Criar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

Pode adicionar um tipo especial de coluna a uma lista ou biblioteca nativa denominada coluna de dados externos. Esta coluna permite-lhe combinar uma coluna de dados de uma origem de dados externa com outras colunas numa lista ou biblioteca nativa. Uma vez que uma coluna de dados externos é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todas as funcionalidades de lista ou biblioteca relacionadas funcionam, incluindo controlo de versões, aprovações, entrada e saída e anexos de ficheiros.

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.

O que pretende fazer?

• Antes de começar
• Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos
• Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca
• Atualizar uma coluna de dados externos
• Atualizar uma coluna de dados externos

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:

Preparar a origem de dados externa Um administrador pode precisar criar uma conta e fornecer permissões para a fonte de dados para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados e que os dados não acabem nas mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador também pode querer criar tabelas, vistas, consultas e outros itens específicos para limitar os resultados ao que é efetivamente necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador tem de ativar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio e o Serviço de Arquivo Seguro.

Configurar Serviços de Arquivo Seguro Um administrador tem de fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a origem de dados externa, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino.

Configurar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio Um administrador tem de garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para o arquivo de metadados da Conectividade a Dados de Negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que tenha informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para recuperar os dados da origem de dados externa.

Início da Página

Compreender exemplos de utilização de colunas de dados externos

As secções seguintes descrevem algumas utilizações práticas para adicionar uma coluna de dados externos a uma lista ou biblioteca.

Contratos de clientes e informações de contacto Tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de clientes. No entanto, todas as informações dos seus clientes são mantidas numa aplicação de Linha de Negócio (como SAP ou Microsoft CRM) com uma origem de dados externa aos produtos SharePoint. Pretende controlar os contratos do cliente na biblioteca de documentos, mas certifique-se de que as informações do cliente relacionadas estão atualizadas e não são duplicadas desnecessariamente. Pode fazê-lo ao adicionar uma ou mais colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome de cliente e número de telefone adequados a cada contrato armazenado na biblioteca. A coluna de dados externos facilita a introdução ou atualização das informações corretas e obtém automaticamente as informações do cliente a partir da origem de dados externa. Neste cenário, também pode criar um documento de Word estruturado que promova os valores das colunas de dados externos a um documento Word para que possa editar os valores no Painel de Informações do Documento ou utilizando Word controlos de conteúdo.

Dados de produto básicos com imagens Criou uma biblioteca de imagens que contém fotografias dos produtos que a sua organização vende. Adicione uma coluna de dados externos à biblioteca que acede ao nome do produto, código do produto e preço atual a partir de uma base de dados externa. No entanto, você garante que, quando o tipo de conteúdo externo é criado, os dados externos são somente leitura. As regras e processos da sua empresa exigem que as alterações às informações do produto sejam feitas através do sistema de base de dados. No entanto, agora mais pessoas na sua organização podem ver facilmente todas as informações de produtos comuns em conjunto numa vista de biblioteca.

Início da Página

Criar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca

1. Navegue até ao site do SharePoint e, em seguida, navegue até à lista ou biblioteca.

   Nota

   Não é possível adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.

2. Clique emDefinições da Lista ou da Lista de Bibliotecas> ou Definições da Biblioteca.

3. Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.

4. Introduza o nome da coluna, como Cliente e, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Conteúdo Externo e selecione o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo, CustomerCRM.

6. Decida como pretende processar as ações definidas para o tipo de conteúdo externo ao efetuar um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para exibir um menu com uma ou mais ações, clique em Exibir o menu de ações.
   • Para fazer com que a coluna de dados externos execute a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do tipo de conteúdo externo.

7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um desses campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como CustomerName e PhoneNumber.

Início da Página

Atualizar uma coluna de dados externos

1. Navegue até ao site do SharePoint e, em seguida, navegue até à lista ou biblioteca.
2. Adicione ou edite um item na lista ou as propriedades da biblioteca de documentos.
3. Na caixa de texto da coluna de dados externos, por exemplo nome do cliente, clique no Seletor de Item de Dados Externos.
   O autor do tipo de conteúdo externo tem de definir como funciona o Selecionador de Item de Dados Externos ao selecionar um campo de identidade adequado e criar um ou mais filtros para que possa localizar rapidamente o valor correto. Se não for o caso, contacte o autor do tipo de conteúdo externo ou o seu administrador para obter assistência.
4. Na caixa de diálogo, selecione a entrada apropriada, por exemplo, Nancy Datulo, e clique em OK.

Os dados são atualizados na lista externa e na fonte de dados externa.

Início da Página

Atualizar uma coluna de dados externos

Por motivos de desempenho, os dados numa coluna de dados externos estão armazenados em cache num servidor ou serviço e poderão não apresentar os valores mais recentes do sistema de dados externo. Para se certificar de que os dados externos apresentados estão atualizados, pode atualizar a coluna de dados externos. No entanto, tenha cuidado ao efetuar uma operação de atualização, uma vez que pode demorar muito tempo dependendo da forma como os dados externos estão configurados.

1. Navegue até ao site do SharePoint e, em seguida, navegue até à lista ou biblioteca.
2. No cabeçalho da coluna de dados externos, clique em Atualizar.
3. Na página Atualizar, decida se deseja atualizar apenas a pasta atual ou a pasta atual e todas as suas subpastas.
4. Clique em OK.

Início da Página