Configurar a navegação de metadados de uma lista ou biblioteca

Quando configura a navegação de metadados em listas e bibliotecas grandes, facilita a localização de conteúdos por parte dos utilizadores. A navegação de metadados permite que os utilizadores do Microsoft SharePoint filtrem e localizem conteúdos em listas e bibliotecas através de uma árvore de navegação. 

Também pode aplicar Filtros chave, que funcionam em combinação com a árvore de navegação para refinar a lista de itens apresentados. Quando configura a navegação de metadados, pode determinar que colunas da biblioteca aparecem na árvore e especificar Filtros chave.

A ilustração seguinte mostra um exemplo de uma árvore de navegação simples baseada no tipo de conteúdo.

Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites. Se não estiver ativado para o seu site, pode ativá-lo nas páginas Funcionalidades do Site do seu site.

Ativar a navegação e filtragem de metadados

1. No seu site do SharePoint, selecione Definições e, em seguida, selecione Definições do Site. Dependendo da sua versão do SharePoint, poderá ver uma rota diferente: Definições> Definições Informações >do siteVer todas as definições do site.
2. Em Ações do Site, selecione Gerir funcionalidades do site.
3. Na lista Funcionalidades, localize Navegação e Filtragem de Metadados e, em seguida, selecione Ativar.

Árvores de navegação e Filtros chave

Quando a navegação de metadados está configurada para uma lista ou biblioteca, o site do SharePoint apresenta um controlo de árvore no lado esquerdo da página. A árvore apresenta uma hierarquia de pastas e termos de metadados geridos. Os utilizadores podem selecionar itens na árvore para filtrar o que aparece na página. Isto permite que os utilizadores criem apresentações dinâmicas de conteúdo. Os utilizadores podem refinar isto mais utilizando o controlo Filtros chave que aparece abaixo da árvore de navegação e que funciona em combinação com a árvore de navegação.

1. Controlo de árvore
2. Hierarquia de pastas para a lista ou biblioteca
3. Termo
4. Termos subordinados descendentes
5. Filtros chave

Os utilizadores do site podem utilizar a árvore de navegação para procurar uma lista ou biblioteca por pasta ou por metadados. Quando os utilizadores selecionam um termo de metadados geridos na árvore de navegação, a vista apresenta apenas os itens etiquetados com esse termo ou os respetivos termos descendentes. Para filtrar apenas um determinado termo e excluir os termos subordinados descendentes, os utilizadores podem selecionar o item novamente. A navegação de metadados funciona em conjunto com outros filtros para a lista, tais como vistas e filtros de coluna.

Pode configurar e utilizar a navegação de metadados para listas e bibliotecas, mesmo que estas listas e bibliotecas não utilizem colunas de metadados geridos. Além disso, pode utilizar alguns tipos de coluna como campos numa hierarquia de navegação de metadados, como Tipo de Conteúdo e Escolha de Valor Único.

A lista seguinte mostra os tipos de coluna que o controlo Filtros chave pode utilizar como campos:

• Metadados Geridos
• Tipo de Conteúdo
• Escolha
• Pessoa ou Grupo
• Data e Hora
• Número

Para saber como configurar uma coluna que utiliza metadados geridos, veja Criar uma coluna de metadados geridos.

Criação automática de índices

Por predefinição, o SharePoint efetua a criação automática de índices. Quando a criação automática de índices está ativada, os índices são criados automaticamente para os campos que adicionar à árvore de navegação e aos Filtros de Chave. Os índices de coluna única são criados em todos os campos de Filtro de Chave suportados, exceto nos campos Tipo de Conteúdo e Escolha. Os índices compostos são criados em todas as combinações suportadas de hierarquias de navegação e Filtros de Chave.

Quando os índices são criados automaticamente, as consultas são ativadas para listas com mais itens do que o limiar da vista de lista. No entanto, em alguns casos, poderá ter de desativar esta definição e configurar os índices manualmente. Por exemplo, se a combinação de índices de coluna única e composto exceder 20 (o número máximo de índices por lista), tem de desativar a indexação automática e configurar os índices manualmente.

Consultas indexadas e consultas de contingência

Por predefinição, a navegação e a filtragem de metadados estão ativadas na maioria dos sites criados em produtos SharePoint. Mesmo que a navegação de metadados não esteja configurada para uma lista ou biblioteca específica, as respetivas funcionalidades funcionam nos bastidores para melhorar o desempenho das vistas em listas e bibliotecas. A funcionalidade de navegação e filtragem de metadados seleciona automaticamente o melhor índice para funcionar sempre que uma vista é carregada. Quando os utilizadores carregam novas vistas, limpam filtros ou aplicam uma ordenação, a otimização de consultas determina a melhor forma de consultar a base de dados para evitar a limitação da vista de lista.

Se um utilizador carregar uma vista que exceda o limiar, a navegação e a filtragem de metadados criam uma versão modificada da consulta original do utilizador denominada consulta de contingência. A consulta de contingência é executada numa parte da lista em vez da lista completa. Como resultado, apresenta um conjunto parcial dos itens pedidos. As consultas de contingência fornecem resultados úteis quando a consulta original é proibida devido à limitação de lista grande. Ocasionalmente, se nenhuma parte da lista analisada pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta original do utilizador, uma consulta de contingência não devolverá resultados.

Quando ocorre uma consulta de contingência, uma mensagem no ecrã avisa o utilizador de que os resultados são parciais. A mensagem sugere que o utilizador aplique filtros adicionais para ver um conjunto completo.

A mensagem de consulta de contingência também serve como um aviso para os proprietários de listas ou bibliotecas de que os utilizadores não podem aceder ao conteúdo.