Um indicador de estado é um relatório de uma linha. De relance, um indicador de estado mostra como o desempenho real de uma determinada medida se compara a um objetivo. Um bom indicador de estado permite-lhe saber, sem precisar de cálculos, se os resultados estiverem no destino ou fora do destino.
Um indicador de estado mostra o nome do indicador, os resultados numéricos e um ícone. Repare como o ícone fornece informações rápidas. Normalmente, os ícones verdes indicam um bom desempenho, os ícones vermelhos sinalizam áreas problemáticas e os ícones amarelos alertam para potenciais problemas. Esta ilustração mostra apenas dois indicadores: um apresenta um ícone de círculo verde para indicar que o desempenho está no destino e um mostra um triângulo amarelo para alertar sobre o desempenho marginal.
Está familiarizado com os Indicadores Chave de Desempenho do SharePoint 2007? Descubra as novidades do Microsoft SharePoint Server 2010 desde a última versão. O que aconteceu aos KPIs do SharePoint 2007?
Nunca utilizou indicadores de estado antes? Para saber mais sobre os indicadores de estado e sobre o que os indicadores de estado podem fazer para a sua empresa, veja Familiarizar-se com indicadores de estado.
Pronto para começar? Para começar, clique em Descrição geral – Como devo proceder para criar indicadores de estado?
Neste artigo
Descrição geral – Como devo proceder para criar indicadores de estado?
Um indicador de estado é um item numa Lista de Estado, que é uma forma especial de uma lista do SharePoint. Pode criar uma Lista de Estado de duas formas:
- Crie apenas uma Lista de Estado. Depois de criar uma Lista de Estado, basta adicionar indicadores à lista. Além disso, pode personalizar uma Lista de Estado ao adicionar ou modificar colunas na lista. Por exemplo, pode adicionar uma coluna que mostra a pessoa de contacto para cada indicador ou uma coluna que mostra a origem de dados. Em seguida, basta adicionar os indicadores à lista que criou.
- Crie uma Peça Web com Lista de Estado. Esta é uma Peça Web que é incorporada automaticamente numa Lista de Estado, para que tudo o que precisa de fazer seja adicionar indicadores. Em seguida, pode utilizar facilmente a Peça Web num dashboard ou noutra página Web.
Quando adiciona um indicador, dá-lhe um título e especifica a origem de dados do indicador. Também define os valores que determinam o ícone que o SharePoint Server 2010 apresenta para indicar o estado. Por exemplo, poderá querer um ícone que apresente um círculo verde quando o valor real da medida cumpre ou excede o objetivo e apresenta um triângulo vermelho quando os valores ficam abaixo de um determinado ponto.
Criar uma Lista de Estado
Pode criar uma Lista de Estado no Centro de Business Intelligence num site de equipa ou organização, para que outras pessoas possam encontrá-las facilmente. Em seguida, pode adicionar um ou mais indicadores de estado à lista recém-criada. Para aumentar a flexibilidade sobre o que a lista apresenta, pode criar uma ou mais vistas personalizadas de uma Lista de Estado.
Para criar uma nova Lista de Estado, siga estes passos:
- No site onde pretende criar a Lista de Estado, clique em Ações do Site e, em seguida, selecione Ver Todo o Conteúdo do Site. No cabeçalho Todo o Conteúdo do Site , clique em Criar.
- Na página Criar , no painel Filtrar Por: , clique em Lista. Em seguida, no painel principal, clique no ícone Lista de Estados .
- Escreva um nome para a Lista de Estado.
- (Opcional) Para introduzir uma descrição ou optar por que o nome da lista seja apresentado no painel Iniciação Rápida, clique em Mais Opções. Em seguida, configure as opções que preferir.
- Clique em Criar para concluir a criação da Lista de Estado. O SharePoint Server 2010 abre a nova Lista de Estado no modo de edição para que possa adicionar um ou mais indicadores de estado.
Criar uma Peça Web com Lista de Estado
Pode criar uma Peça Web especial que apresenta uma vista predefinida de uma Lista de Estado. Pode adicionar indicadores diretamente a esta Peça Web e, em seguida, utilizar a Peça Web em qualquer página do seu site.
Para criar uma nova Peça Web com a Lista de Estados, siga estes passos:
- No site onde pretende criar a Peça Web com Lista de Estado, no painel Iniciação Rápida da página predefinida do Centro de Business Intelligence, clique em Dashboards,
- Na página Dashboard: Todos os Itens , clique no separador Documentos no grupo Ferramentas de Biblioteca .
- Clique em Novo Documento e, em seguida, selecione Página de Peças Web com Lista de Estado para abrir a página de propriedades de uma nova Peça Web.
- Na página de propriedades da nova Peça Web com Lista de Estado, na secção Nome da Página , introduza um nome e uma descrição para a nova página. Se pretender, também pode introduzir um Título da Página, que será apresentado como um título de faixa na nova página de Peças Web.
- Na secção Localização, selecione a Biblioteca e Pasta de Documentos que irá conter a nova página de Peças Web das listas pendentes correspondentes.
- (Opcional) Na secção Criar Ligação na Barra de Navegação Atual , decida se pretende criar uma ligação desta página para a barra de navegação.
- Na página peça Web com a secção esquema de lista de estado, selecione um esquema na lista Esquema .
- Na secção Indicadores de Estado , selecione o botão de opção junto a Criar automaticamente uma lista de indicadores de estado. Em alternativa, pode decidir selecionar uma lista existente mais tarde.
- Clique em OK para fechar a página de propriedades e abrir a nova página de Peças Web.
Pode personalizar a Página de Peças Web com a Lista de Estados. Por exemplo, pode alterar o tipo de ícone que o SharePoint utiliza para apresentar o estado do indicador, pode criar um título de apresentação para o mesmo ou pode especificar o tamanho da Peça Web. Para saber como fazê-lo, consulte as ligações na secção Consulte Também.
Está agora pronto para adicionar um indicador de estado à Lista de Estado na Peça Web recém-criada.
Adicionar um indicador de estado a uma Lista de Estado
Os passos neste procedimento partem do princípio de que selecionou uma Lista de Estado criada anteriormente e que a lista está no Modo de edição ou que acabou de criar uma nova Lista de Estado. Quando cria uma nova lista, o SharePoint Server 2010 abre automaticamente a lista no Modo de edição.
- Na barra de ferramentas Lista de Estado , clique na seta junto a Novo.
- Selecione um tipo de indicador no menu pendente, consoante a origem de dados do indicador para abrir uma página de propriedades para o novo indicador.
- A tabela seguinte contém uma lista de tipos de indicadores disponíveis e uma breve descrição de cada tipo. Para saber como especificar propriedades para um tipo de indicador específico, clique no nome do tipo de indicador.
| Tipo de Indicador | Descrição |
|---|---|
| Indicador de Estado baseado na Lista do SharePoint | Mostra um valor com base no conteúdo de uma lista do SharePoint. |
| Indicador de Estado baseado no Excel | Mostra os valores importados diretamente de um livro Serviços do Excel. O valor pode ser especificado por um endereço de célula no livro. |
| Indicador de Estado baseado em SQL Server Analysis Services | Importa um Indicador Chave de Desempenho selecionado de um cubo de SQL Server Analysis Services |
| Indicador de Estado baseado em valor fixo | Mostra os valores introduzidos manualmente pelo autor do indicador. |
Indicador de Estado baseado na Lista do SharePoint
As listas do SharePoint Server 2010 são excelentes formas de controlar itens. Por exemplo, pode criar uma lista que mostre o estado dos contratos empresariais e criar um indicador de estado que reporte a percentagem de contratos ativos ou contratos concluídos. As listas podem conter itens que fazem parte de um fluxo de trabalho ou comunicar a participação dos colaboradores em programas de formação.
Pode utilizar um indicador de estado para controlar durante quanto tempo os problemas ou tarefas estão abertos, quantos estão abertos e que percentagem de uma tarefa está concluída. Também pode controlar os totais, como o período de tempo durante o qual um problema foi aberto ou o número total de vendas numa região.
Nota
Antes de selecionar esta opção, certifique-se de que a lista que pretende utilizar existe e está na vista que pretende utilizar...
Para criar um novo indicador de estado baseado numa lista do SharePoint, siga estes passos:
Na página Novo Item , em Lista e Vista do SharePoint, na caixa URL da Lista , introduza o URL da lista ou biblioteca.
Nota
A lista ou biblioteca do SharePoint tem de estar no mesmo site.
Na caixa Ver , selecione a vista que contém os itens que pretende utilizar no indicador de estado.
Em Cálculo do Valor, selecione o método de cálculo que pretende utilizar para calcular o objetivo do indicador de estado. A tabela seguinte descreve as opções de cálculo.
| Opção de cálculo | Descrição |
|---|---|
| Número de itens de lista | Uma contagem do número total de itens na lista. |
| Percentagem de itens de lista na vista onde | Este método calcula a percentagem de itens na vista especificada que cumprem os critérios que selecionar. Para selecionar um critério, siga estes passos:
|
| Cálculo com todos os itens de lista na vista | Este método calcula o valor que selecionar, com base nos valores numa coluna especificada. Selecione uma das seguintes opções na lista pendente**: Soma, Média, Máximo ou Mínimo**. Em seguida, selecione a coluna que contém os valores que pretende calcular na lista pendente Selecionar coluna... |
Na secção Regras do Ícone de Estado , faça o seguinte:
- Na lista pendente Melhores valores , selecione mais alto para que o SharePoint altere Ícones quando o aumento dos valores cumprir ou exceder os limiares de objetivos ou avisos. Selecione mais baixo para que o SharePoint altere os Ícones quando os valores decrescentes cumprem ou excedem os limiares de objetivos ou avisos.
- Na caixa Mostrar quando o valor tiver atingido ou excedido o objetivo , escreva o valor do objetivo. Quando o valor do indicador atinge este objetivo, o SharePoint altera o ícone para mostrar que o desempenho está no destino.
- Na caixa de aviso Apresentar quando o valor tiver cumprido ou excedido , escreva o valor no qual o desempenho é inaceitável e o SharePoint altera o ícone para alertar para um potencial problema.
(Opcional) Na secção Ligação de Detalhes , na caixa Página de Detalhes , escreva o URL da página que fornece informações mais detalhadas sobre este indicador, como a lista de origem do indicador.
(Opcional) na secção Regras de Atualização , selecione a opção que determina se o SharePoint Server 2010 atualiza os valores do indicador sempre que um novo utilizador abre a lista ou atualiza os valores do indicador quando o utilizador atualiza manualmente os valores a partir de um menu.
Indicador de Estado baseado no Excel
Pode basear um indicador de estado em dados num livro do Excel que guarde ou publique no seu site do SharePoint Server 2010. À medida que os dados no livro são alterados, o SharePoint Server 2010 atualiza automaticamente os valores no indicador de estado. Além disso, pode apresentar o livro na mesma página Web.
Para criar um novo indicador de estado baseado num livro Serviços do Excel, siga estes passos:
Na página Novo Item , nas caixas Nome e Descrição , escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador.
(Opcional) Na caixa Comentários , escreva quaisquer comentários. Por exemplo, pode fornecer informações para ajudar as pessoas que estão a ver o indicador a compreender o que este representa.
Na secção Valor do Indicador , na caixa URL do Livro , introduza o URL do livro do Excel que contém os dados e cálculos do indicador. O livro Serviços do Excel tem de ser guardado numa biblioteca do SharePoint que esteja no mesmo site.
Na caixa Endereço da Célula para Valor do Indicador , escreva o endereço da célula que contém o valor real do indicador. Em alternativa, pode clicar no botão Procurar para procurar o livro que especificou pelo URL no Passo 3 e, em seguida, selecionar a célula que contém os valores que pretende utilizar no indicador de estado
Na secção Regras do Ícone de Estado , faça o seguinte:
- Na lista pendente Melhores valores , selecione mais alto para que o SharePoint altere Ícones quando o aumento dos valores cumprir ou exceder os limiares de objetivos ou avisos. Selecione mais baixo para que o SharePoint altere os Ícones quando os valores decrescentes cumprem ou excedem os limiares de objetivos ou avisos.
- Na caixa Mostrar quando o valor tiver atingido ou excedido o objetivo , escreva o valor do objetivo. Quando o valor do indicador atinge este objetivo, o SharePoint altera o ícone para mostrar que o desempenho está no destino.
- Na caixa de aviso Apresentar quando o valor tiver cumprido ou excedido , escreva o valor no qual o desempenho é inaceitável e o SharePoint altera o ícone para alertar para um potencial problema.
(Opcional) Na secção Ligação de Detalhes , na caixa Página de Detalhes , escreva o URL da página que fornece informações mais detalhadas sobre este indicador, como a lista de origem do indicador.
(Opcional) na secção Regras de Atualização , selecione a opção que determina se o SharePoint Server 2010 atualiza os valores do indicador sempre que um novo utilizador abre a lista ou atualiza os valores do indicador quando o utilizador atualiza manualmente os valores a partir de um menu.
Indicador de Estado baseado em SQL Server Analysis Services
O SharePoint Server 2010 pode importar KPIs do SQL Server Analysis Services (SSAS), um componente do SQL Server 2005 e SQL Server 2008. Normalmente, um administrador de sistemas ou analista de bases de dados configura estes KPIs e adiciona o ficheiro de ligação de dados à biblioteca de Ligação de Dados num site do Centro de Business Intelligence. Em seguida, qualquer pessoa com as permissões adequadas pode aceder à base de dados e ligar aos KPIs do Analysis Services
O SSAS permite que os analistas definam KPIs poderosos e flexíveis baseados em dados multidimensionais. No entanto, um KPI do SSAS só pode ser definido e gerido enquanto trabalha no SSAS. Um analista pode utilizar comandos no SSAS para criar e gerir quaisquer propriedades de KPI, como o objetivo de desempenho, o ícone de estado e os valores de limiar nos quais um ícone muda de cor para indicar uma alteração no estado de desempenho.
Pode alterar o nome a apresentar de um KPI que importa para uma Lista de Estado, mas não pode alterar outras propriedades do KPI enquanto trabalha no SharePoint Server 2010.
Para importar um KPI do SSAS, siga estes passos.
- Na página Novo Item , na caixa Ligação de Dados , introduza o URL do ficheiro de ligação de dados do Microsoft Office (.odc) ou clique no botão Procurar para abrir a caixa de diálogo Selecionar um Elemento e navegue para o ficheiro .odc.
- Na caixa Mostrar apenas KPIs da pasta de apresentação , selecione a pasta de apresentação na base de dados do Analysis Services que contém o KPI.
- Na caixa Lista de KPI , selecione o KPI que pretende, como Receita Total ou Margem de Lucro Média.
- Selecione a caixa de verificação Incluir indicadores subordinados para apresentar todos os indicadores subordinados do KPI selecionado. Se o KPI selecionado tiver indicadores subordinados, a Lista de Estado apresenta os indicadores principais e subordinados numa hierarquia.
A ilustração seguinte mostra um KPI importado (Resultado Líquido) que tem três indicadores subordinados (Lucro Operacional, Despesas Operacionais e Margem Bruta Financeira).
Nas caixas Nome e Descrição , escreva um nome e uma descrição (opcional) para o indicador.
(Opcional) Na caixa Comentários , escreva quaisquer comentários. Por exemplo, pode fornecer informações para ajudar as pessoas que estão a ver o KPI a compreender o que representa.
(Opcional) Na secção Ligação de Detalhes , na caixa Página de Detalhes , escreva o URL da página que fornece informações mais detalhadas sobre este indicador, como a origem de dados do indicador.
(Opcional) na secção Regras de Atualização , selecione a opção que determina se o SharePoint Server 2010 atualiza os valores do indicador sempre que um novo utilizador abre a lista ou atualiza os valores do indicador quando o utilizador atualiza manualmente os valores a partir de um menu.
Nota
As Regras de Ícone de Estado para um indicador que importa um KPI do Analysis Services são predefinidas pelo analista de bases de dados...
Indicador de Estado baseado em valor fixo
Em algumas situações, poderá querer introduzir valores manualmente para um indicador de estado. Talvez o indicador se baseie em informações não estruturadas, como e-mail, ou tenha um projeto único para controlar.
Na página Novo Item , nas caixas Nome e Descrição , escreva um nome e uma descrição opcional para o indicador.
(Opcional) Na caixa Comentários , escreva quaisquer comentários. Por exemplo, pode fornecer informações para ajudar as pessoas que estão a ver o indicador a compreender o que este representa.
Escreva o valor numérico do seu progresso até agora.
Na secção Regras do Ícone de Estado , faça o seguinte:
- Na lista pendente Melhores valores , selecione mais alto para que o SharePoint altere Ícones quando o aumento dos valores cumprir ou exceder os limiares de objetivos ou avisos. Selecione mais baixo para que o SharePoint altere os Ícones quando os valores decrescentes cumprem ou excedem os limiares de objetivos ou avisos.
- Na caixa Mostrar quando o valor tiver atingido ou excedido o objetivo , escreva o valor do objetivo. Quando o valor do indicador atinge este objetivo, o SharePoint altera o ícone para mostrar que o desempenho está no destino.
- Na caixa de aviso Apresentar quando o valor tiver cumprido ou excedido , escreva o valor no qual o desempenho é inaceitável e o SharePoint altera o ícone para alertar para um potencial problema.