Acabou de atribuir algumas pessoas a uma tarefa e a duração da tarefa ficou mais longa e não mais curta do que esperava. Ou talvez o inverso tenha acontecido. De qualquer forma, estás perplexo. Algumas tarefas, como curar o cimento, demoram um tempo fixo, independentemente da forma como os trabalhadores são designados para derramar o cimento. Outros, como a construção de estradas ou software, aumentam ou diminuem nas suas durações, dependendo das pessoas e recursos aplicados às mesmas.
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Para alterar os tipos de tarefas para refletir melhor estas realidades, faça duplo clique na tarefa, clique em Avançadas e altere o tipo de tarefa.
Sugestão: Para acelerar o processo, adicione a coluna Tipo de Tarefa a uma vista de folha. Clique com o botão direito do rato num cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Inserir Coluna.
Analisar mais detalhadamente os tipos de tarefas
Como os tipos de tarefas alteram a sua agenda
O Project utiliza uma fórmula de agendamento que relaciona os três valores de trabalho, duração e unidades de atribuição:
Trabalho = Duração x Unidades
Definir o tipo de uma tarefa permite-lhe "corrigir" (ou tornar inalterável) um destes valores. A correção de um dos valores coloca uma prioridade nesse valor ao indicar ao Project para não alterá-lo quando os outros dois valores forem alterados. Isto aplica-se a tarefas agendadas automaticamente e manualmente.
Eis uma tabela útil para ajudar a manter em mente todas as partes móveis da fórmula de agendamento.
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Numa |
Se rever unidades |
Se rever a duração |
Se rever trabalho |
|---|---|---|---|
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Tarefa de unidades fixas |
A duração é recalculada. |
O trabalho é recalculado. |
A duração é recalculada. |
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Tarefa de trabalho fixo |
A duração é recalculada. |
As unidades são recalculadas |
A duração é recalculada. |
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Tarefa de duração fixa |
O trabalho é recalculado. |
O trabalho é recalculado. |
As unidades são recalculadas |
Vamos analisar os três tipos de tarefas mais detalhadamente. Corrigir um destes valores dá-lhe um controlo poderoso sobre a sua agenda. No entanto, antes de ler, certifique-se de que compreende a diferença entre os três pilares do agendamento do Project: trabalho, duração e unidades e como se relacionam entre si. Para uma atualização rápida, leia Como o Project agenda tarefas: Em segundo plano.
Pessoas tropeçar nisto a toda a hora, por isso não te desencorajas se não o conseguires imediatamente. O seu domínio ajudará a aumentar a sua experiência como gestor de projetos assim que compreender como controlar as durações das tarefas com tipos de tarefas.
A tabela abaixo resume o tipo de tarefa e o impacto na agenda.
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Tipo de tarefa |
Impacto na agenda |
|---|---|
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Unidades fixas |
Esta definição pressupõe que o número de pessoas atribuídas à tarefa (unidades) é conhecido e não quer que seja alterado, mesmo que a duração seja alterada. Quando o trabalho é alterado numa tarefa, a duração muda, mas não o número de pessoas. Estes tipos de tarefa refletem a maioria das realidades de tarefas em qualquer projeto. Exemplo: tem uma pessoa atribuída para escrever um relatório que deve demorar apenas duas horas a escrever. Se decidir que a realidade do trabalho neste relatório é que as duas horas têm de ser distribuídas durante dois dias no calendário, pode alterar a duração para dois dias sem alterar o número de pessoas atribuídas para escrever o relatório. Afinal de contas, provavelmente não quer mais do que duas pessoas a escrever o relatório. Por outras palavras, quer que o número de unidades (a única pessoa) permaneça igual. Nota: Esta é a definição que o Project normalmente coloca nas tarefas. Para alterar esta predefinição, clique em Opções de > de Ficheiros > Agenda e, em seguida, selecione um tipo de tarefa diferente na lista Tipo de Tarefa Predefinido. |
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Trabalho fixo |
Esta definição pressupõe que o trabalho não é alterado, mesmo depois de alterar durações ou adicionar pessoas. Utilize esta definição se quiser controlar a duração das tarefas ao adicionar ou remover pessoas. Exemplo: Demora 300 horas a desenhar um grande jardim como parte de um projeto de habitação. E você quer o jardim construído o mais rápido possível, então você começa a atribuir mais jardineiros ao trabalho (tarefa). A duração da tarefa de jardim diminuirá à medida que adiciona mais pessoas. Nota: Não pode alterar a definição Orientada pelo esforço para uma tarefa de trabalho fixo. O Project não considera que as tarefas de trabalho fixas tenham valores de trabalho flexíveis e, portanto, são sempre orientadas pelo esforço. Pode alterar a definição orientada pelo esforço para tipos de tarefas. |
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Duração fixa |
Esta definição pressupõe que a duração não é alterada, mesmo quando são atribuídas mais pessoas à tarefa. Utilize esta definição se tiver uma duração em mente para uma tarefa antes de saber outras informações sobre a tarefa. Exemplo : uma reunião de estado semanal pode demorar uma hora. Defina esta tarefa como de duração fixa, caso contrário, à medida que atribui pessoas à tarefa, a duração da reunião diminuirá. E todos sabemos que adicionar pessoas a reuniões não é provável que diminua o seu comprimento (pode até torná-las mais longas!) |
Um exemplo real de controlo do tempo das tarefas
Os três cenários seguintes demonstram o efeito de ondulação (e, portanto, o controlo) que os tipos de tarefas têm sobre o tempo das tarefas ao longo da agenda.
Cenário um: alterar o tipo de tarefa para unidades fixas
Suponhamos que tem uma tarefa de unidades fixas, com 1 pessoa a tempo inteiro disponível durante 8 horas por dia. Além disso, configurou a tarefa com uma duração de 10 dias e 80 horas de trabalho.
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O que altera |
O que faz o Project |
|---|---|
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Adicionar um recurso a tempo inteiro |
O Project recalcula a duração da tarefa. A tarefa tem agora 2 unidades atribuídas, com uma duração de 5 dias e 80 horas de trabalho. |
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Aumentar a duração |
Se tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalcula o trabalho da tarefa. A tarefa tem agora uma duração de 8 dias, com 64 horas de trabalho e 1 unidade de recurso. |
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Alterar o trabalho |
Se a tarefa demorar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalcula a duração da tarefa. A tarefa tem agora 100 horas de trabalho, com uma duração de 12,5 dias e 1 unidade de recurso. |
Cenário dois: alterar o tipo de tarefa para trabalho fixo
Agora, torna a mesma tarefa numa tarefa de trabalho fixo. Isto significa que a tarefa só pode demorar a quantidade de trabalho que especificar: nem mais, nem menos. Lembre-se de que a tarefa tem 1 pessoa a tempo inteiro disponível durante 8 horas por dia e tem uma duração de 10 dias com 80 horas de trabalho.
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O que altera |
O que faz o Project |
|---|---|
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Adicionar um recurso a tempo inteiro |
O Project recalcula a duração da tarefa. A tarefa tem agora 2 unidades atribuídas, com uma duração de 5 dias e 80 horas de trabalho. |
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Aumentar a duração |
Se tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalcula as unidades de recursos da tarefa. Para concluir a tarefa em 80 horas durante 8 dias, têm de ser atribuídas 1,25 unidades de recurso. A unidade de recurso atualmente atribuída à tarefa está alocada a 125%. Tem de atribuir outra pessoa para ter em conta a alocação adicional de 25%. |
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Alterar o trabalho |
Se a tarefa demorar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalcula a duração da tarefa. A tarefa tem agora 100 horas de trabalho, com uma duração de 12,5 dias e 1 unidade de recurso. |
Cenário 3: alterar o tipo de tarefa para duração fixa
Por fim, digamos que torna a mesma tarefa numa tarefa de duração fixa. Isto significa que a tarefa tem de ser concluída durante a sua especificação. Mais uma vez, a tarefa tem 1 pessoa a tempo inteiro disponível durante 8 horas por dia e tem uma duração de 10 dias com 80 horas de trabalho.
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O que altera |
O que faz o Project |
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Adicionar um recurso a tempo inteiro |
O Project recalcula o trabalho atribuído a cada recurso. Quando apenas 1 pessoa foi atribuída à tarefa, esse recurso tinha 80 horas de trabalho para concluir. Quando atribui outra pessoa à tarefa, cada recurso tem 40 horas de trabalho para concluir durante o mesmo período de 10 dias, num total de 80 horas de trabalho. Ao adicionar outra unidade de recursos, também revê a alocação de ambas as unidades para 50%, disponibilizando-as para trabalhar 50% noutras tarefas. |
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Aumentar a duração |
Se tiver 8 dias para concluir a tarefa em vez de 10, o Project recalcula o trabalho da tarefa. A tarefa tem agora uma duração de 8 dias, com 64 horas de trabalho e 1 unidade de recurso. |
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Alterar o trabalho |
Se, a tarefa demorar 20 horas de trabalho adicional, o Project recalcula as unidades de recursos da tarefa, para que o trabalho adicional ainda possa ser concluído dentro da duração de 10 dias. A tarefa tem agora 100 horas de trabalho, com uma duração de 10 dias e 1,25 unidades de recurso. A unidade de recurso atualmente atribuída à tarefa está alocada a 125%. Tem de atribuir outra pessoa à tarefa para ter em conta a alocação adicional de 25%. |
Nota: Como as atribuições de recursos de custo não têm valores para trabalho ou unidades, esses valores não serão recalculados quando a data de início ou de fim da tarefa é modificada. As datas também nunca são recalculadas para uma atribuição de recursos de custo, porque não pode modificar o trabalho ou as unidades.
