Colaboração e cocriação de documentos

Com o Microsoft 365 e o OneDrive ou o SharePoint, múltiplas pessoas podem trabalhar em conjunto num documento Word, numa folha de cálculo do Excel ou numa apresentação do PowerPoint. Quando várias pessoas estão a trabalhar ao mesmo tempo, estamos a falar de uma cocriação.

De que preciso para cocriar um documento?

A cocriação de documentos está disponível para documentos armazenados no OneDrive ou no SharePoint. 

Para cocriar com outras pessoas, precisa de:

• Uma área de armazenamento partilhadaO OneDrive, o OneDrive escolar ou profissional, o SharePoint e o SharePoint Server são áreas de armazenamento partilhadas que permitem a cocriação.
• Aplicações que suportam a cocriação Word e PowerPoint em todos os dispositivos e versões mais recentes do que o Office 2010, que suportam a cocriação. As aplicações do Excel para dispositivos móveis e a versão mais recente do Excel para Microsoft 365 que também suportam a cocriação.
• Um documento compatível com a cocriação: a cocriação só é suportada em formatos de ficheiro modernos, tais como o .docx (Word), .pptx (PowerPoint) e .xlsx (Excel).
• Permissões de edição para os cocriadores: todos os cocriadores têm de ter permissão para aceder aos documentos e editá-los.

Criar ou abrir documentos para cocriação

Estes tópicos irão ajudá-lo a saber como cocriar documentos do Microsoft 365:

• Colaborar em documentos do Word com a cocriação em tempo real
• Colaborar ao mesmo tempo em livros do Excel através da cocriação
• Trabalhar em conjunto em apresentações do PowerPoint
• Trabalhar em conjunto em documentos do Office
• Partilhar a sua apresentação do PowerPoint com outras pessoas
• Partilhar e colaborar em ficheiros no Office para Android
• Utilizar o OneDrive no iOS

Partilhar documentos para colaborar e cocriar com outras pessoas

A colaboração e a cocriação têm por base a partilha de documentos. No SharePoint, OneDrive e aplicações do Microsoft 365 pode partilhar ficheiros com outras pessoas.

Para saber mais sobre a partilha de documentos no OneDrive e no SharePoint, consulte os seguintes tópicos:

• Partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint
• Partilhar ficheiros e pastas com o Microsoft 365 Empresas
• Partilhar um documento

Posso cocriar estando offline?

Quando abre um documento partilhado numa aplicação de ambiente de trabalho ou para dispositivos móveis, pode continuar a trabalhar independentemente de estar online ou não. Se estiverem outras pessoas a editar o mesmo documento, estas não verão as suas alterações enquanto estiver offline. Quando voltar a ficar online, receberá uma notificação caso existam alterações disponíveis e as outras pessoas verão que fez alterações.

Ao trabalhar no Word, o parágrafo que estiver a editar será bloqueado para que ninguém possa substituir aquilo em que está a trabalhar. Se estiver offline com Word, é possível trabalhar no mesmo parágrafo que outra pessoa no seu grupo. Quando guardar as suas alterações, será apresentada uma mensagem de pop-up a informar que existe um conflito. Pode então clicar para se deslocar até ao local onde poderá resolver o conflito.

Se estiver a trabalhar num ficheiro que esteja numa pasta de sincronização (por exemplo, o OneDrive ou o OneDrive para o trabalho ou para a escola), o mesmo será sincronizado quando voltar a ficar online, independentemente de a aplicação (Word, PowerPoint) estar em execução ou não. O seu ficheiro sincroniza automaticamente quando voltar a estabelecer ligação. Se existirem conflitos, receberá um alerta. Para obter mais informações, consulte Sincronizar ficheiros com o OneDrive no Windows.

Quem pode cocriar documentos

Por predefinição, no SharePoint, os grupos e as permissões atribuídas a uma biblioteca onde armazena ou cria documentos são herdadas por todos os documentos na biblioteca. Por exemplo, num site de equipa em que todos têm permissões de leitura/escrita, qualquer pessoa pode cocriar um documento. Em contrapartida, uma biblioteca de documentos do SharePoint com permissões só de leitura permite que as pessoas vejam os documentos, mas ninguém além do autor pode fazer alterações aos mesmos, a menos que tenha sido explicitamente convidado.

As permissões do SharePoint são herdadas, mas pode definir permissões diferentes para pessoas específicas. Se uma biblioteca do SharePoint for partilhada apenas para visualização, pode conceder permissões de edição a determinados utilizadores. No entanto, se a biblioteca estiver definida para conceder permissões de edição a todos, não pode restringi-la para alguns utilizadores com a permissão só de leitura. Pode substituir as permissões herdadas por uma permissão que seja superior e não uma permissão inferior. Para obter mais informações sobre permissões, consulte Noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

Files armazenados no OneDrive têm de ser explicitamente partilhados. Por predefinição, estes só podem ser editados e vistos pelo proprietário da biblioteca. Pode selecionar quem pode editar ficheiros individuais ao partilhá-los com pessoas ou grupos com permissões de edição. Para obter mais informações sobre partilha, consulte Partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint.

Posso cocriar os meus ficheiros com um fornecedor de armazenamento que não seja o SharePoint ou o OneDrive?

Sim. A Microsoft colaborou com dezenas de parceiros em todo o mundo (incluindo Box, Citrix ShareFile, Dropbox e Egnyte) para que possa cocriar com o Microsoft 365 para a Web. Verifique o fornecedor de armazenamento para saber se a cocriação com o Microsoft 365 para a Web é suportada.

• Pode cocriar ficheiros do Office a partir do Dropbox no Office Web, computadores e clientes móveis. Para obter mais informações, consulte o artigo de ajuda do Dropbox, Edit shared Microsoft Office documents in Dropbox.
• Pode cocriar ficheiros do Office a partir do Box no Office web e clientes de ambiente de trabalho. Para obter mais informações, consulte o artigo de ajuda do Box, Guia para ativar a cocriação no Box para Microsoft Office.
• Pode cocriar ficheiros do Office a partir do Egnyte no Office Web, computadores e clientes móveis. Para obter mais informações, consulte o artigo de ajuda da Egnyte, Configure Co-Editing for Microsoft Office Desktop.
• A Microsoft não suporta a cocriação de documentos armazenados no Google Drive.

Resolução de problemas de cocriação no SharePoint, OneDrive e Microsoft 365

Se a cocriação não estiver a funcionar corretamente, podem existir várias causas para os problemas. Para obter ajuda na resolução de problemas de configuração e sessões de cocriação, consulte Resolução de problemas de cocriação no Office.

Como posso saber se o meu colaborador atualizou os documentos em que estamos a trabalhar?

Se partilhou os seus documentos através do OneDrive, poderá receber um e-mail a informá-lo de que o documento foi atualizado.

Outros tópicos de interesse

Se ainda não utilizou o Word para a Web, pode testá-lo a partir do Microsoft365.com. Inicie sessão e selecione o para escolher a partir da lista completa de aplicações.

Para administradores do SharePoint:

• Descrição geral da cocriação no SharePoint Server
• Desativar a cocriação no SharePoint Server
• Configurar o número máximo de autores de cocriação no SharePoint Server