Os tipos de conteúdo no SharePoint são essenciais para gerir metadados e garantir a consistência em toda a organização. Todos os conteúdos no SharePoint são criados a partir de um tipo de conteúdo. Este guia irá ajudá-lo a compreender o que é tipo de conteúdo, como criar, publicar e gerir tipos de conteúdo de forma eficaz.
O que é um Tipo de Conteúdo?
Um tipo de conteúdo no SharePoint é uma coleção reutilizável de modelos, metadados (colunas), fluxos de trabalho, comportamento e outras definições para uma categoria de itens ou documentos. Um tipo de conteúdo reúne um item e informações sobre o mesmo. O item pode ser um dos vários tipos diferentes de ficheiros, um documento, um livro do Excel ou até mesmo um indicador de estado de um relatório de progresso. Também pode ser uma lista ou uma pasta. Um tipo de conteúdo associa este item a metadados chave ou outras informações como um modelo ou uma política de retenção. Ele permite que você gerencie as configurações para uma categoria de informações de forma centralizada e reutilizável.
Tipos de conteúdo predefinidos e personalizados
Por predefinição, o SharePoint inclui vários tipos de conteúdos incorporados. Pode utilizar os tipos de conteúdo predefinidos, tal como Documento em Branco ou Anúncio, sem qualquer alteração ou pode criar tipos de conteúdos personalizados para satisfazer os requisitos exclusivos da sua organização.
Tipos de Conteúdo Predefinidos
Eis uma breve lista de apenas alguns tipos de conteúdo predefinidos no SharePoint. Existem muitas mais, que pode ver ao consultar a página Definições do Site num site SharePoint.
- Tipos de conteúdo de documento: Página básica, Documento, Formulário, Ligação e Página Wiki
- Tipos de conteúdo de pasta: Pasta, Discussão e Tarefa de Resumo
- Listar tipos de conteúdo: Anúncio, Evento, Contacto, Emissão, Ligação, Reservas, Tarefa e muito mais
Este é apenas um exemplo da ampla gama de tipos de conteúdo disponíveis. Para ver os tipos de predefinição disponíveis no seu site, siga estes passos:
Ver todos os tipos de conteúdo predefinidos
Nota
Tem de ter, pelo menos, uma função de proprietário de site para ver todos os tipos de conteúdo predefinidos num site do SharePoint.
- Selecione a lista com a qual pretende trabalhar na Iniciação Rápida ou selecione Definições
- Selecione Informações do site.
- Em seguida, selecione Exibir todas as configurações do site.
- Selecione Tipos de conteúdo de site em Web Designer Galerias.
- Na página Galeria de tipos de conteúdo , você verá os tipos de conteúdo (como relatório, imagem ou documento), pai (como documento, item ou Rich Media Asset) e fonte (geralmente seu site atual).
Para compreender como os tipos de conteúdo incorporados se relacionam entre si, consulte SharePoint na hierarquia de tipos de conteúdo predefinidos do Microsoft 365.
Consulte Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca
Tipos de conteúdo personalizados
Os tipos de conteúdo personalizados podem facilitar a consistência dos utilizadores. Apesar de existirem muitos tipos de conteúdos incorporados, poderá querer criar tipos de conteúdos personalizados para a sua organização. Cada organização tem requisitos exclusivos e diferentes tipos de conteúdo. Por exemplo, pode haver contratos formais, relatórios, propostas de vendas, especificações de design, procedimentos da empresa, entre outros. Você pode criar tipos de conteúdo separados para ajudá-lo a gerenciar essa variedade.
Os tipos de conteúdo podem ser definidos para praticamente qualquer item no SharePoint. Isto inclui documentos e outros ficheiros, itens de lista, ficheiros de multimédia e pastas. Pode especificar os seguintes atributos para cada tipo de conteúdo. Estes atributos são associados automaticamente sempre que alguém cria um novo documento ou outro ficheiro de um tipo de conteúdo específico.
- O modelo do documento, se for um documento
- Políticas de Gestão de Informações que indicam as políticas de retenção e auditoria
- Colunas (metadados) associadas ao conteúdo
- Fluxos de trabalho que os itens deste tipo de conteúdo podem utilizar
- Funcionalidades personalizadas
Por exemplo, pode definir um tipo de conteúdo Contrato de Vendas e adicioná-lo à biblioteca que a sua equipa utiliza. Em seguida, sempre que alguém quiser criar uma proposta de vendas, basta escolher Contrato de venda no menu Novo documento .
Um tipo de conteúdo de documento como este Contrato de Vendas pode ter estes atributos:
O modelo do documento
Colunas associadas ao conteúdo, em que cada coluna representa um item de metadados. Por exemplo, a lista seguinte mostra alguns metadados de documentos utilizados com frequência:
- Representante de vendas
- Empresa cliente
- Número da nota de encomenda
e assim por diante...
Um requisito para exibir automaticamente o Painel de Informações do Documento e coletar as informações necessárias sempre que um usuário criar um novo arquivo desse tipo
Configurações do Gerenciamento de Informações que explicam a política de retenção, se ela pode ser auditada, etc
Criar tipos de conteúdo personalizados
Para criar um tipo de conteúdo de site personalizado, tem sempre de começar a partir de um tipo de conteúdo existente, independentemente de estar a utilizar uma categoria existente ou de pretender criar uma nova categoria. Pode escolher a partir da grande coleção de tipos de conteúdo de site predefinidos na galeria de Tipos de conteúdo. O novo tipo de conteúdo de site herda todos os atributos do tipo de conteúdo principal, como o modelo de documento, a definição só de leitura ou as colunas. Depois de criá-lo, você pode alterar qualquer um desses atributos. Por exemplo, poderá pretender utilizar um modelo diferente do especificado no modelo principal.
Para criar um tipo de conteúdo personalizado, siga estes passos:
Criar tipos de conteúdo personalizados
- Selecione a lista com a qual pretende trabalhar na Iniciação Rápida ou selecione Definições
- Selecione Informações do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.
- Selecione Tipos de conteúdo de site em Web Designer Galerias.
- Na página Galeria de tipos de conteúdo , selecione + Criar tipo de conteúdo.
- No painel Criar tipo de conteúdo , preencha um Nome e Descrição para o seu tipo de conteúdo personalizado.
- Selecione Utilizar uma categoria existente ou Criar uma nova categoria.
- Em Tipo de Conteúdo Principal, selecione um pai, como Tipos de Conteúdo de Ativos Digitais ou Tipos de Conteúdo de Documento. No tipo de conteúdo principal, a caixa pendente irá mudar. Selecione um tipo de conteúdo principal mais específico. Por exemplo, se você selecionou Tipos de Conteúdo de Pasta, poderá restringi-lo a Discussão, Pasta ou Tarefa de Resumo nesta caixa.
- Selecione Criar.
Publicação de tipo de conteúdo
Os tipos de conteúdo são definidos para um site e aplicam-se a esse site e aos seus subsites. Mas, por vezes, pretende utilizar um determinado tipo de conteúdo em múltiplos sites ou em coleções de sites. Por exemplo, sua organização pode usar um modelo padrão para documentos que exigem metadados padronizados. Uma vez que pretende que todos os utilizadores na empresa utilizem este tipo de conteúdo para documentos, é aconselhável publicar em todas as coleções de sites. Ou talvez o departamento de engenharia crie um tipo de conteúdo para especificações de projeto e queira publicá-lo apenas nos conjuntos de sites de engenharia.
Uma vez que os tipos de conteúdo incluem metadados, os tipos de conteúdo e os metadados estão intimamente ligados. Um serviço de Metadados Geridos no SharePoint permite publicar um tipo de conteúdo nos sites onde é utilizado. Os sites e as coleções de sites que fazem parte do serviço de Metadados Geridos denominam-se "sites de subscritor".
Um serviço de Metadados Geridos tem de ser explicitamente criado e configurado. Para incluir a publicação de tipos de conteúdo, o administrador especifica uma coleção de sites específica como um hub. As aplicações e as coleções de sites ligadas podem subscrever os tipos de conteúdo no hub. Ao configurar serviços de Metadados Geridos, torna possível a gestão centralizada de tipos de conteúdo. Os tipos de conteúdo são criados no site central e quaisquer atualizações podem ser distribuídas automaticamente aos sites de assinante.
Consulte Publicar um tipo de conteúdo a partir de um concentrador de publicação de conteúdo para obter mais informações sobre como publicar tipos de conteúdo.