Nota: Para obter informações sobre a recolha de dados no Access 2016 e posterior, consulte Importar, exportar SQL Server.
Pode recolher ou atualizar informações através de e-mails utilizando o Microsoft Access 2007 ou o Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010. O Access orienta-o ao longo da criação de um formulário de recolha de dados e do envio do formulário numa mensagem de e-mail. Quando os destinatários de correio eletrónico devolverem os formulários preenchidos, pode optar por que os dados recolhidos sejam automaticamente processados e armazenados numa base de dados do Access especificada. Este método de recolha de dados pode poupar-lhe tempo e esforço que normalmente está envolvido numa cópia e colagem ou num processo de introdução de dados manual. Seguem-se alguns cenários em que pode utilizar este processo para recolher dados:
Inquéritos Pode fazer um inquérito e compilar os resultados ao criar primeiro uma base de dados do Access com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e utilizar o assistente para gerar um formulário de inquérito e, em seguida, enviar os mesmos para os participantes do inquérito. Quando os participantes respondem, os dados do inquérito são armazenados automaticamente na base de dados.
Relatórios de estado Quer se trate do estado do nível de inventário mais recente ou das informações atualizadas sobre problemas pendentes, a sua equipa pode mantê-lo informado ao enviar-lhe mensagens de e-mail que contêm as informações atuais em intervalos regulares.
Gestão de eventos Ao organizar uma conferência, formação ou outros eventos, pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de e-mail para recolher informações de contacto, preferências de viagens e hotéis, etc. Se optar por processar automaticamente as respostas, os participantes poderão alterar as suas preferências em qualquer altura sem terem de notificá-lo e terá sempre acesso aos dados mais recentes para efeitos de tomada de decisões.
Este artigo explica o que precisa para utilizar este processo, como começar a utilizar o assistente e, em seguida, fornece-lhe informações adicionais sobre vários passos para que possa fazer a seleção mais informada à medida que segue o assistente.
Nota: Não poderá adicionar os dados recolhidos se o destinatário tiver utilizado o Hotmail ou o Yahoo para lhe enviar o formulário de recolha de dados.
Antes de começar
Se esta for a primeira vez que recolhe dados através de mensagens de e-mail, execute os seguintes passos:
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Certifique-se de que instalou as seguintes aplicações no seu computador:
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Access 2007 ou Access 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Tem de ter o Outlook instalado e configurado no computador que utiliza para enviar as mensagens de e-mail. Se tiver o Outlook instalado, mas ainda não estiver configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente de Arranque do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a Ajuda do Outlook.
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Se planeia utilizar um formulário do InfoPath, certifique-se de que tem o InfoPath 2007 ou edição posterior instalado e que os destinatários também terão de ter o InfoPath instalado nos respetivos computadores.
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Os destinatários de correio eletrónico têm de ter o InfoPath ou um cliente de e-mail que suporte o formato HTML instalado nos respetivos computadores para poderem ver e editar o formulário.
O formulário utilizado para recolher dados através de mensagens de e-mail não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial no formato HTML ou InfoPath.
Identificar uma base de dados de destino. A base de dados pode estar no formato .mdb ou .accdb. Além disso, os ficheiros .mde e .accde são suportados. Se não quiser utilizar uma base de dados existente, tem de criar uma nova.
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Identifique ou crie as tabelas que pretende preencher com os dados das respostas por e-mail. Se estiver a recolher dados para tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são só de leitura e de que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os respetivos conteúdos.
Nota: Os tipos de campo Anexo, Numeração Automática, OLE e Múltiplos Valores não podem ser recolhidos através de mensagens de e-mail
Se a operação de recolha de dados preencher duas ou mais tabelas, tem de criar uma consulta selecionar e utilizá-la como origem de registos do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se estiver a utilizar uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é só de leitura e de que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os respetivos conteúdos. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Introdução às consultas.
Armazene os dados como novos registos nas seguintes situações:
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Se os dados preencherem várias tabelas.
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Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Os valores da chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registo existente. Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores exclusivos como chave primária.
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Se a tabela de destino não tiver registos. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressupõe que pretende adicionar registos.
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Se os endereços de e-mail dos destinatários não forem armazenados como um campo na base de dados. Ao recolher dados para atualizar registos, não poderá escrever manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereço tem de estar na tabela de destino ou numa tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.
Introdução
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Abra a base de dados na qual os dados recolhidos serão armazenados.
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Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no Painel de Navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta vinculada a estas tabelas.
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Efetue um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:
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No separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Criar E-mail.
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Clique com o botão direito do rato na tabela ou consulta e, em seguida, clique em Recolher e Atualizar Dados por E-mail.
Nota: Se a tabela não contiver campos ou tiver apenas os tipos de campo Numeração Automática, Objeto OLE, Anexo ou Pesquisa de valores múltiplos, o Access apresenta a seguinte mensagem: a tabela ou consulta selecionada não tem campos que suportem a recolha de dados através de correio eletrónico.
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Se a tabela contiver campos que suportam a recolha de dados, o assistente é iniciado. Se a tabela de destino suportar a adição e a atualização de dados, o assistente orienta-o através dos passos necessários para recolher dados através de mensagens de e-mail.
Utilize as secções seguintes como referência para quaisquer perguntas que possa ter ao longo dos sete passos principais seguintes do processo.
Escolha o tipo de formulário de introdução de dados que pretende enviar
Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de utilização para si e para os destinatários.
Selecionar formulário HTML Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer utilizador cujo cliente de e-mail suporte HTML
Selecione o formulário do Microsoft InfoPath Só verá esta opção Se o InfoPath estiver instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se todos os destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados nos respetivos computadores. Um formulário do InfoPath oferece um melhor ambiente de introdução e edição de dados,
A página do assistente apresentada a seguir depende se o objeto de destino suporta a atualização de dados. Se o objeto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas ou se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou não contém registos, o assistente assume que pretende adicionar novos registos e pede-lhe para selecionar os campos de formulário. Em todos os outros casos, o assistente pede-lhe para especificar se pretende adicionar ou atualizar dados antes de lhe pedir para selecionar os campos do formulário.
Escolher se pretende recolher novos dados ou atualizar dados existentes
Especifique o que pretende fazer com os dados. O tipo de formulário que está a utilizar afeta o número de novos registos que um destinatário lhe pode enviar numa única resposta. Ao atualizar os dados, o número de registos que têm de ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários pré-preenchidos que serão incluídos numa mensagem.
Nota: Para adicionar novos registos, escreva os endereços de e-mail na caixa de endereço da mensagem de e-mail quando a mensagem for criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de e-mail dos destinatários têm de ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente, ou numa tabela relacionada.
Especifique os dados que pretende recolher
Ao escolher os campos a incluir no seu formulário, não é necessário incluir todos os campos existentes na tabela ou consulta subjacente no formulário. No entanto, as seguintes condições têm de ser cumpridas:
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Campos obrigatórios: Os campos marcados com um símbolo de asterisco (*) são campos obrigatórios. Se estiver a recolher novos registos, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade Obrigatório esteja definida como Sim. Se os campos obrigatórios de qualquer registo estiverem em branco, o Access não conseguirá adicionar o registo à tabela.
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Tipos de campo não suportados: Não poderá incluir determinados tipos de campo no formulário, tais como Numeração Automática, Anexo, Objeto OLE ou campos de pesquisa de valores múltiplos.
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Campo de chave primária: No entanto, o utilizador poderá escrever um valor no campo ao adicionar registos; a resposta não será processada se o valor especificado já estiver a ser utilizado.
Nota: Para cada campo incluído, em Propriedades do Campo, especifique uma etiqueta e clique em Só de leitura se não quiser que o utilizador altere os dados nesse campo.
Especificar o processamento automático ou manual de dados
Pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, quando recebe as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino na sua base de dados. O processamento automático pode poupar tempo e esforço. O processamento manual significa apenas que inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook para a tabela de destino no Access.
As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino, desde que as seguintes condições sejam cumpridas no momento em que as respostas chegam à sua caixa de correio:
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O Outlook já tem de estar em execução no seu computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento é iniciado da próxima vez que iniciar o Outlook.
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O acesso não pode estar protegido por palavra-passe e não deve estar aberto no modo Exclusivo. O nome ou a localização da base de dados não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.
Nota: Se o processamento automático falhar, tente corrigir quaisquer problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que falharam. Todas as respostas que chegam à sua caixa de entrada depois de resolver os problemas continuam a ser processadas automaticamente.
Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas
Para especificar uma pasta diferente do Outlook onde as respostas são armazenadas, na página Especificar como pretende processar as respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta , selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta.
Se clicar em Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as definições de importação, consulte a tabela seguinte para obter informações sobre as opções disponíveis:
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Opção |
Result |
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Rejeitar respostas das pessoas a quem não enviou a mensagem |
Selecione esta caixa de verificação se pretender que apenas as respostas enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Aceitar várias respostas de cada destinatário |
Selecione esta caixa de verificação se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda e as respostas subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. Nota: Esta definição controla apenas o número de respostas, e não o número de registos numa única resposta, que são processados. Por outras palavras, se enviar um formulário do InfoPath, um utilizador poderá enviar-lhe múltiplos registos numa única resposta e o Access processa automaticamente todos os registos na resposta, mesmo que esta caixa de verificação não esteja selecionada. |
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Permitir apenas atualizações a dados existentes |
Quando os destinatários utilizam um formulário do InfoPath para atualizar dados, podem enviar novos registos para além das atualizações aos registos existentes. Selecione esta caixa de verificação para processar apenas as atualizações aos registos existentes. |
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Número de respostas a processar |
Escreva o número total de respostas (de todos os destinatários) que pretende processar automaticamente. Se quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, introduza um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após o valor especificado ser atingido são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Data e hora de paragem |
Especifique quando o processamento automático de respostas deve parar para esta mensagem de e-mail. As respostas recebidas após esta data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
Para alterar estas opções posteriormente, no separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados , selecione a mensagem para a qual pretende alterar as definições e, em seguida, clique em Opções de Mensagens. As alterações efetuadas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que receber para essa mensagem.
Processar respostas manualmente
Para controlar quando e que respostas são processadas, não selecione a opção Processo automático. As respostas serão armazenadas numa pasta especificada no Outlook até selecionar e clicar com o botão direito do rato em cada resposta na pasta e, em seguida, clicar em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.
Em alguns casos, também poderá ter de processar manualmente as respostas que não foram processadas automaticamente.
Lembre-se do seguinte antes de exportar dados
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A base de dados do Access não deve estar aberta no modo exclusivo e o nome ou a localização da base de dados não devem ter sido alterados, uma vez que enviou a mensagem de e-mail.
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Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Tem de ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar os conteúdos das tabelas e consultas subjacentes.
Selecione como pretende especificar os endereços de e-mail dos destinatários
Se estiver a recolher apenas novas informações, pode especificar os endereços de e-mail de duas formas:
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Escreva os endereços de e-mail individualmente na mensagem de e-mail do Outlook ou selecione os endereços de um livro de endereços.
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Utilize o campo de endereço de e-mail na tabela ou consulta da base de dados atual do Access.
Nota: Ao recolher dados para atualizar os registos existentes, não vê esta caixa de diálogo, porque os endereços de e-mail dos destinatários têm de estar primeiro disponíveis como um campo na base de dados.
Introduzir os endereços de e-mail diretamente no Outlook
Se estiver a especificar os destinatários no Outlook, pode pré-visualizar e personalizar a mensagem antes de a enviar. No corpo da mensagem de e-mail, inclui uma breve introdução e um formulário. Recomenda-se que não faça alterações ao formulário. As alterações à estrutura do formulário podem fazer com que a resposta não seja processada.
Utilizar os endereços de e-mail armazenados num campo na base de dados
A opção para selecionar Uma tabela Associada refere-se a tabelas relacionadas. Para ver ou editar relações de tabela na sua base de dados, nas Ferramentas de Base de Dados. no grupo Relações , clique em Relações
Para obter mais informações sobre relações, consulte o artigo Guia para relações entre tabelas.
Rever e especificar a lista de destinatários
O passo principal final envolve pré-visualizar e personalizar a mensagem de e-mail, ajustar a lista de destinatários e, em seguida, enviar a sua mensagem de recolha de dados.
Criar e enviar a mensagem de correio eletrónico
Quando o assistente o informa de que agora pode criar a mensagem de e-mail e lhe mostra como ver o estado do e-mail com o comando Gerir Respostas , poderão ser apresentadas algumas mensagens de aviso. A tabela seguinte descreve cada aviso e a ação que pode efetuar para resolvê-lo:
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Mensagem de aviso |
Description |
Olução S |
|---|---|---|
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Alguns registos não contêm um endereço válido no campo de endereço de e-mail especificado. Não serão devolvidos dados para estas linhas. |
O campo de endereço de correio eletrónico que selecionou contém valores nulos. |
Se quiser recolher dados para cada registo, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de e-mail. Em seguida, inicie novamente o assistente. |
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Atualmente, tem um bloqueio exclusivo na base de dados; O processamento automático falhará até que o bloqueio seja libertado. |
Tem a base de dados atualmente aberta em modo exclusivo. |
Se optar por processar automaticamente as respostas, o processamento falha porque o Access não pode adicionar ou atualizar uma base de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Fechar e reabrir a base de dados em modo não exclusivo imediatamente após enviar a mensagem |
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Estas mensagens de e-mail podem conter dados de natureza confidencial ou sensível. |
Está a recolher dados para atualizar os registos existentes e o formulário que está prestes a enviar será pré-concluído com dados existentes. |
Se alguns campos de formulário incluírem dados confidenciais, volte ao passo do assistente onde selecionou os campos e remova os campos que contêm dados confidenciais do formulário |
Depois de pré-visualizar e personalizar a mensagem, pode filtrar o campo de endereço de e-mail e selecionar os destinatários. Selecione os endereços de correio eletrónico que pretende utilizar ao selecionar as caixas de verificação correspondentes. Se vir uma caixa de diálogo com endereços de e-mail inválidos, anote os endereços na lista e clique em Sair. Verifique os endereços inválidos, efetue qualquer correção necessária e, em seguida, tente reenviar a mensagem.
