhes foram atribuídas. É uma boa prática comercial e uma cortesia comum fazer check-in do arquivo de volta o mais rápido possível depois de dar check-out. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar a entrada do ficheiro. |