Planear conjuntos de documentos no SharePoint Server

Aplica-se A
SharePoint Server 2013

Resumo: Saiba mais sobre a funcionalidade Conjunto de Documentos no SharePoint Server 2013, como administrar Conjuntos de Documentos e planear os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos.

Este artigo descreve Os Conjuntos de Documentos e fornece orientações sobre como pode integrá-los na sua solução de gestão de documentos do SharePoint Server 2016.

Neste artigo:

Acerca dos Conjuntos de Documentos

Os Conjuntos de Documentos são uma funcionalidade no SharePoint Server 2016 que permite que uma organização faça a gestão de um único produto a entregar ou profissional, que pode incluir vários documentos ou ficheiros. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, os atributos e o comportamento de pastas e documentos e fornece uma interface de utilizador (IU), metadados e elementos de modelo de objeto para ajudar a gerir todos os aspetos do produto de trabalho.

Para equipas e utilizadores em muitas organizações, é necessário um conjunto de documentos ou um produto de trabalho para gerir melhor um projeto ou material a entregar. Por exemplo, uma equipa legal poderá ter de recolher, criar e gerir vários documentos, fotografias e ficheiros de áudio relacionados com um caso específico. Em alternativa, uma equipa de vendas poderá ter de compilar documentos de várias origens para criar e gerir um pedido de proposta (RFP) para um potencial cliente. Os Conjuntos de Documentos fornecem a essas equipas e utilizadores a capacidade de gerir esses conjuntos de documentos como uma única coleção, material a entregar ou produto de trabalho. Os proprietários do Conjunto de Documentos podem, em seguida, criar uma Página de Boas-vindas personalizada que pode apresentar os itens incluídos e informações importantes sobre o produto de trabalho.

No SharePoint Server 2016, as organizações que pretendem criar e gerir Conjuntos de Documentos de forma consistente podem configurar um tipo de conteúdo conjunto de documentos para cada produto de trabalho que normalmente criam. Um tipo de conteúdo conjunto de documentos pode, em seguida, definir tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens predefinidos, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos personalizados adicionais podem ser criados a partir do tipo de conteúdo principal, cada um herdando propriedades e definições do tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos principal. Depois de o tipo de conteúdo ser adicionado a uma biblioteca, os utilizadores podem criar um Conjunto de Documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo Conjunto de Documentos com o comando Novo . Um tipo de conteúdo conjunto de documentos fornece definições adicionais que lhe permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo predefinido, colunas partilhadas, colunas de Página de Boas-vindas e vista de Página de Boas-vindas predefinida.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planear tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010).

Para obter mais informações sobre como criar e gerir Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2016, consulte Criar e configurar um novo tipo de conteúdo de conjunto de documentos na Ajuda do SharePoint Server 2016.

Administrar Conjuntos de Documentos

Os Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2016 partilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que as pastas. No entanto, existem algumas considerações importantes que deve ter em consideração ao planear uma solução de Conjunto de Documentos.

  • Não existe limite para o número de documentos que podem existir num Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carregamento de apresentação podem ser limitados pelo limiar da vista de lista que, por predefinição, está definido em 5000 itens. As pastas são permitidas em conjuntos de documentos, mas a navegação de metadados não pode ser utilizada num Conjunto de Documentos. Por conseguinte, é importante considerar a possibilidade de exceder os limiares de vista de lista e as preocupações de design de navegação quando determinar quantos itens devem existir num Conjunto de Documentos. Além disso, quando utiliza a funcionalidade Enviar para com um Conjunto de Documentos, a soma de todos os documentos num Conjunto de Documentos não pode ser superior a 50 MB. Para uma coleção ou produto de trabalho com um grande número de itens, uma estrutura de pastas numa biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.
  • Não existe limite para o número de Conjuntos de Documentos que podem existir numa biblioteca de documentos. No entanto, o número de Conjuntos de Documentos que podem aparecer nas listas será limitado pelo limiar da vista de lista.
  • Ao utilizar metadados partilhados, se existirem mais de 10 itens que estão a utilizar metadados partilhados num Conjunto de Documentos, as atualizações de metadados serão executadas por uma tarefa de temporizador a cada 15 minutos. Por exemplo, se tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento num Conjunto de Documentos com metadados partilhados, a tarefa de hora não será executada. No entanto, se adicionar outro Conjunto de Documentos com mais 9 documentos, a tarefa de temporizador será executada.
  • Ao utilizar o encaminhamento do Conjunto de Documentos, os Conjuntos de Documentos que são enviados para um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de entrega e serão movidos para a localização adequada pela tarefa de temporizador de processamento do organizador de conteúdos, que, por predefinição, é executada diariamente.

Para utilizar Conjuntos de Documentos numa coleção de sites, a funcionalidade Conjuntos de Documentos tem de estar ativada.

Para ativar a funcionalidade Conjuntos de Documentos para uma coleção de sites

  1. Na página Definições do Site , em Administração de Coleções de Sites, clique em Funcionalidades da coleção de sites.
  2. Na página Funcionalidades , em Conjuntos de Documentos, clique em Ativar.

Depois de ativar a funcionalidade Conjuntos de Documentos, pode criar tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos.

Planear tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos

Pode planear tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos para a sua solução através da folha de cálculo Analisar utilização de documentos, que pode concluir com o artigo Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint 2013. Em seguida, pode utilizar a folha de cálculo Tipo de conteúdo (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) para registar as suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos que irá utilizar na sua solução.

Para planear tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos utilizando a folha de cálculo Tipo de conteúdo

  1. Introduza Document Set no campo Tipo de Conteúdo da folha de cálculo Tipo de conteúdo.

  2. Introduza o URL do site no qual o novo tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos será definido. Tenha em atenção que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site no qual estão definidos e em todos os sites abaixo desse site.

  3. Determinar o tipo de conteúdo principal Introduza o tipo de conteúdo conjunto de documentos principal no campo Tipo de Conteúdo Principal da folha de cálculo Tipo de conteúdo. Este será um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos principal ou um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos personalizado que já planeou.

  4. Determinar as definições do Conjunto de Documentos Determine e especifique as seguintes definições do Conjunto de Documentos na folha de cálculo Tipo de conteúdo:

    1. Determinar tipos de conteúdo permitidos Especifique os tipos de conteúdo predefinidos que serão permitidos neste tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos.
    2. Determinar conteúdo predefinido Se o tipo de conteúdo Conjunto de Documentos que está a criar for configurado para criar automaticamente conteúdo predefinido quando criar uma nova instância de um Conjunto de Documentos, pode adicionar ficheiros ao Conjunto de Documentos manualmente. Apenas os ficheiros dos tipos de conteúdo permitidos para o Conjunto de Documentos podem ser adicionados.
    3. Determinar colunas partilhadas Especifique se os valores das colunas do Conjunto de Documentos devem ser sincronizados automaticamente com todos os documentos contidos no conjunto.
    4. Determinar colunas da Página de Boas-vindas Especifique as colunas que devem ser apresentadas na Página de Boas-vindas para cada Conjunto de Documentos.
    5. Determinar a vista Página de Boas-vindas Especifique a vista para apresentar o conteúdo do Conjunto de Documentos na Página de Boas-vindas.

  5. Determinar a ordem das colunas e colunas Na tabela Colunas do Plano da folha de cálculo Tipo de conteúdo:

    1. Introduza cada coluna herdada do tipo de conteúdo principal. Na coluna Novo? , escreva No para cada entrada.
    2. Para cada coluna adicional, introduza o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que irá criar. Introduza os nomes das colunas adicionais, os respetivos tipos e indique se são novas.

  6. Na secção Modelo de Plano da folha de cálculo, escreva None.

  7. Determinar os fluxos de trabalho Se existir um fluxo de trabalho disponível que seja relevante para o tipo de conteúdo Conjunto de Documentos, opcionalmente, pode associá-lo ao tipo de conteúdo. Em seguida, o fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item de lista desse tipo de conteúdo. Para uma discussão completa sobre o planeamento de fluxos de trabalho, veja Planear fluxos de trabalho. Depois de rever os fluxos de trabalho e determinar que fluxos de trabalho estão disponíveis, introduza cada fluxo de trabalho para associar ao tipo de conteúdo na tabela Fluxos de Trabalho do Plano da folha de cálculo Tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo principal, introduza essas informações na coluna Novo? .

  8. Determinar a política Uma política é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo; As funcionalidades de política fornecem os detalhes de cada regra, tais como se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou que ações no item devem ser auditadas. Para obter mais informações sobre o planeamento de políticas, consulte Planear a política de gestão de informações no SharePoint Server 2013. Depois de rever as políticas e determinar que funcionalidades de política e modelos de política estão disponíveis, na secção Planear uma Política da folha de cálculo Tipo de conteúdo, faça o seguinte:

    1. Se o tipo de conteúdo principal tiver definições de política, estas serão aplicadas sem alterações no novo tipo de conteúdo. Isto garante que as políticas, depois de definidas, são impostas em todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual estiver a herdar as respetivas definições de política do tipo principal, na secção Planear uma Política da folha de cálculo Tipo de conteúdo, responda Yes à pergunta "A política está definida no tipo de conteúdo principal?".
    2. Se o tipo de conteúdo atual estiver a herdar uma política com base no tipo de conteúdo principal, no campo Registar o Nome da Política da secção Planear uma Política , escreva o nome do modelo de política. Da mesma forma, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e quiser aplicar um modelo de política, no campo Registar o Nome da Política da secção Planear uma Política , escreva o nome do modelo de política.
    3. Se o tipo de conteúdo atual estiver a herdar uma ou mais funcionalidades de política individuais do tipo de conteúdo principal, introduza cada funcionalidade de política na tabela Funcionalidade na secção Planear uma Política da folha de cálculo. Por outro lado, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e pretender associar funcionalidades de política ao tipo de conteúdo atual, introduza essas funcionalidades de política na tabela Funcionalidade . Tenha em atenção que não pode associar as funcionalidades de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo.

Folhas de cálculo

Utilize as seguintes folhas de cálculo para registar as informações que são abordadas neste artigo:

Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos (SharePoint Server 2010)Planear tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)