Como utilizar a impressão em série para criar uma carta de formulário no Word 2000

Para obter uma versão do Microsoft Word 2002 deste artigo, consulte294683. Para obter uma versão do Microsoft Word 97 deste artigo, consulte141922.

NESTA TAREFA

RESUMO
- O que é a impressão em série?
REFERÊNCIAS
- Recursos Adicionais
- Artigos Relacionados

Resumo

Este artigo passo a passo descreve o que é a impressão em série e como efetuar uma impressão em série básica para criar uma carta de formulário no Microsoft Word. Para obter informações adicionais sobre a execução de outros tipos de impressão em série, intercalação com outros tipos de dados e resolução de problemas, reveja a lista de artigos na secção Artigos Relacionados deste artigo. Para obter uma descrição dos termos utilizados neste artigo, consulte a secção Glossário deste artigo.

O que é a impressão em série?

A impressão em série é uma funcionalidade no Word. Com a impressão em série, pode intercalar informações automáticas (como uma carta de formulário) com informações variáveis (como uma base de dados de nomes e endereços de clientes). Desta forma, pode ter documentos praticamente iguais: a substância dos documentos é a mesma para cada cliente, mas cada documento é personalizado para um indivíduo específico na sua base de dados. Existem três componentes principais numa impressão em série:

O documento principal que contém as informações de texto automático: texto e gráficos. O documento principal também determina o formato do documento intercalado resultante; por exemplo, carta de formulário, envelopes ou etiquetas.
A origem de dados que contém as informações da variável: uma lista de nomes e endereços, por exemplo.
O documento intercalado que contém a combinação de texto automático e informações variáveis.

O documento principal contém o texto automático e os gráficos que pretende em todas as versões do documento intercalado. No documento principal, insere instruções especiais, denominadas campos de impressão em série, para indicar onde pretende que as informações da variável sejam apresentadas. Quando intercala as informações na origem de dados com o documento principal, as informações da variável substituem os campos de intercalação pelas informações individualizadas. O resultado é o documento intercalado que contém a combinação de texto automático e informações variáveis. A origem de dados contém as informações (como nomes, endereços e números de telefone) que variam com cada versão do documento. Na maioria das vezes, pode armazenar os seus dados num documento Word; no entanto, Word também reconhece outros formatos. Por exemplo, a origem de dados pode ser uma folha de cálculo do Microsoft Excel, uma base de dados do Microsoft Access ou um ficheiro de variável separada por vírgulas (CSV). A origem de dados é configurada com uma linha de cabeçalho (também denominada registo de cabeçalho) e registos de dados. A linha de cabeçalho é o primeiro item na origem de dados. Contém os nomes dos campos que identificam as informações da variável. Os registos de dados contêm as informações individualizadas. Cada registo de dados é composto por um ou mais campos, dependendo da quantidade de informações variáveis que tem para cada indivíduo. Este conjunto de informações constitui um registo de dados. O processo de impressão em série tem quatro passos principais:

Abra ou crie o documento principal.
Abra ou crie a origem de dados.
Edite o documento principal.
Executar a intercalação.

O procedimento seguinte demonstra como criar uma letra de formulário, anexá-la a uma origem de dados, formatá-la e intercalar os documentos. O procedimento para criar envelopes ou etiquetas intercalados é semelhante. Para obter informações adicionais, consulte o artigo adequado listado na secçãoArtigos Relacionados deste artigo.

Passo 1: Abrir ou Criar o Documento Principal

Se tiver um documento que contenha o texto automático que pretende utilizar, abra-o. Em alternativa, se quiser criar uma nova letra de formulário e não for apresentado nenhum documento em branco, clique em Novo na barra de ferramentas Padrão.
No menu Ferramentas, clique em Impressão em Série.
Na área Documento Principal da caixa de diálogo Do Programa Auxiliar de Impressão em Série, clique em Criar.
Clique em Cartas de Formulário. É-lhe pedido que utilize a janela ativa para o documento principal ou crie um novo documento principal. Clique em Janela Ativa. O documento ativo torna-se o documento principal de impressão em série.Word regressa ao Programa Auxiliar de Impressão em Série.
Aceda ao Passo 2: Abrir ou Criar a Origem de Dados.

Passo 2: Abrir ou Criar a Origem de Dados

Quando abre ou cria uma origem de dados com o Programa Auxiliar de Impressão em Série, está a informar Word para utilizar um conjunto específico de informações variáveis para a sua intercalação. Utilize um dos seguintes métodos para anexar o documento principal à origem de dados.

Método 1: Se estiver a escrever os nomes e endereços pela primeira vez

Para criar uma nova base de dados, siga estes passos:

Na área Origem de Dados da caixa de diálogo Auxiliar de Impressão em Série, clique em Obter Dados.
Clique em Criar Origem de Dados. É apresentada a caixa de diálogo Criar Origem de Dados. Nesta caixa de diálogo, pode especificar os nomes de campo a incluir na origem de dados. Os Nomes de Campo na caixa Linha de Cabeçalho listam os nomes de campos que são frequentemente utilizados em cartas de formulário, etiquetas de correio e envelopes. Pode remover os campos que não pretende ao selecioná-los um de cada vez e, em seguida, clicar em Remover Nome do Campo. Se quiser criar novos nomes de campos, escreva o novo nome do campo na caixa Nome do Campo e, em seguida, clique em Adicionar Nome do Campo. Quando terminar de criar novos campos e remover os campos que não pretende, clique em OK.
É apresentada a caixa de diálogo Guardar Como. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva o nome que pretende atribuir à sua origem de dados e, em seguida, clique em Guardar.
Quando lhe for pedido para editar a origem de dados ou configurar o documento principal, clique em Editar Origem de Dados.
Quando a caixa de diálogo Formulário de Dados for apresentada, escreva as suas informações no formulário. Se não existirem informações para um campo específico, deixe a caixa em branco. Por predefinição, Word ignora campos em branco, pelo que a intercalação não é afetada se as entradas em branco estiverem no formulário de dados. O conjunto de informações em cada formulário constitui um registo de dados.
Depois de escrever as informações de um registo, clique em Adicionar Novo para ir para o registo seguinte.
Depois de adicionar todos os seus dados, clique em OK para regressar ao documento principal. Repare na barra de ferramentas Impressão em Série.
Guarde o documento principal. Quando guarda o documento principal neste momento, também está a guardar a origem de dados e a anexá-la ao documento principal.
Vá para o Passo 3: Editar o Documento Principal.

Método 2: Se estiver a utilizar uma origem de dados existente

Para utilizar uma origem de dados existente, siga estes passos:

Na caixa de diálogo Programa Auxiliar de Impressão em Série, clique em Obter Dados.
Clique em Abrir Origem de Dados.
Na caixa de diálogo Abrir Origem de Dados, selecione o ficheiro que contém as informações da variável que pretende utilizar e, em seguida, clique em Abrir. NOTA: se a origem de dados não estiver listada na lista de ficheiros, escolha a unidade e a pasta adequadas. Se necessário, selecione a opção adequada na caixa Listar Ficheiros do Tipo. Selecione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir.Word lhe pede a seguinte mensagem:

Word não encontrou campos de impressão em série no seu documento principal. Selecione o botão Editar Documento Principal para inserir campos de impressão em série no seu documento principal.
Clique em Editar Documento Principal para regressar ao documento principal. Repare na barra de ferramentas Impressão em Série.
Guarde o documento principal. Quando guarda o documento principal neste momento, também está a guardar a origem de dados e a anexá-la ao documento principal.
Vá para o Passo 3: Editar o Documento Principal.

Passo 3: Editar o Documento Principal

No passo 1, optou por abrir um documento existente ou criar um novo. Utilize um dos seguintes métodos, com base na seleção que efetuou no passo 1.

Método 1: Se estiver a utilizar um documento existente

Clique no local onde pretende inserir as informações da sua origem de dados.
Na barra de ferramentas Impressão em Série, clique em Inserir Campo de Impressão em Série e, em seguida, clique no campo de impressão em série que pretende utilizar. NOTA: certifique-se de que escreve quaisquer espaços ou pontuação que pretenda entre dois campos de impressão em série ou após um campo de intercalação. Também pode formatar (aplicar formatação a negrito ou itálico a) os campos de impressão em série, tal como faria com o texto normal.
Repita os passos 1 e 2 para cada campo de impressão em série que pretende adicionar ao seu documento.
Quando terminar de editar o documento principal, clique em Guardar ou Guardar Como no menu Ficheiro. Atribua um nome ao ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.
Vá para o Passo 4: Executar a Intercalação.

Método 2: Se estiver a utilizar um novo documento principal

Escreva ou adicione qualquer texto e gráficos que pretenda incluir na sua carta.
Sempre que chegar a um local onde pretende inserir informações a partir da origem de dados, clique em Inserir Campo de Impressão em Série na barra de ferramentas Impressão em Série e, em seguida, clique no campo de impressão em série que pretende utilizar.NOTA: certifique-se de que escreve quaisquer espaços ou pontuação que pretenda entre dois campos de impressão em série ou após um campo de intercalação. Também pode formatar (aplicar formatação a negrito ou itálico a) os campos de impressão em série, tal como faria com o texto normal.
Quando terminar de editar o documento principal, clique em Guardar ou Guardar Como no menu Ficheiro. Atribua um nome ao ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.
Vá para o Passo 4: Executar a Intercalação.

Passo 4: Executar a Intercalação

No menu Ferramentas, clique em Impressão em Série.
Em Intercalar os Dados com o Documento, clique em Intercalar.
Na caixa de diálogo Intercalar, clique em Intercalar Para e selecione Novo documento para apresentar o documento intercalado no ecrã. Para imprimir o documento intercalado, clique em Imprimir no menu Ficheiro. NOTA: na caixa Intercalar Para, selecione Impressora se pretender enviar o documento intercalado para a impressora sem o ver primeiro no ecrã.
Clique em Intercalar.

Glossário

Boilerplate. Informações genéricas repetidas em cada carta de formulário, etiqueta de correio, envelope ou catálogo. Campo de dados. Uma categoria de informações numa origem de dados. Um campo de dados corresponde a uma coluna de informações na origem de dados. O nome de cada campo de dados é listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da origem de dados. "PostalCode" e "LastName" são exemplos de nomes de campos de dados. Registo de dados. Um conjunto completo de informações relacionadas numa origem de dados. Um registo de dados corresponde a uma linha de informações na origem de dados. Todas as informações sobre um cliente numa lista de correio de cliente são um exemplo de um registo de dados. Origem de dados. Uma origem de dados é um ficheiro que contém os dados que variam em cada cópia de um documento intercalado. Por exemplo, uma origem de dados pode incluir o nome e o endereço de cada destinatário de uma carta de formulário. Delimitado. Um ficheiro de texto com campos de dados separados (ou delimitados) por carateres de tabulação ou vírgulas e registos de dados delimitados por marcas de parágrafo. Linha de cabeçalho. A primeira linha (ou registo) numa origem de dados de impressão em série. A linha de cabeçalho contém os nomes dos campos para as categorias de informações na origem de dados; por exemplo, "Nome" e "Cidade". A linha de cabeçalho também pode ser armazenada num documento separado chamado origem de cabeçalho. Documento principal. Numa operação de impressão em série, o documento que contém o texto e os gráficos que permanecem iguais para cada versão do documento intercalado; por exemplo, o endereço devolvido e o corpo de uma letra de formulário. Campo Intercalar. Um marcador de posição que insere no documento principal. Os campos de intercalação direcionam o Microsoft Word onde inserir informações específicas da origem de dados. Por exemplo, insira o campo de impressão em série "Cidade" para que Word insira um nome de cidade, como "Paris", que está armazenado no campo de dados Cidade. Documento intercalado. O documento que é criado ao intercalar os dados da origem de dados no documento principal.

Referências

Recursos Adicionais

Recursos de Suporte da Impressão em Série do WordPara obter mais informações sobre a impressão em série, clique em Microsoft Word Ajuda no menu Ajuda, escreva impressão em série no Assistente do Office ou no Assistente de Respostas e, em seguida, clique em Procurar para ver os tópicos devolvidos.